Hukuki yardım ve kâr amacı gütmeyen kuruluş ekipleri, başvuruları ve yardım formlarını kurumlara faksla gönderir; karşılığında belirli bir tarihe kadar ek belge isteyen yanıtlar alır. Üstelik bunu az personelle, aynı anda birçok danışan için yapar. Claude veya ChatGPT, MCP aracılığıyla Fax.Plus'a bağlandığında bu iş bir rutine dönüşür: bir sözcük bir dosyanın faks kaydını gösterir, bir diğeri numarayı kontrol etmenizin ardından bir başvuruyu gönderir ve raporunu saklar, üçüncüsü ise kurumun yanıtını okuyup istenenleri listeler. Aşağıda süreci, tek seferlik kurulumu ve simüle edilmiş belgeler ile kurgusal danışanlarla örnek sonuçları bulabilirsiniz.
Buradaki her şey bir örnektir. İstemleri, sırayı ve zamanlamayı çalışma biçiminize göre değiştirin; hiçbir şey kesin değildir.
Başlamadan önce
- Etkin bir Fax.Plus Basic planına veya daha üst bir plana ve yetkilendirilmiş mevcut bir Fax.Plus MCP bağlantısına sahip olun.
- MCP, HIPAA ve PHIPA yapılandırmaları dâhil Advanced Security Controls bulunan hesaplarda kullanılamaz. Böyle bir hesapta kayıtlarınız sağlık bilgisi içeriyorsa bu kılavuz sizin için geçerli değildir.
- Her danışana bir dosya kodu verin; komutlarda ve yorumlarda ad yerine bu kodu kullanın.
Henüz bağlanmadınız mı? Fax.Plus MCP kurulum merkezi ile başlayın.
Süreç
Faks göndermek, daha uzun bir sürecin yalnızca bir adımıdır. Fax.Plus MCP olarak işaretlenen adımlar Fax.Plus bağlayıcısı tarafından yapılır. İsteğe bağlı olarak işaretlenen adımlar, Claude veya ChatGPT'de zaten kullanıyor olabileceğiniz başka bir bağlayıcıyı kullanır; asistan bilgiyi sohbet içinde bunlar arasında taşır ve herhangi bir şeyi değiştirmeden önce onayınızı ister.
- Fax.Plus MCP: numarayı, gönderim hattını ve sayfa sayısını kontrol ettikten sonra başvuruyu veya formu kuruma gönderirsiniz.
- Fax.Plus MCP: o iletimin onay raporu alınır; böylece her dosyanın ne zaman gönderildiğine dair kendi kaydı olur.
- Fax.Plus MCP: kurumun yanıtı gelir; asistan istenen belgeleri ve tüm tarihleri tam olarak yazıldığı gibi listeler.
- Fax.Plus MCP: siz onaylarsınız ve dosya kodu faksın yorumuna yazılır.
- Fax.Plus MCP: dosya kaydı istek üzerine gösterilir: koda göre etiketlenmiş her faks; tarihi, yönü ve ne olduğuyla birlikte.
- İsteğe bağlı, örneğin Google Takvim: bir yanıttaki tarih, onayınızın ardından takvim etkinliğine dönüşür.
Bir kez kurun
Aşağıdaki yönergeleri bir Claude veya ChatGPT Projesinde, örneğin “Dosya masası” adlı bir Projede tutun; böylece tek bir sözcük bir rutini başlatır. Fax.Plus'ı bağlamak, Projeyi oluşturmak ve kendi rutinlerinizi yazmak YZ ile faks masası kurun yazısında adım adım anlatılır. ChatGPT'de her rutin sözcüğüyle birlikte @FaxPlus yazın, örneğin “@FaxPlus MORNING”. Claude'da sohbet için Fax.Plus bağlayıcısını açık tutun.
Dosya masası yönergeleri
Fax.Plus hesabım için dosya masam olarak görev yapın. Kurallar: 1) Danışanlardan yalnızca dosya kodlarıyla söz edin, asla adlarıyla değil; kimlik numaralarını, adresleri veya yardım ayrıntılarını benim istediğimin ötesinde asla tekrarlamayın. 2) Yorum gibi herhangi bir şeyi değiştirmeden önce tam olarak neyin değişeceğini bana gösterin ve onayımı bekleyin. 3) Bir kurum yanıtını okuduğunuzda, istenen belgeleri ve tüm tarihleri tam olarak yazıldığı gibi listeleyin. Bir tarih sayfada yoksa bunu belirtin. Hiçbir danışana tavsiye vermeyin, birinin herhangi bir şeye hak kazanıp kazanmadığını söylemeyin ve hiçbir son tarihi kendiniz hesaplamayın. 4) Ben istemedikçe özetlerde faks numaralarını yazmayın. 5) Yalnızca o mesajda istediğimde faks gönderin; her gönderimden önce bana alıcı numarasını rakam rakam, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve onayımı bekleyin. 6) Bir şey başarısız olursa neyin başarısız olduğunu söyleyin ve yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin. Rutinler, adını yazdığımda birini çalıştırın. LOG [case code]: yorumunda dosya kodu geçen faksları, gönderilen ve alınan olarak; tarih, yön, sayfa sayısı ve her birinin ne olduğuyla birlikte listeleyin. SUBMIT [case code]: Fax.Plus yükleme penceresinde seçtiğim belge için numarayı, gönderim hattını ve sayfa sayısını bana gösterin ve yalnızca onayımdan sonra gönderin; ardından onay raporunu alın ve başarıyı gösterip göstermediğini söyleyin. AGENCY [case code]: kurumdan aldığım en yeni faksı okuyun; istenen belgeleri, varsa referans numarasını ve tüm tarihleri tam olarak yazıldığı gibi listeleyin; değişikliği bana gösterip onayımı aldıktan sonra dosya kodunu yorum olarak ekleyin. TAG [case code]: değişikliği bana gösterip onayımı aldıktan sonra, işaret ettiğim alınan faksa dosya kodunu yorum olarak ekleyin.
