I team di assistenza legale e le organizzazioni non profit inviano via fax agli enti domande e moduli per le prestazioni e ricevono risposte che chiedono altri documenti entro una certa data, per molti clienti contemporaneamente e con poco personale. Con Claude o ChatGPT collegato a Fax.Plus tramite MCP, tutto diventa una routine: una parola mostra il registro dei fax di una pratica, un'altra invia una domanda dopo la verifica del numero e ne conserva il rapporto, una terza legge la risposta dell'ente ed elenca ciò che richiede. Di seguito trovi il processo, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati e clienti fittizi.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA. Se i tuoi registri contengono informazioni sanitarie su un account di questo tipo, questa guida non è applicabile.
- Assegna a ogni cliente un codice pratica e usa il codice, non il nome, nei prompt e nei commenti.
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Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- Fax.Plus MCP: invii la domanda o il modulo all'ente dopo aver verificato il numero, la linea di invio e il numero di pagine.
- Fax.Plus MCP: viene recuperato il rapporto di conferma di quella trasmissione, così ogni pratica ha una propria registrazione di quando è stato inviato il fax.
- Fax.Plus MCP: arriva la risposta dell'ente e l'assistente elenca i documenti richiesti e ogni data esattamente come scritta.
- Fax.Plus MCP: dai la tua approvazione e il codice pratica viene scritto nel commento del fax.
- Fax.Plus MCP: il registro della pratica viene mostrato su richiesta: ogni fax contrassegnato con il codice, con data, direzione e tipo di contenuto.
- Facoltativo, ad esempio con Google Calendar: una data presente in una risposta diventa un evento del calendario, dopo il tuo OK.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni seguenti in un Project di Claude o ChatGPT, ad esempio chiamato "Case desk", così una sola parola avvia una routine. Come collegare Fax.Plus, creare il Project e scrivere le tue routine è spiegato passo dopo passo in Configurare un desk fax con l'IA. In ChatGPT, digita @FaxPlus insieme alla parola della routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus per la chat.
Istruzioni del Case desk
Sei il mio case desk per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Riferisciti ai clienti solo con i loro codici pratica, mai per nome, e non ripetere mai numeri di identità, indirizzi o dettagli sulle prestazioni oltre a quanto ti chiedo. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente che cosa cambierà e attendi il mio OK. 3) Quando leggi la risposta di un ente, elenca i documenti richiesti e ogni data esattamente come scritta. Se una data non compare nella pagina, dillo. Non dare mai consigli a un cliente, non dire mai se qualcuno ha diritto a qualcosa e non calcolare mai da solo una scadenza. 4) Ometti i numeri di fax nei riepiloghi, a meno che non te lo chieda. 5) Invia un fax solo se te lo chiedo in quel messaggio e, prima di qualsiasi invio, mostrami il numero del destinatario cifra per cifra, la linea di invio e il numero di pagine e attendi il mio OK. 6) Se qualcosa non funziona, dimmi che cosa è fallito e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine, da eseguire quando digito il loro nome. LOG [case code]: elenca i fax il cui commento contiene il codice pratica, inviati e ricevuti, con data, direzione, pagine e tipo di contenuto. SUBMIT [case code]: mostrami il numero, la linea di invio e il numero di pagine del documento che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus e invia solo dopo il mio OK; poi recupera il rapporto di conferma e dimmi se indica un esito positivo. AGENCY [case code]: leggi il fax più recente che ho ricevuto dall'ente; elenca i documenti richiesti, l'eventuale numero di riferimento e ogni data esattamente come scritta; aggiungi il codice pratica come commento dopo avermi mostrato la modifica e aver ricevuto il mio OK. TAG [case code]: aggiungi il codice pratica come commento al fax ricevuto che ti indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ricevuto il mio OK.
SUBMIT: invia la domanda e conserva il rapporto
Digita SUBMIT con il codice pratica e scegli il documento nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Controlla il numero dell'ente cifra per cifra: un fax con informazioni sul cliente inviato al destinatario sbagliato non può essere richiamato. Dopo l'invio, il rapporto di conferma registra data e ora, i numeri, le pagine e l'esito della trasmissione. Guida: Inviare un documento firmato via fax descrive il flusso di invio.
Invia la domanda
Aiutami a inviare via fax un documento a [agency fax number] dal mio numero Fax.Plus. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami il numero cifra per cifra, la linea di invio e il numero di pagine e attendi il mio OK prima di inviare. Poi recupera il rapporto di conferma e dimmi se indica un esito positivo.
AGENCY: leggi che cosa richiede l'ente
Digita AGENCY. Esempio di risultato per una risposta simulata: pratica C-021, l'ente richiede una prova del reddito e un modulo di consenso firmato e indica una data entro cui rispondere, che l'assistente elenca come scritta nella pagina. Non dice se il cliente ha diritto alla prestazione. Questa operazione è di sola lettura. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Leggi la risposta dell'ente
Leggi il fax più recente che ho ricevuto dall'ente. Elenca i documenti richiesti, l'eventuale numero di riferimento e ogni data esattamente come scritta. Se una data non compare nella pagina, dillo. Non dire se qualcuno ha diritto a qualcosa. Non modificare nulla.
TAG: scrivi il codice pratica nel fax
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo il tuo OK, scrive il codice pratica nel commento, poi lo rilegge. Guida: Tenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Contrassegna con il codice pratica
Aggiungi il commento [case code] al fax più recente che ho ricevuto. Mostrami quale fax modificherai e attendi il mio OK, poi rileggilo per conferma.
LOG: la cronologia dei fax di una pratica
Scrivi LOG seguito dal codice pratica. L'assistente elenca i fax, inviati e ricevuti, che riportano quel codice nel commento. Il registro è completo quanto lo è la tua etichettatura, quindi etichetta ogni fax quando arriva o quando viene inviato.
Registro della pratica
Elenca i miei fax inviati e ricevuti il cui commento contiene [case code], dal più recente: data, direzione, numero di pagine e di cosa si tratta. Non modificare nulla.
Collegalo: Google Drive
Se nella stessa chat hai attivato il connettore Google Drive, l'assistente può tenere un registro dei fax per ogni pratica in un documento Google. Ti mostra la modifica e attende la tua conferma. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Registra il rapporto
Recupera il rapporto di conferma del mio ultimo fax inviato per la pratica [case code] e aggiungi data, ora, pagine ed esito a un documento Google chiamato [case code] fax log nel mio Google Drive. Mostrami prima il testo e attendi la mia conferma.
Usala in sicurezza
- Controlla ogni numero dell'ente cifra per cifra prima di confermare. Un fax con informazioni del cliente inviato al destinatario sbagliato non può essere richiamato.
- L'assistente legge ed elenca ciò che dice una pagina. Non dà mai consigli a un cliente né stabilisce se qualcuno ha diritto a una prestazione.
- I documenti dei clienti vengono letti dal tuo assistente IA alle condizioni previste per quel cliente. Prima di usarlo, verifica la politica di riservatezza della tua organizzazione e le norme che ti riguardano, e tieni numeri di identità e indirizzi fuori dai prompt.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Inviare un documento firmato via fax, verificare la consegna di un fax, trovare e leggere un fax ricevuto e mantenere in ordine la posta in arrivo coprono i passaggi descritti sopra. Altri prompt sono in Prompt per fax con IA, i controlli ricorrenti in Automazione dei fax con IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
