Юридические консультации и некоммерческие организации отправляют в ведомства заявления и формы на получение пособий по факсу. В ответ приходят письма с требованием представить дополнительные документы к определённой дате. Это происходит одновременно по многим клиентам, а сотрудников мало. Если подключить Claude или ChatGPT к Fax.Plus через MCP, работа сводится к простым командам. Одно слово показывает журнал факсов по делу. Другое отправляет заявление после того, как вы проверите номер, и сохраняет отчёт об отправке. Третье читает ответ ведомства и перечисляет, что в нём запрошено. Ниже описаны порядок работы, разовая настройка и примеры результатов на условных документах и вымышленных клиентах.
Всё, что приведено здесь, служит примером. Измените запросы, порядок действий и время с учётом вашей работы: жёстких правил нет.
Перед началом работы
- Вам понадобится активный тариф Fax.Plus Basic или выше и уже авторизованное подключение Fax.Plus MCP.
- MCP недоступен для аккаунтов с Advanced Security Controls, включая конфигурации HIPAA и PHIPA. Если в ваших документах на таком аккаунте есть данные о состоянии здоровья, это руководство вам не подходит.
- Присвойте каждому клиенту код дела и используйте в запросах и комментариях код, а не имя.
Ещё не подключились? Начните с центра настройки Fax.Plus MCP.
Процесс
Отправка fax — лишь один этап более длинного процесса. Этапы с пометкой Fax.Plus MCP выполняет коннектор Fax.Plus. Этапы с пометкой Необязательно используют другой коннектор, который уже может быть подключён в Claude или ChatGPT. Ассистент передаёт информацию между коннекторами в рамках чата и запрашивает ваше подтверждение, прежде чем что-либо изменить.
- Fax.Plus MCP: вы отправляете заявление или форму в ведомство после проверки номера, номера отправителя и количества страниц.
- Fax.Plus MCP: собирается отчёт о подтверждении отправки, поэтому по каждому делу сохраняется запись о том, когда факс был отправлен.
- Fax.Plus MCP: приходит ответ ведомства, и ассистент перечисляет запрошенные документы и все даты в точности так, как они указаны в тексте.
- Fax.Plus MCP: вы подтверждаете действие, и код дела записывается в комментарий к факсу.
- Fax.Plus MCP: журнал дела отображается по запросу: все факсы с этим кодом, с указанием даты, направления и содержания.
- Дополнительно, например Google Calendar: дата из ответа превращается в событие календаря после вашего подтверждения.
Настройка выполняется один раз
Храните приведённые ниже инструкции в проекте Claude или ChatGPT, например с названием «Стол дел», чтобы одно слово запускало рутинную операцию. Подключение Fax.Plus, создание проекта и написание собственных рутинных операций пошагово описаны в статье Настройка факс-стола с ИИ. В ChatGPT вводите @FaxPlus перед каждым командным словом, например «@FaxPlus MORNING». В Claude держите коннектор Fax.Plus включённым в чате.
Инструкции для стола дел
Ты — мой стол дел для моего аккаунта Fax.Plus. Правила: 1) Называй клиентов только по кодам дел, никогда по именам, и не повторяй номера документов, адреса и сведения о пособиях сверх того, что я запрашиваю. 2) Прежде чем что-либо изменить, например комментарий, покажи мне, что именно изменится, и дождись моего подтверждения. 3) Читая ответ ведомства, перечисляй запрошенные документы и все даты в точности так, как они указаны. Если даты на странице нет, сообщи об этом. Никогда не консультируй клиента, не говори, имеет ли кто-либо право на что-либо, и не вычисляй сроки самостоятельно. 4) Не указывай номера факсов в сводках, если я не прошу. 5) Отправляй факс, только если я прошу об этом в этом же сообщении, и перед любой отправкой покажи мне номер получателя по цифрам, номер отправителя и количество страниц и дождись моего подтверждения. 6) Если что-то не удалось, сообщи, что именно, и проверь исходящие и отправленные факсы, прежде чем повторять попытку. Рутинные операции: запускай нужную, когда я ввожу её название. LOG [case code]: выведи список факсов, в комментарии которых есть код дела, отправленных и полученных, с датой, направлением, количеством страниц и содержанием каждого. SUBMIT [case code]: покажи мне номер, номер отправителя и количество страниц для документа, который я выберу в окне загрузки Fax.Plus, и отправляй только после моего подтверждения; затем получи отчёт о подтверждении отправки и сообщи, показывает ли он успешную отправку. AGENCY [case code]: прочитай самый новый полученный от ведомства факс; перечисли запрошенные документы, номер дела или обращения, если он есть, и все даты в точности так, как они указаны; добавь код дела в комментарий после того, как покажешь мне изменение и получишь моё подтверждение. TAG [case code]: добавь код дела в комментарий к полученному факсу, на который я укажу, после того, как покажешь мне изменение и получишь моё подтверждение.
