法律援助和非营利团队通过 fax 向机构发送申请和福利表格,并收到要求在某个日期前补充文件的回复,需要在人手有限的情况下同时处理众多客户。将 Claude 或 ChatGPT 通过 MCP 连接到 Fax.Plus 后,这一切就能变成固定流程:一个词即可显示某个案件的 fax 记录,另一个词在你核对号码后发送申请并保存其报告,第三个词则读取机构的回复并列出其要求。下文介绍了整个流程、一次性设置方法,以及使用模拟文件和虚构客户的示例结果。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户(包括 HIPAA 和 PHIPA 配置)无法使用 MCP。如果此类账户中的记录包含健康信息,则本指南不适用。
- 为每位客户设置一个案件编号,并在提示词和备注中使用编号而不是姓名。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:你在核对号码、发送线路和页数后,将申请或表格发送给机构。
- Fax.Plus MCP:系统会收集该次传输的确认报告,因此每个案件都有自己的发送时间记录。
- Fax.Plus MCP:机构的回复到达后,助手会按原文列出其要求的文件和每一个日期。
- Fax.Plus MCP:你批准后,案件编号会被写入该 fax 的备注。
- Fax.Plus MCP:按需显示案件日志:所有标有该编号的 fax,以及日期、方向和内容说明。
- 可选,例如 Google Calendar:经你同意后,回复中的日期会变成日历事件。
只需设置一次
将以下说明保存在 Claude 或 ChatGPT 的 Project 中,例如命名为“Case desk”的 Project,这样输入一个词即可启动一项例行流程。连接 Fax.Plus、创建 Project 以及编写你自己的例行流程,均在用 AI 设置 fax 工作台中有分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个流程词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持 Fax.Plus 连接器处于开启状态。
Case desk 说明
你是我的 Fax.Plus 账户的案件工作台助手。规则:1)仅通过案件编号称呼客户,绝不使用姓名,也不要重复身份证号码、地址或福利详情,除非我提出要求。2)在更改任何内容(如备注)之前,向我准确展示将要更改的内容,并等待我的确认。3)阅读机构回复时,按原文列出其要求的文件和每一个日期。如果页面上没有日期,请说明。绝不要为客户提供建议,绝不要判断某人是否符合任何资格,也绝不要自行推算截止日期。4)除非我要求,否则摘要中不要包含 fax 号码。5)仅在我于该条消息中明确要求时才发送 fax,并且在任何发送之前,逐位向我展示收件号码、发送线路和页数,并等待我的确认。6)如果出现失败,请告诉我哪里失败,并在重试前检查发件箱和已发送的 fax。例行流程:我输入其名称时执行相应流程。LOG [case code]:列出备注中包含该案件编号的 fax,包括已发送和已接收的,并显示日期、方向、页数以及每份的内容说明。SUBMIT [case code]:针对我在 Fax.Plus 上传窗口中选择的文件,向我展示号码、发送线路和页数,仅在我确认后发送;然后获取确认报告,并告诉我报告是否显示成功。AGENCY [case code]:读取我最新收到的来自该机构的 fax;按原文列出所要求的文件、任何参考编号以及每一个日期;在向我展示更改内容并获得我的确认后,将案件编号作为备注添加。TAG [case code]:在向我展示更改内容并获得我的确认后,将案件编号作为备注添加到我指定的已接收 fax 上。
SUBMIT:发送申请并保存其报告
输入 SUBMIT 和案件编号,并在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请逐位核对机构的号码:含有客户信息的 fax 一旦发错,将无法撤回。发送后,确认报告会记录传输的日期和时间、号码、页数以及结果。指南:发送已签署文件的 fax介绍了发送流程。
提交申请
请帮我用我的 Fax.Plus 号码向 [agency fax number] 发送一份文件。我会在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请逐位向我展示号码、发送线路和页数,并在发送前等待我的确认。然后获取确认报告,并告诉我报告是否显示成功。
AGENCY:阅读机构的要求
输入 AGENCY。模拟回复的示例结果:案件 C-021,机构要求提供收入证明和已签署的同意书,并给出回复截止日期,助手按页面原文列出这些内容。它不会说明客户是否符合资格。阅读是只读操作。指南:查找并阅读已接收的 fax。
阅读机构回复
请读取我最新收到的来自该机构的 fax。按原文列出其要求的文件、任何参考编号以及每一个日期。如果页面上没有日期,请说明。不要判断任何人是否符合资格。不要更改任何内容。
TAG:将案件编号写入 fax
助手会显示它将更改哪份 fax,并在你确认后将案件编号写入备注,然后回读以供核对。指南:保持 fax 收件箱整洁。
用案件编号添加标记
请为我最新收到的 fax 添加备注 [case code]。向我展示你将更改哪份 fax,并等待我的确认,然后回读以确认。
LOG:单个案件的 fax 历史记录
输入 LOG 和案件编号。助手会列出备注中带有该编号的所有 fax,包括已发送和已接收的。日志的完整程度取决于你的标记是否完整,因此请在每份 fax 收到或发出时就加上标记。
案件日志
请列出备注中包含 [case code] 的已发送和已接收 fax,按时间从新到旧排列,内容包括:日期、方向、页数以及每份 fax 的内容说明。请勿做任何更改。
联动使用:Google Drive
如果你在同一对话中启用了 Google Drive 连接器,助手可以在 Google 文档中为每个案件保存一份 fax 日志。助手会先向你展示修改内容,并等待你的确认。此功能能否使用,取决于你的 AI 客户端和该连接器。
记录回执报告
请获取案件 [case code] 最新一份已发送 fax 的确认报告,并将其日期、时间、页数和结果添加到我 Google Drive 中名为“[case code] fax log”的 Google 文档里。请先向我展示文本,并等待我的确认。
确保安全
- 确认之前,请逐位核对每个机构的号码。含有客户信息的 fax 一旦发错,将无法撤回。
- 助手只负责读取并列出页面上的内容。它绝不会向客户提供建议,也不会判断某人是否符合领取福利的条件。
- 客户文件是由你的 AI 助手按照该客户端的条款来读取的。使用之前,请先查看贵机构的保密政策以及适用于你的规定,并且不要在提示词中包含身份证号码和地址。
- 凡是会更改你的记录或发送 fax 的提示词,都会要求助手先向你显示更改内容,并等待你同意。你的客户端是否还会要求批准,取决于其权限设置,因此请将会发送或更改数据的 Fax.Plus 工具保持在“先询问”的设置上。
- 如果回复看起来不对,请不要认为什么都没有发生。重试之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
发送已签署文件的 fax、查看 fax 送达情况、查找并阅读收到的 fax以及保持收件箱整洁涵盖了上述步骤。更多提示词请见 借助 AI 的 Fax 提示词,定期检查请见 借助 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
