Schadenmeldungen und Kontoformulare gehen in den Back Offices von Versicherungen und Finanzunternehmen noch immer per Fax ein, und jede einzelne muss in ein System eingegeben, mit einer Referenz versehen und bestätigt werden. Wenn Claude oder ChatGPT über MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Ein Wort liest die Meldungen der Nacht in Zeilen ein, ein weiteres sendet nach Ihrem OK die Eingangsbestätigung, und ein Abendwort prüft auf fehlgeschlagene Faxe. Unten finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und einen Beispieltag aus unserem Test mit simulierten Meldungen und fiktiven Beteiligten. Diese Seite bezieht sich auf Versicherungen außerhalb des Gesundheitsbereichs und auf das Finanzwesen.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen, nicht verfügbar. Daher gilt diese Anleitung nicht für Schadenfälle im Gesundheitsbereich.
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren Schadenreferenzen und Policennummern statt der Namen von Anspruchstellern.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Schadenmeldungen kommen per Fax an, und der Assistent liest jede in eine Zeile ein: Police, Schadendatum, Art, Ort und den Schadenbetrag wie angegeben.
- Optional, zum Beispiel Jira: Jede Zeile wird nach Ihrem OK zu einem Ticket.
- Fax.Plus MCP: Jede Meldung erhält nach Ihrem OK ihre Schadenreferenz als Kommentar.
- Fax.Plus MCP: Eine Eingangsbestätigung mit der Referenz wird zurückgefaxt, nachdem Sie die Nummer bestätigt haben.
- Optional, zum Beispiel Slack: Das Team erfährt nach Ihrem OK, welche Meldungen eingegangen sind.
- Fax.Plus MCP: Am Abend werden fehlgeschlagene Faxe aufgelistet, oder der Assistent meldet, dass es keine gibt.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Schadenabteilung“, damit ein einziges Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Eine Fax-Zentrale mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT zu jedem Routinewort @FaxPlus ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für die Schadenabteilung
Du bist meine Schadeneingangsstelle für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Beziehe dich auf Schäden nur über die Schadenreferenz oder Policennummer, niemals über den Namen des Anspruchstellers. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Lies Felder genau so, wie sie auf der Seite stehen, und sage es, wenn ein Feld fehlt. Beträge sind das, was der Anspruchsteller angegeben hat; beurteile, genehmige, schätze oder lehne einen Schaden niemals ab. 4) Lass Faxnummern weg, sofern ich nicht danach frage. 5) Sende ein Fax nur, wenn ich in dieser Nachricht darum bitte, und zeige mir vorher die Empfängernummer, die Absenderkennung und die Seitenzahl. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den aktuellen Zustand, bevor du es erneut versuchst. Routinen: Führe eine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. MORNING: Lies meine empfangenen Faxe der letzten 24 Stunden in eine Tabelle ein, eine Zeile pro Meldung: Policennummer, Schadendatum, Schadenart, Ort, angegebener Schaden; sage es, wenn ein Feld fehlt; ändere nichts. TAG [policy number] [claim reference]: Füge die Schadenreferenz als Kommentar zu dieser Meldung hinzu, nachdem du mir die Änderung gezeigt und mein OK erhalten hast. ACK [policy number]: Zeige mir die Nummer, von der die Meldung kam, die Absenderkennung und die Seitenzahl für die Eingangsbestätigung, die ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und sende erst nach meinem OK. EVENING: Liste meine fehlgeschlagenen gesendeten Faxe der letzten 24 Stunden mit dem jeweiligen Grund auf; wenn es keine gibt, sage das; wenn die Prüfung selbst fehlschlägt, sage stattdessen das; sende nichts erneut.
MORNING: Die Meldungen der Nacht werden zu Zeilen
Geben Sie MORNING ein. In unserem Test waren zwei Meldungen eingegangen. Der Assistent las sie in eine Tabelle ein: Police AU-55120, Schadendatum 9. Oktober 2026, Fahrzeug, Auffahrunfall an der Main St und 4th Ave, angegebener Schaden USD 3.850; und Police HP-70344, Schadendatum 10. Oktober 2026, Sachschaden, geplatztes Rohr unter der Küchenspüle in der 22 Sample Road, angegebener Schaden USD 7.200. Beim Lesen wird nichts verändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Meldungen in Zeilen
Lies meine 2 neuesten empfangenen Faxe und trage jedes in eine Tabellenzeile ein: Policennummer, Schadendatum, Schadenart, Ort und den Schadenbetrag wie angegeben. Sage es, wenn ein Feld nicht auf der Seite steht. Ändere nichts.
