Rechtshilfe- und gemeinnützige Teams senden Anträge und Leistungsformulare per Fax an Behörden und erhalten Antworten, in denen bis zu einem bestimmten Datum weitere Unterlagen verlangt werden – für viele Klienten gleichzeitig und mit wenig Personal. Wenn Claude oder ChatGPT über MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Ein Wort zeigt das Fax-Protokoll zu einem Fall an, ein anderes sendet einen Antrag, nachdem Sie die Nummer geprüft haben, und bewahrt den zugehörigen Bericht auf, und ein drittes liest die Antwort der Behörde und listet auf, was sie verlangt. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten und fiktiven Klienten.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen. Wenn Ihre Unterlagen bei einem solchen Konto Gesundheitsinformationen enthalten, gilt diese Anleitung nicht für Sie.
- Geben Sie jedem Klienten einen Fallcode, und verwenden Sie in Prompts und Kommentaren den Code statt des Namens.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie senden den Antrag oder das Formular an die Behörde, nachdem Sie die Nummer, die Sendeleitung und die Seitenzahl geprüft haben.
- Fax.Plus MCP: Der Sendebericht zu dieser Übertragung wird abgerufen, sodass jeder Fall einen eigenen Nachweis darüber hat, wann das Fax gesendet wurde.
- Fax.Plus MCP: Die Antwort der Behörde trifft ein, und der Assistent listet die verlangten Unterlagen sowie jedes Datum genau so auf, wie es dort steht.
- Fax.Plus MCP: Sie bestätigen, und der Fallcode wird in den Kommentar des Faxes geschrieben.
- Fax.Plus MCP: Das Fallprotokoll wird auf Anfrage angezeigt: jedes mit dem Code versehene Fax, mit Datum, Richtung und Art des Dokuments.
- Optional, zum Beispiel Google Calendar: Ein Datum aus einer Antwort wird nach Ihrer Freigabe zu einem Kalendereintrag.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Projekt in Claude oder ChatGPT auf, zum Beispiel mit dem Namen „Case desk“, damit ein einziges Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Fax-Desk mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT @FaxPlus zusammen mit dem jeweiligen Routinewort ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat eingeschaltet.
Anweisungen für den Case desk
Du bist mein Case desk für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Bezeichne Klienten nur mit ihren Fallcodes, niemals mit Namen, und wiederhole niemals Ausweisnummern, Adressen oder Leistungsdetails über das hinaus, was ich verlange. 2) Bevor du etwas änderst, zum Beispiel einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf meine Freigabe. 3) Wenn du eine Antwort einer Behörde liest, liste die verlangten Unterlagen und jedes Datum genau so auf, wie es dort steht. Falls ein Datum nicht auf der Seite steht, sage das. Berate niemals einen Klienten, sage niemals, ob jemand Anspruch auf etwas hat, und berechne niemals selbst eine Frist. 4) Lass Faxnummern in Zusammenfassungen weg, sofern ich nicht danach frage. 5) Sende ein Fax nur, wenn ich es in genau dieser Nachricht verlange, und zeige mir vor jedem Versand die Empfängernummer Ziffer für Ziffer, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf meine Freigabe. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor du es erneut versuchst. Routinen, die ausgeführt werden, wenn ich ihren Namen eingebe. LOG [case code]: Liste die gesendeten und empfangenen Faxe auf, deren Kommentar den Fallcode enthält, mit Datum, Richtung, Seitenzahl und Art des jeweiligen Dokuments. SUBMIT [case code]: Zeige mir die Nummer, die Sendeleitung und die Seitenzahl für das Dokument, das ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und sende erst nach meiner Freigabe; hole anschließend den Sendebericht und sage mir, ob er einen Erfolg ausweist. AGENCY [case code]: Lies mein neuestes empfangenes Fax der Behörde; liste die verlangten Unterlagen, eine eventuelle Referenznummer und jedes Datum genau so auf, wie es dort steht; füge den Fallcode als Kommentar hinzu, nachdem du mir die Änderung gezeigt und meine Freigabe erhalten hast. TAG [case code]: Füge den Fallcode als Kommentar zu dem empfangenen Fax hinzu, auf das ich verweise, nachdem du mir die Änderung gezeigt und meine Freigabe erhalten hast.