SUBMIT: başvuruyu gönderin ve raporunu saklayın
Dosya koduyla birlikte SUBMIT yazın ve belgeyi Fax.Plus yükleme penceresinde seçin. Kurumun numarasını rakam rakam kontrol edin: danışan bilgileri içeren yanlış yere gönderilmiş bir faks geri alınamaz. Gönderildikten sonra onay raporu iletimin tarih ve saatini, numaralarını, sayfa sayısını ve sonucunu kaydeder. Kılavuz: İmzalı belgeyi faksla gönderin yazısı gönderim akışını kapsar.
Başvuruyu gönderin
Fax.Plus numaramdan [agency fax number] numarasına bir belge faksı göndermeme yardım edin. Dosyayı Fax.Plus yükleme penceresinde ben seçeceğim. Numarayı rakam rakam, gönderim hattını ve sayfa sayısını bana gösterin ve göndermeden önce onayımı bekleyin. Ardından onay raporunu alın ve başarıyı gösterip göstermediğini söyleyin.
AGENCY: kurumun ne istediğini okuyun
AGENCY yazın. Simüle edilmiş bir yanıt için örnek sonuç: C-021 numaralı dosya; kurum gelir belgesi ve imzalı bir onay formu istiyor ve yanıt vermek için bir tarih veriyor; asistan bunu sayfada yazıldığı gibi listeler. Danışanın hak kazanıp kazanmadığını söylemez. Okuma salt okunurdur. Kılavuz: Alınan bir faksı bulun ve okuyun.
Kurum yanıtını okuyun
Kurumdan aldığım en yeni faksı okuyun. İstenen belgeleri, varsa referans numarasını ve tüm tarihleri tam olarak yazıldığı gibi listeleyin. Bir tarih sayfada yoksa bunu belirtin. Kimsenin hak kazanıp kazanmadığını söylemeyin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
TAG: dosya kodunu faksa yazın
Asistan hangi faksı değiştireceğini gösterir ve onayınızın ardından dosya kodunu yoruma yazar, sonra geri okuyarak doğrular. Kılavuz: Faks gelen kutunuzu düzenli tutun.
Dosya koduyla etiketleyin
En yeni alınan faksıma [case code] yorumunu ekleyin. Hangi faksı değiştireceğinizi bana gösterin ve onayımı bekleyin, ardından doğrulamak için geri okuyun.
LOG: tek bir dosyanın faks geçmişi
LOG komutunu dosya koduyla birlikte yazın. Asistan, yorum alanında bu kodu taşıyan gönderilen ve alınan faksları listeler. Kayıt, etiketlemeniz kadar eksiksizdir; bu nedenle her faksı gelirken veya giderken etiketleyin.
Dosya kaydı
Yorumunda [case code] geçen gönderilen ve alınan fakslarımı en yeniden eskiye doğru listeleyin: tarih, yön, sayfa sayısı ve her birinin ne olduğu. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
Bağlayın: Google Drive
Aynı sohbette Google Drive bağlayıcısı etkinse asistan, her dosya için bir faks kaydını Google Dokümanlar belgesinde tutabilir. Değişikliği size gösterir ve onayınızı bekler. Bunun çalışıp çalışmaması YZ istemcinize ve bu bağlayıcıya bağlıdır.
Raporu kayda ekleyin
[case code] dosyası için en son gönderilen faksımın onay raporunu alın ve tarihini, saatini, sayfa sayısını ve sonucunu Google Drive'ımdaki “[case code] faks kaydı” adlı bir Google Dokümanlar belgesine ekleyin. Önce metni bana gösterin ve onayımı bekleyin.
Güvende tutun
- Onaylamadan önce kurum numarasının her rakamını tek tek kontrol edin. Danışan bilgilerini içeren yanlış yere gönderilmiş bir faks geri alınamaz.
- Asistan, bir sayfada yazanı okur ve listeler. Hiçbir danışana tavsiye vermez ve bir kişinin bir yardımdan yararlanmaya hak kazanıp kazanmadığını söylemez.
- Danışan belgeleri, YZ asistanınız tarafından o danışanın koşulları kapsamında okunur. Kullanmadan önce kuruluşunuzun gizlilik politikasını ve size uygulanan kuralları kontrol edin; kimlik numaralarını ve adresleri komutların dışında tutun.
- Kayıtlarınızı değiştiren veya faks gönderen istemler, asistandan değişikliği size göstermesini ve onayınızı beklemesini ister. İstemcinizin ayrıca onay isteyip istemediği izin ayarlarına bağlıdır; bu nedenle veri gönderen veya değiştiren Fax.Plus araçlarını önce sorulacak şekilde ayarlı tutun.
- Bir yanıt yanlış görünüyorsa hiçbir şey olmadığını varsaymayın. Yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin.
- Faks numaralarını ve belge içeriklerini paylaştığınız ekran görüntülerinin ve özetlerin dışında tutun.
İlgili kılavuzlar
İmzalı belgeyi faksla gönderme, faks teslimini kontrol etme, alınan faksı bulma ve okuma ve gelen kutunuzu düzenli tutma yukarıdaki adımları kapsar. Daha fazla istem YZ ile Faks İstemleri sayfasında, yinelenen kontroller ise YZ ile Faks Otomasyonu sayfasındadır.
Bir şey mi çalışmıyor? Fax.Plus MCP sorun giderme sayfasına bakın.
