Les équipes d'aide juridique et les associations envoient par fax des demandes et des formulaires d'aide à des organismes, et reçoivent des réponses qui réclament des documents supplémentaires avant une certaine date, pour de nombreux clients à la fois et avec peu de personnel. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, cela devient une routine : un mot affiche le journal des fax d'un dossier, un autre envoie une demande après que vous avez vérifié le numéro et en conserve le rapport, et un troisième lit la réponse de l'organisme et liste ce qu'elle demande. Vous trouverez ci-dessous le déroulement, la configuration à faire une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des documents simulés et des clients fictifs.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA. Si vos dossiers contiennent des informations de santé sur un tel compte, ce guide ne s'applique pas.
- Attribuez un code de dossier à chaque client, et utilisez ce code, et non le nom, dans les prompts et les commentaires.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : vous envoyez la demande ou le formulaire à l'organisme après avoir vérifié le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages.
- Fax.Plus MCP : le rapport de confirmation de cette transmission est récupéré, de sorte que chaque dossier dispose de sa propre trace de la date d'envoi.
- Fax.Plus MCP : la réponse de l'organisme arrive et l'assistant liste les documents demandés ainsi que chaque date exactement telle qu'elle est écrite.
- Fax.Plus MCP : vous donnez votre accord, et le code de dossier est inscrit dans le commentaire du fax.
- Fax.Plus MCP : le journal du dossier s'affiche sur demande : tous les fax étiquetés avec le code, avec la date, le sens et la nature de chacun.
- Facultatif, par exemple avec Google Calendar : une date figurant dans une réponse devient un événement de calendrier, après votre accord.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un projet Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Bureau des dossiers », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du projet et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Mettre en place un bureau de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, tapez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau des dossiers
Vous êtes mon bureau des dossiers pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les clients uniquement par leur code de dossier, jamais par leur nom, et ne répétez jamais de numéros d'identité, d'adresses ou de détails sur les prestations au-delà de ce que je demande. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lorsque vous lisez une réponse d'un organisme, listez les documents demandés et chaque date exactement telle qu'elle est écrite. Si une date ne figure pas sur la page, dites-le. Ne conseillez jamais un client, ne dites jamais si une personne remplit les conditions pour quoi que ce soit et ne calculez jamais vous-même un délai. 4) Omettez les numéros de fax dans les résumés, sauf si je vous les demande. 5) N'envoyez un fax que si je le demande dans ce message et, avant tout envoi, montrez-moi le numéro du destinataire chiffre par chiffre, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines, à exécuter lorsque je tape leur nom. LOG [case code] : listez les fax dont le commentaire contient le code de dossier, envoyés et reçus, avec la date, le sens, le nombre de pages et la nature de chacun. SUBMIT [case code] : montrez-moi le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages du document que je choisis dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; récupérez ensuite le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès. AGENCY [case code] : lisez mon fax reçu le plus récent de l'organisme ; listez les documents demandés, tout numéro de référence et chaque date exactement tels qu'ils sont écrits ; ajoutez le code de dossier en commentaire après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord. TAG [case code] : ajoutez le code de dossier en commentaire au fax reçu que je vous indique, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord.
SUBMIT : envoyer la demande et en conserver le rapport
Tapez SUBMIT suivi du code de dossier, puis choisissez le document dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Vérifiez le numéro de l'organisme chiffre par chiffre : un fax contenant des informations sur un client envoyé au mauvais destinataire ne peut pas être rappelé. Une fois le fax envoyé, le rapport de confirmation consigne la date et l'heure, les numéros, le nombre de pages et le résultat de la transmission. Guide : Envoyer un document signé par fax décrit le déroulement de l'envoi.
Envoyer la demande
Aidez-moi à faxer un document au [agency fax number] depuis mon numéro Fax.Plus. Je choisirai le fichier dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Montrez-moi le numéro chiffre par chiffre, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord avant d'envoyer. Ensuite, récupérez le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès.
AGENCY : lire ce que demande l'organisme
Tapez AGENCY. Exemple de résultat pour une réponse simulée : dossier C-021, l'organisme demande un justificatif de revenus et un formulaire de consentement signé, et indique une date limite de réponse, que l'assistant liste telle qu'elle est écrite sur la page. Il ne dit pas si le client remplit les conditions. Cette opération ne modifie rien. Guide : Trouver et lire un fax reçu.
Lire la réponse de l'organisme
Lisez mon fax reçu le plus récent de l'organisme. Listez les documents demandés, tout numéro de référence et chaque date exactement telle qu'elle est écrite. Indiquez-le si une date ne figure pas sur la page. Ne dites pas si une personne remplit les conditions. Ne modifiez rien.
TAG : inscrire le code de dossier dans le fax
L'assistant indique quel fax il modifierait et inscrit le code de dossier dans le commentaire après votre accord, puis le relit pour vérification. Guide : Garder votre boîte de réception de fax en ordre.
Étiqueter avec le code de dossier
Ajoutez le commentaire [case code] à mon fax reçu le plus récent. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
LOG : l'historique des fax d'un dossier
Saisissez LOG suivi du code de dossier. L'assistant liste les fax envoyés et reçus dont le commentaire contient ce code. Le journal n'est complet que si vous avez bien tout étiqueté : ajoutez le code à chaque fax dès son arrivée ou son envoi.
Journal du dossier
Listez mes fax envoyés et reçus dont le commentaire contient [case code], du plus récent au plus ancien : date, sens, nombre de pages et nature de chacun. Ne modifiez rien.
Connexion facultative : Google Drive
Si le connecteur Google Drive est activé dans la même conversation, l'assistant peut tenir un journal des fax par dossier dans un Google Doc. Il vous présente la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Consigner le rapport
Récupérez le rapport de confirmation de mon dernier fax envoyé pour le dossier [case code] et ajoutez sa date, son heure, son nombre de pages et son résultat dans un Google Doc nommé [case code] fax log dans mon Google Drive. Montrez-moi d'abord le texte et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Vérifiez chaque numéro d'organisme chiffre par chiffre avant de confirmer. Un fax contenant des informations sur un client envoyé au mauvais destinataire ne peut pas être rappelé.
- L'assistant lit et liste ce que dit une page. Il ne conseille jamais un client et ne dit jamais si une personne a droit à une prestation.
- Les documents des clients sont lus par votre assistant IA selon les conditions applicables à chaque client. Avant de l'utiliser, consultez la politique de confidentialité de votre organisation et les règles qui s'appliquent à vous, et évitez d'indiquer des numéros d'identité et des adresses dans vos prompts.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les guides Faxer un document signé, Vérifier la remise d'un fax, Rechercher et lire un fax reçu et Garder votre boîte de réception bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
