Los equipos de asistencia jurídica y de organizaciones sin ánimo de lucro envían solicitudes y formularios de prestaciones a los organismos por fax y reciben respuestas que piden más documentos antes de una fecha, para muchos clientes a la vez y con poco personal. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra muestra el registro de faxes de un caso, otra envía una solicitud después de que usted verifique el número y conserva su informe, y una tercera lee la respuesta del organismo y enumera lo que solicita. A continuación se describe el proceso, cómo configurarlo una sola vez y ejemplos de resultados con documentos simulados y clientes ficticios.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA. Si sus registros incluyen información de salud en una cuenta de ese tipo, esta guía no es aplicable.
- Asigne a cada cliente un código de caso y utilice el código, no el nombre, en las instrucciones y los comentarios.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- MCP de Fax.Plus: usted envía la solicitud o el formulario al organismo después de comprobar el número, la línea de envío y el número de páginas.
- MCP de Fax.Plus: se recopila el informe de confirmación de esa transmisión, de modo que cada caso tiene su propio registro de cuándo se envió.
- MCP de Fax.Plus: llega la respuesta del organismo y el asistente enumera los documentos que solicita y todas las fechas exactamente como están escritas.
- MCP de Fax.Plus: usted aprueba y el código de caso se escribe en el comentario del fax.
- MCP de Fax.Plus: el registro del caso se muestra a petición: todos los faxes etiquetados con el código, con fecha, dirección y de qué se trata.
- Opcional, por ejemplo Google Calendar: una fecha de una respuesta se convierte en un evento del calendario, con su aprobación.
Configúrelo una sola vez
Conserve las instrucciones siguientes en un proyecto de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado "Mesa de casos", de modo que una sola palabra inicie una rutina. Cómo conectar Fax.Plus, crear el proyecto y escribir sus propias rutinas se explica paso a paso en Configurar una mesa de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus junto con la palabra de cada rutina, por ejemplo "@FaxPlus MORNING". En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones de la mesa de casos
Usted es mi mesa de casos para mi cuenta de Fax.Plus. Reglas: 1) Haga referencia a los clientes únicamente por sus códigos de caso, nunca por su nombre, y nunca repita números de identidad, direcciones ni datos de prestaciones más allá de lo que yo solicite. 2) Antes de cambiar algo, como un comentario, muéstreme exactamente qué cambiará y espere mi aprobación. 3) Cuando lea una respuesta de un organismo, enumere los documentos que solicita y todas las fechas exactamente como están escritas. Si una fecha no figura en la página, indíquelo. Nunca asesore a un cliente, nunca diga si alguien cumple los requisitos para algo y nunca calcule usted mismo un plazo. 4) Omita los números de fax en los resúmenes salvo que yo los pida. 5) Envíe un fax solo cuando yo lo solicite en ese mismo mensaje y, antes de cualquier envío, muéstreme el número del destinatario dígito por dígito, la línea de envío y el número de páginas, y espere mi aprobación. 6) Si algo falla, indíqueme qué ha fallado y revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecute una cuando yo escriba su nombre. LOG [case code]: enumere los faxes cuyo comentario contenga el código de caso, enviados y recibidos, con fecha, dirección, páginas y de qué trata cada uno. SUBMIT [case code]: muéstreme el número, la línea de envío y el número de páginas del documento que yo elija en la ventana de carga de Fax.Plus y envíelo solo después de mi aprobación; a continuación obtenga el informe de confirmación e indíqueme si muestra que el envío fue correcto. AGENCY [case code]: lea el fax más reciente que haya recibido del organismo; enumere los documentos solicitados, cualquier número de referencia y todas las fechas exactamente como están escritas; añada el código de caso como comentario después de mostrarme el cambio y obtener mi aprobación. TAG [case code]: añada el código de caso como comentario al fax recibido que yo señale, después de mostrarme el cambio y obtener mi aprobación.