SUBMIT: отправьте заявление и сохраните отчёт
Введите SUBMIT с кодом дела и выберите документ в окне загрузки Fax.Plus. Проверьте номер ведомства по цифрам: факс с данными клиента, отправленный не туда, вернуть нельзя. После отправки отчёт о подтверждении фиксирует дату и время, номера, количество страниц и результат передачи. Руководство: процесс отправки описан в статье Отправка подписанного документа по факсу.
Отправить заявление
Помоги мне отправить документ по факсу на номер [agency fax number] с моего номера Fax.Plus. Файл я выберу в окне загрузки Fax.Plus. Покажи мне номер по цифрам, номер отправителя и количество страниц и дождись моего подтверждения перед отправкой. Затем получи отчёт о подтверждении отправки и сообщи, показывает ли он успешную отправку.
AGENCY: прочитайте, что запрашивает ведомство
Введите AGENCY. Пример результата для условного ответа: по делу C-021 ведомство запрашивает подтверждение дохода и подписанную форму согласия и указывает срок для ответа. Ассистент перечисляет это так, как написано на странице. Он не сообщает, имеет ли клиент право на пособие. При чтении ассистент ничего не изменяет. Руководство: Поиск и чтение полученного факса.
Прочитать ответ ведомства
Прочитай самый новый полученный от ведомства факс. Перечисли запрошенные документы, номер дела или обращения, если он есть, и все даты в точности так, как они указаны. Если даты на странице нет, сообщи об этом. Не говори, имеет ли кто-либо право на что-либо. Ничего не меняй.
TAG: запишите код дела в факс
Ассистент показывает, какой факс он изменит, записывает код дела в комментарий после вашего подтверждения, а затем зачитывает результат для проверки. Руководство: Как поддерживать порядок во входящих факсах.
Добавить код дела
Добавь комментарий [case code] к самому новому полученному факсу. Покажи мне, какой факс ты изменишь, дождись моего подтверждения, а затем зачитай результат для проверки.
LOG: история факсов по одному делу
Введите LOG и код дела. Ассистент выведет список отправленных и полученных факсов, в комментарии к которым указан этот код. Журнал полон лишь настолько, насколько полно вы проставляете метки. Поэтому помечайте каждый факс сразу при получении или отправке.
Журнал дела
Выведи список моих отправленных и полученных факсов, в комментарии к которым есть [case code], начиная с новых: дата, направление, количество страниц и что представляет собой каждый факс. Ничего не изменяй.
Подключение: Google Drive
Если в том же чате включён коннектор Google Drive, ассистент может вести журнал факсов по каждому делу в документе Google Docs. Он покажет вам изменение и дождётся вашего подтверждения. Работа этой возможности зависит от вашего ИИ-клиента и этого коннектора.
Запись отчёта в журнал
Получи отчёт о подтверждении отправки моего последнего отправленного факса по делу [case code] и добавь его дату, время, количество страниц и результат в документ Google Docs «[case code] fax log» на моём Google Drive. Сначала покажи мне текст и дождись моего подтверждения.
Меры безопасности
- Перед подтверждением проверьте каждый номер ведомства по цифрам. Факс с информацией о клиенте, отправленный не туда, невозможно вернуть.
- Ассистент считывает и перечисляет то, что написано на странице. Он не консультирует клиентов и не определяет, имеет ли человек право на пособие.
- Документы клиента обрабатываются вашим ИИ-ассистентом на условиях, действующих для этого клиента. Перед использованием ознакомьтесь с политикой конфиденциальности вашей организации и применимыми к вам правилами. Не указывайте в запросах идентификационные номера и адреса.
- Если запрос изменяет ваши данные или отправляет fax, ассистент должен показать изменение и дождаться вашего подтверждения. Запрашивает ли подтверждение сам клиент, зависит от его настроек разрешений. Поэтому для инструментов Fax.Plus, которые отправляют или изменяют данные, оставляйте настройку с запросом подтверждения.
- Если ответ выглядит неверным, не считайте, что действие не выполнено. Прежде чем повторять попытку, проверьте исходящие и отправленные факсы.
- Не включайте номера факсов и содержимое документов в скриншоты и сводки, которыми вы делитесь.
Связанные руководства
Описанные выше шаги раскрывают статьи: отправка подписанного документа по fax, проверка доставки fax, поиск и чтение полученного fax и поддержание порядка во входящих. Другие запросы приведены в статье Запросы для fax с ИИ, регулярные проверки — в статье Автоматизация fax с ИИ.
Что-то не работает? См. Устранение неполадок Fax.Plus MCP.