TAG: Jede Meldung erhält ihre Schadenreferenz
Geben Sie TAG ein. Die Referenz wird in den Kommentar des Faxes eingetragen, damit sich die Meldung später wiederfinden lässt. In unserem Test wurden die beiden Meldungen nach dem OK mit CLM-2026-1041 und CLM-2026-1042 getaggt, und die zur Kontrolle erneut gelesene Liste zeigte beide Kommentare, wobei die Faxe weiterhin ungelesen waren. Anleitung: Ihren Fax-Posteingang übersichtlich halten.
Die Meldung taggen
Füge den Kommentar [claim reference] zum empfangenen Fax für Police [policy number] hinzu. Zeige mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf mein OK. Lies es danach zur Bestätigung erneut aus.
ACK: Die Eingangsbestätigung senden
Geben Sie ACK ein. Der Anspruchsteller erhält eine einseitige Eingangsbestätigung mit der Referenz. In unserem Test zeigte der Assistent die Empfängernummer, die Absenderkennung und die Seitenzahl an, wir gaben unser OK, und das Fax wurde zugestellt (Status „success“, 1 Seite). Der Ablauf des Sendens wird in Ein unterschriebenes Dokument faxen beschrieben.
Die Eingangsbestätigung senden
Hilf mir, eine Eingangsbestätigung an die Nummer zu faxen, von der die Meldung für Police [policy number] kam. Die Datei wähle ich im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeige mir die Nummer, die Absenderkennung und die Seitenzahl, und warte vor dem Senden auf mein OK.
EVENING: die Prüfung auf fehlgeschlagene Faxe
Geben Sie EVENING ein. Ein letzter Blick auf den Tag. In unserem Test lautete das Ergebnis, dass in den letzten 24 Stunden kein Fax fehlgeschlagen war – das ist ein echtes Ergebnis und etwas anderes als eine fehlgeschlagene Prüfung. Anleitung: Fehlgeschlagenes Fax erneut senden beschreibt, was zu tun ist, wenn eines fehlgeschlagen ist.
Prüfung auf fehlgeschlagene Faxe
Zeigen Sie mir meine gesendeten Faxe der letzten 24 Stunden, die fehlgeschlagen sind, mit dem jeweiligen Grund. Wenn es keine gibt, sagen Sie das. Wenn die Prüfung selbst fehlschlägt, sagen Sie stattdessen das. Senden Sie nichts erneut.
Verbinden Sie es: Google Sheets
Wenn Sie im selben Chat den Google-Sheets-Connector aktiviert haben, kann der Assistent jede Schadenmeldung als Zeile in Ihr Eingangsprotokoll übertragen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihre Freigabe. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Meldungen ins Protokoll eintragen
Lies meine in den letzten 24 Stunden empfangenen Faxe und füge pro Schadenmeldung eine Zeile zu meinem Google-Sheets-Eingangsprotokoll [sheet name] hinzu: Policennummer, Schadendatum, Art, Ort, angegebener Schaden, genau wie angegeben. Zeige mir die Zeilen zuerst und warte auf meine Freigabe.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Der Assistent liest, was die Anspruchsteller geschrieben haben. Ob ein Schaden gedeckt ist und in welcher Höhe, entscheidet Ihr Schadenteam – nicht der Assistent.
- Richten Sie keine wiederkehrende Aufgabe ein, die Bestätigungen versendet, ohne dass eine Person jeden einzelnen Versand freigibt.
- Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie zuerst die Richtlinie Ihres Unternehmens zum Umgang mit Kundendaten.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Die Anleitungen Empfangenes Fax finden und lesen, Posteingang übersichtlich halten, Fax senden und Fehlgeschlagenes Fax erneut senden behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