SUBMIT: Den Antrag senden und den Bericht aufbewahren
Geben Sie SUBMIT mit dem Fallcode ein und wählen Sie das Dokument im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Prüfen Sie die Nummer der Behörde Ziffer für Ziffer: Ein fehlgeleitetes Fax mit Klienteninformationen lässt sich nicht zurückholen. Nach dem Senden hält der Sendebericht Datum und Uhrzeit, die Nummern, die Seitenzahl und das Ergebnis der Übertragung fest. Anleitung: Ein unterschriebenes Dokument faxen beschreibt den Sendevorgang.
Antrag senden
Hilf mir, ein Dokument von meiner Fax.Plus-Nummer an [agency fax number] zu faxen. Ich wähle die Datei im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeige mir die Nummer Ziffer für Ziffer, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte vor dem Senden auf meine Freigabe. Hole danach den Sendebericht und sage mir, ob er einen Erfolg ausweist.
AGENCY: Lesen, was die Behörde verlangt
Geben Sie AGENCY ein. Beispielergebnis für eine simulierte Antwort: Im Fall C-021 verlangt die Behörde einen Einkommensnachweis und eine unterschriebene Einwilligungserklärung und nennt eine Antwortfrist; der Assistent listet sie so auf, wie sie auf der Seite steht. Er sagt nicht, ob der Klient Anspruch hat. Beim Lesen wird nichts geändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Antwort der Behörde lesen
Lies mein neuestes empfangenes Fax der Behörde. Liste die verlangten Unterlagen, eine eventuelle Referenznummer und jedes Datum genau so auf, wie es dort steht. Sage es, falls ein Datum nicht auf der Seite steht. Sage nicht, ob jemand Anspruch hat. Ändere nichts.
TAG: Den Fallcode in das Fax schreiben
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrer Freigabe den Fallcode in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle wieder vor. Anleitung: Ihren Fax-Posteingang übersichtlich halten.
Mit dem Fallcode kennzeichnen
Füge meinem neuesten empfangenen Fax den Kommentar [case code] hinzu. Zeige mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf meine Freigabe. Lies den Kommentar danach zur Bestätigung wieder vor.
LOG: Der Fax-Verlauf eines Falls
Geben Sie LOG mit dem Fallcode ein. Der Assistent listet die gesendeten und empfangenen Faxe auf, die diesen Code im Kommentar tragen. Das Protokoll ist nur so vollständig wie Ihre Kennzeichnung – kennzeichnen Sie daher jedes Fax, sobald es eingeht oder versendet wird.
Fallprotokoll
Liste meine gesendeten und empfangenen Faxe auf, deren Kommentar [case code] enthält, das neueste zuerst: Datum, Richtung, Seitenanzahl und worum es sich jeweils handelt. Ändere nichts.
Verbinden Sie es: Google Drive
Wenn Sie den Google-Drive-Connector im selben Chat aktiviert haben, kann der Assistent pro Fall ein Fax-Protokoll in einem Google Doc führen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihre Freigabe. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Den Bericht protokollieren
Hole den Sendebericht für mein neuestes gesendetes Fax zu Fall [case code] und füge Datum, Uhrzeit, Seitenzahl und Ergebnis in ein Google Doc mit dem Namen [case code] fax log in meinem Google Drive ein. Zeige mir zuerst den Text und warte auf meine Freigabe.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie jede Faxnummer der Behörde Ziffer für Ziffer, bevor Sie bestätigen. Ein fehlgeleitetes Fax mit Klientendaten lässt sich nicht zurückholen.
- Der Assistent liest vor und listet auf, was auf einer Seite steht. Er berät niemals Klienten und sagt nie, ob jemand Anspruch auf eine Leistung hat.
- Klientendokumente werden von Ihrem KI-Assistenten unter den Bedingungen des jeweiligen Klienten gelesen. Prüfen Sie vor der Nutzung die Vertraulichkeitsrichtlinie Ihrer Organisation und die für Sie geltenden Vorschriften, und lassen Sie Ausweisnummern und Adressen aus Prompts heraus.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Ein unterschriebenes Dokument faxen, die Faxzustellung prüfen, ein empfangenes Fax finden und lesen und den Posteingang ordentlich halten decken die obigen Schritte ab. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