SUBMIT: enviar la solicitud y conservar su informe
Escriba SUBMIT con el código de caso y elija el documento en la ventana de carga de Fax.Plus. Compruebe el número del organismo dígito por dígito: un fax con información de un cliente enviado a un destinatario equivocado no se puede recuperar. Una vez enviado, el informe de confirmación registra la fecha y la hora, los números, las páginas y el resultado de la transmisión. Guía: Enviar por fax un documento firmado explica el flujo de envío.
Enviar la solicitud
Ayúdeme a enviar por fax un documento a [agency fax number] desde mi número de Fax.Plus. Elegiré el archivo en la ventana de carga de Fax.Plus. Muéstreme el número dígito por dígito, la línea de envío y el número de páginas, y espere mi aprobación antes de enviarlo. Después obtenga el informe de confirmación e indíqueme si muestra que el envío fue correcto.
AGENCY: leer lo que solicita el organismo
Escriba AGENCY. Ejemplo de resultado para una respuesta simulada: caso C-021, el organismo solicita un comprobante de ingresos y un formulario de consentimiento firmado, e indica una fecha límite para responder, que el asistente enumera tal como figura en la página. No indica si el cliente cumple los requisitos. La lectura no modifica nada. Guía: Buscar y leer un fax recibido.
Leer la respuesta del organismo
Lea el fax más reciente que haya recibido del organismo. Enumere los documentos que solicita, cualquier número de referencia y todas las fechas exactamente como están escritas. Indique si alguna fecha no figura en la página. No diga si alguien cumple los requisitos. No cambie nada.
TAG: escribir el código de caso en el fax
El asistente muestra qué fax modificaría y escribe el código de caso en el comentario después de su aprobación; luego lo vuelve a leer. Guía: Mantener ordenada la bandeja de faxes.
Etiquetar con el código de caso
Añada el comentario [case code] a mi fax recibido más reciente. Muéstreme qué fax va a modificar y espere mi aprobación; después vuelva a leerlo para confirmarlo.
LOG: el historial de faxes de un caso
Escriba LOG junto con el código de caso. El asistente enumera los faxes enviados y recibidos que incluyen ese código en el comentario. El registro estará tan completo como lo esté su etiquetado, así que etiquete cada fax cuando llegue o cuando se envíe.
Registro del caso
Enumere mis faxes enviados y recibidos cuyo comentario contenga [case code], del más reciente al más antiguo: fecha, dirección, número de páginas y qué es cada uno. No modifique nada.
Conéctelo: Google Drive
Si tiene habilitado el conector de Google Drive en el mismo chat, el asistente puede mantener un registro de faxes por caso en un documento de Google. Le muestra el cambio y espera su aprobación. Que esto funcione depende de su cliente de IA y de ese conector.
Registrar el informe
Obtenga el informe de confirmación de mi fax enviado más reciente del caso [case code] y añada su fecha, hora, páginas y resultado a un documento de Google llamado [case code] registro de faxes en mi Google Drive. Muéstreme primero el texto y espere mi aprobación.
Manténgalo seguro
- Compruebe cada número del organismo dígito por dígito antes de confirmar. Un fax con información de un cliente enviado a un destino equivocado no se puede recuperar.
- El asistente lee y enumera lo que dice una página. Nunca asesora a un cliente ni indica si alguien reúne los requisitos para recibir una prestación.
- Su asistente de IA lee los documentos del cliente en los términos de ese cliente. Consulte la política de confidencialidad de su organización y las normas que le sean aplicables antes de usarlo, y no incluya números de identidad ni direcciones en las instrucciones.
- Los prompts que modifican sus registros o envían un fax piden al asistente que le muestre el cambio y espere su confirmación. Que su cliente también solicite aprobación depende de su configuración de permisos, así que mantenga las herramientas de Fax.Plus que envían o modifican datos en el ajuste que pregunta antes.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no ha pasado nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Enviar por fax un documento firmado, comprobar la entrega de un fax, buscar y leer un fax recibido y mantener ordenada su bandeja de entrada cubren los pasos anteriores. Encontrará más instrucciones en Instrucciones de fax con IA y comprobaciones periódicas en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
