Teams voor rechtshulp en non-profitorganisaties sturen aanvragen en uitkeringsformulieren per fax naar instanties en ontvangen antwoorden waarin om extra documenten vóór een bepaalde datum wordt gevraagd, voor veel cliënten tegelijk en met weinig personeel. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een vaste routine: met één woord ziet u het faxlogboek van een zaak, met een ander woord verstuurt u een aanvraag nadat u het nummer hebt gecontroleerd en bewaart u het bijbehorende rapport, en met een derde woord leest de assistent het antwoord van de instantie en somt hij op wat er gevraagd wordt. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde documenten en fictieve cliënten.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties. Als uw dossiers gezondheidsgegevens bevatten op zo'n account, is deze handleiding niet van toepassing.
- Geef elke cliënt een zaakcode en gebruik in prompts en opmerkingen de code, niet de naam.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u verstuurt de aanvraag of het formulier naar de instantie nadat u het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's hebt gecontroleerd.
- Fax.Plus MCP: het bevestigingsrapport van die verzending wordt opgehaald, zodat elke zaak een eigen overzicht heeft van wanneer er is verzonden.
- Fax.Plus MCP: het antwoord van de instantie komt binnen en de assistent somt de gevraagde documenten en alle data precies zoals vermeld op.
- Fax.Plus MCP: u geeft akkoord en de zaakcode wordt in de opmerking van de fax geschreven.
- Fax.Plus MCP: het zaaklogboek wordt op verzoek getoond: elke fax met de code als tag, met datum, richting en wat het is.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Calendar: een datum uit een antwoord wordt een agenda-afspraak, na uw akkoord.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project van Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld met de naam „Zaakbalie”, zodat één woord een routine start. Het verbinden van Fax.Plus, het aanmaken van het Project en het schrijven van uw eigen routines worden stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie met KI instellen. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Houd in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de zaakbalie
U bent mijn zaakbalie voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar cliënten uitsluitend met hun zaakcode, nooit met hun naam, en herhaal nooit identiteitsnummers, adressen of uitkeringsgegevens buiten wat ik vraag. 2) Voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, toont u mij precies wat er verandert en wacht u op mijn akkoord. 3) Wanneer u een antwoord van een instantie leest, somt u de gevraagde documenten en alle data precies zoals vermeld op. Als een datum niet op de pagina staat, zegt u dat. Adviseer nooit een cliënt, zeg nooit of iemand ergens voor in aanmerking komt en bereken zelf nooit een termijn. 4) Laat faxnummers weg in samenvattingen, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur alleen een fax wanneer ik daar in dat bericht om vraag, en toon mij vóór elke verzending het nummer van de ontvanger cijfer voor cijfer, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op mijn akkoord. 6) Als er iets mislukt, vertel mij wat er mislukt is en controleer het postvak UIT en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam typ. LOG [case code]: som de faxen op waarvan de opmerking de zaakcode bevat, verzonden en ontvangen, met datum, richting, pagina's en wat elke fax is. SUBMIT [case code]: toon mij het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's voor het document dat ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus en verstuur pas na mijn akkoord; haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel mij of het succes aangeeft. AGENCY [case code]: lees mijn nieuwste ontvangen fax van de instantie; som de gevraagde documenten, een eventueel referentienummer en alle data precies zoals vermeld op; voeg de zaakcode als opmerking toe nadat u mij de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen. TAG [case code]: voeg de zaakcode als opmerking toe aan de ontvangen fax die ik aanwijs, nadat u mij de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen.
SUBMIT: verstuur de aanvraag en bewaar het rapport
Typ SUBMIT met de zaakcode en kies het document in het uploadvenster van Fax.Plus. Controleer het nummer van de instantie cijfer voor cijfer: een verkeerd bezorgde fax met cliëntgegevens kan niet worden teruggehaald. Nadat de fax is verzonden, legt het bevestigingsrapport de datum en tijd, de nummers, de pagina's en het resultaat van de verzending vast. Handleiding: Een ondertekend document faxen behandelt het verzendproces.
Aanvraag indienen
Help mij een document te faxen naar [agency fax number] vanaf mijn Fax.Plus-nummer. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon mij het nummer cijfer voor cijfer, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op mijn akkoord voordat u verstuurt. Haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel mij of het succes aangeeft.
AGENCY: lees wat de instantie vraagt
Typ AGENCY. Voorbeeldresultaat voor een gesimuleerd antwoord: zaak C-021, de instantie vraagt om een inkomensbewijs en een ondertekend toestemmingsformulier en geeft een datum waarvoor een reactie nodig is, die de assistent opsomt zoals die op de pagina staat. De assistent zegt niet of de cliënt in aanmerking komt. Bij het lezen wordt niets gewijzigd. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Antwoord van de instantie lezen
Lees mijn nieuwste ontvangen fax van de instantie. Som de gevraagde documenten, een eventueel referentienummer en alle data precies zoals vermeld op. Zeg het als een datum niet op de pagina staat. Zeg niet of iemand in aanmerking komt. Wijzig niets.
TAG: schrijf de zaakcode in de fax
De assistent toont welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de zaakcode in de opmerking, en leest die vervolgens terug. Handleiding: Uw faxpostvak overzichtelijk houden.
Taggen met de zaakcode
Voeg de opmerking [case code] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax. Toon mij welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord, en lees het daarna terug ter bevestiging.
LOG: de faxgeschiedenis van één zaak
Typ LOG met de zaakcode. De assistent toont de verzonden en ontvangen faxen waarvan de opmerking die code bevat. Het logboek is zo compleet als uw tagging, dus tag elke fax zodra deze binnenkomt of wordt verstuurd.
Zaaklogboek
Toon mijn verzonden en ontvangen faxen waarvan de opmerking [case code] bevat, de nieuwste eerst: datum, richting, aantal pagina's en wat elke fax is. Wijzig niets.
Koppel het: Google Drive
Als u de Google Drive-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent per zaak een faxlogboek bijhouden in een Google Doc. De assistent toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Het rapport vastleggen
Haal het bevestigingsrapport op van mijn nieuwste verzonden fax voor zaak [case code] en voeg de datum, tijd, pagina's en het resultaat toe aan een Google Doc met de naam [case code] faxlogboek in mijn Google Drive. Toon me eerst de tekst en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Controleer elk instantienummer cijfer voor cijfer voordat u bevestigt. Een verkeerd verzonden fax met cliëntgegevens kan niet worden teruggehaald.
- De assistent leest en somt op wat er op een pagina staat. Hij geeft nooit advies aan een cliënt en zegt nooit of iemand in aanmerking komt voor een uitkering.
- Documenten van cliënten worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die cliënt. Controleer het vertrouwelijkheidsbeleid van uw organisatie en de regels die voor u gelden voordat u de assistent gebruikt, en houd identiteitsnummers en adressen buiten prompts.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ondertekend document faxen, de afleverstatus van een fax controleren, een ontvangen fax zoeken en lezen en uw postvak overzichtelijk houden behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Faxprompts met KI, terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
