As equipas de apoio jurídico e organizações sem fins lucrativos enviam por fax pedidos e formulários de prestações a organismos e recebem respostas que pedem mais documentos até determinada data, para muitos clientes em simultâneo e com poucos colaboradores. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto torna-se uma rotina: uma palavra mostra o registo de fax de um processo, outra envia um pedido depois de verificar o número e guarda o respetivo relatório, e uma terceira lê a resposta do organismo e lista o que esta pede. Em baixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados e clientes fictícios.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA. Se os seus registos incluírem informações de saúde numa conta desse tipo, este guia não se aplica.
- Atribua a cada cliente um código de processo e use o código, e não o nome, nos prompts e nos comentários.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- MCP de Fax.Plus: envia o pedido ou formulário ao organismo depois de verificar o número, a linha de envio e o número de páginas.
- MCP de Fax.Plus: o relatório de confirmação dessa transmissão é recolhido, para que cada processo tenha o seu próprio registo de quando foi enviado.
- MCP de Fax.Plus: a resposta do organismo chega e o assistente lista os documentos que esta pede e todas as datas exatamente como estão escritas.
- MCP de Fax.Plus: aprova e o código de processo é escrito no comentário do fax.
- MCP de Fax.Plus: o registo do processo é apresentado a pedido: todos os faxes etiquetados com o código, com data, direção e o que são.
- Opcional, por exemplo Google Calendar: uma data de uma resposta torna-se um evento de calendário, depois da sua confirmação.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto de Claude ou ChatGPT, por exemplo com o nome „Balcão de processos“, para que uma palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas está explicado passo a passo em Configurar um balcão de fax com IA. Em ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. Em Claude, mantenha o conector de Fax.Plus ativo na conversa.
Instruções do balcão de processos
És o meu balcão de processos para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refere-te aos clientes apenas pelos respetivos códigos de processo, nunca pelo nome, e nunca repitas números de identificação, moradas ou detalhes de prestações além do que eu pedir. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda a minha confirmação. 3) Quando leres uma resposta de um organismo, lista os documentos que esta pede e todas as datas exatamente como estão escritas. Se uma data não constar da página, di-lo. Nunca aconselhes um cliente, nunca digas se alguém reúne condições para o que quer que seja e nunca calcules um prazo por ti. 4) Omite os números de fax nos resumos, a menos que eu os peça. 5) Envia um fax apenas quando eu o pedir nessa mesma mensagem e, antes de qualquer envio, mostra-me o número do destinatário dígito a dígito, a linha de envio e o número de páginas e aguarda a minha confirmação. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentares novamente. Rotinas, executa uma quando eu escrever o seu nome. LOG [case code]: lista os faxes cujo comentário contém o código de processo, enviados e recebidos, com data, direção, páginas e o que cada um é. SUBMIT [case code]: mostra-me o número, a linha de envio e o número de páginas do documento que eu escolher na janela de carregamento de Fax.Plus e envia apenas depois da minha confirmação; depois obtém o relatório de confirmação e diz-me se indica sucesso. AGENCY [case code]: lê o fax mais recente que recebi do organismo; lista os documentos pedidos, qualquer número de referência e todas as datas exatamente como estão escritas; adiciona o código de processo como comentário depois de me mostrares a alteração e obteres a minha confirmação. TAG [case code]: adiciona o código de processo como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrares a alteração e obteres a minha confirmação.
SUBMIT: enviar o pedido e guardar o respetivo relatório
Escreva SUBMIT com o código de processo e escolha o documento na janela de carregamento de Fax.Plus. Verifique o número do organismo dígito a dígito: um fax com informações de um cliente enviado para o destino errado não pode ser recuperado. Depois de enviado, o relatório de confirmação regista a data e a hora, os números, as páginas e o resultado da transmissão. Guia: Enviar por fax um documento assinado aborda o fluxo de envio.
Submeter o pedido
Ajuda-me a enviar por fax um documento para [agency fax number] a partir do meu número Fax.Plus. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento de Fax.Plus. Mostra-me o número dígito a dígito, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda a minha confirmação antes de enviares. Depois obtém o relatório de confirmação e diz-me se indica sucesso.
AGENCY: ler o que o organismo pede
Escreva AGENCY. Exemplo de resultado para uma resposta simulada: processo C-021, o organismo pede comprovativo de rendimentos e um formulário de consentimento assinado e indica uma data limite de resposta, que o assistente lista tal como consta da página. Não diz se o cliente reúne condições. A leitura é apenas de consulta. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Ler a resposta do organismo
Lê o fax mais recente que recebi do organismo. Lista os documentos que pede, qualquer número de referência e todas as datas exatamente como estão escritas. Di-lo se uma data não constar da página. Não digas se alguém reúne condições. Não alteres nada.
TAG: escrever o código de processo no fax
O assistente mostra que fax alteraria e escreve o código de processo no comentário depois da sua confirmação, e a seguir volta a lê-lo. Guia: Manter a caixa de entrada de fax organizada.
Etiquetar com o código de processo
Adiciona o comentário [case code] ao meu fax recebido mais recente. Mostra-me que fax vais alterar e aguarda a minha confirmação, depois volta a lê-lo para confirmar.
LOG: o histórico de fax de um processo
Escreva LOG com o código de processo. O assistente lista os faxes que têm esse código no comentário, enviados e recebidos. O registo é tão completo quanto a sua etiquetagem, por isso etiquete cada fax quando chega ou quando sai.
Registo do processo
Lista os meus faxes enviados e recebidos cujo comentário contenha [case code], do mais recente para o mais antigo: data, direção, número de páginas e o que é cada um. Não alteres nada.
Ligue-o: Google Drive
Se tiver o conector de Google Drive ativado na mesma conversa, o assistente pode manter um registo de fax por processo num Google Doc. Mostra-lhe a alteração e aguarda a sua confirmação. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Registar o relatório
Obtém o relatório de confirmação do meu fax enviado mais recente para o processo [case code] e acrescenta a data, a hora, as páginas e o resultado a um Google Doc com o nome [case code] fax log no meu Google Drive. Mostra-me primeiro o texto e aguarda a minha confirmação.
Mantenha-o seguro
- Verifique cada número do organismo dígito a dígito antes de confirmar. Um fax com informações do cliente enviado para o destino errado não pode ser recuperado.
- O assistente lê e lista o que uma página diz. Nunca aconselha um cliente nem diz se alguém tem direito a uma prestação.
- Os documentos dos clientes são lidos pelo seu assistente de IA nos termos desse cliente. Consulte a política de confidencialidade da sua organização e as regras que lhe são aplicáveis antes de o utilizar, e não inclua números de identificação nem moradas nos pedidos.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Enviar um documento assinado por fax, verificar a entrega do fax, encontrar e ler um fax recebido e manter a sua caixa de entrada organizada abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
