Nei back office di assicurazioni e società finanziarie le denunce di sinistro e i moduli dei conti arrivano ancora via fax, e ognuno deve essere inserito in un sistema, identificato con un riferimento e confermato. Con Claude o ChatGPT collegato a Fax.Plus tramite MCP, tutto questo diventa una routine: una parola legge in righe le denunce arrivate durante la notte, un'altra invia la conferma di ricezione dopo il tuo OK, e una parola serale verifica i fax non riusciti. Di seguito trovi il processo, come configurarlo una sola volta e un esempio di giornata basato sul nostro test, con denunce simulate e parti fittizie. Questa pagina riguarda le assicurazioni non sanitarie e la finanza.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA, quindi questa guida non si applica ai sinistri sanitari.
- Nei prompt e nei commenti usa riferimenti di sinistro e numeri di polizza, non i nomi dei richiedenti.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- MCP di Fax.Plus: le denunce di sinistro arrivano via fax e l'assistente legge ciascuna in una riga: polizza, data del sinistro, tipo, luogo e importo del danno come dichiarato.
- Facoltativo, ad esempio Jira: ogni riga diventa un ticket, dopo il tuo OK.
- MCP di Fax.Plus: a ogni denuncia viene aggiunto come commento il relativo riferimento di sinistro, dopo il tuo OK.
- MCP di Fax.Plus: viene inviata via fax una conferma di ricezione con il riferimento, dopo che hai confermato il numero.
- Facoltativo, ad esempio Slack: il team viene informato su quali denunce sono arrivate, dopo il tuo OK.
- MCP di Fax.Plus: la sera vengono elencati i fax non riusciti, oppure l'assistente indica che non ce ne sono.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Project di Claude o ChatGPT, ad esempio uno chiamato "Claims desk", così che una sola parola avvii una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Project e la scrittura delle tue routine sono spiegati passo dopo passo in Configurare un ufficio fax con l'IA. In ChatGPT, digita @FaxPlus insieme alla parola di ciascuna routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus per la chat.
Istruzioni per l'ufficio sinistri
Sei il mio ufficio di ricezione dei sinistri per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Fai riferimento ai sinistri solo tramite riferimento di sinistro o numero di polizza, mai tramite il nome del richiedente. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi il mio OK. 3) Leggi i campi esattamente come scritti sulla pagina e segnala se un campo manca. Gli importi sono quelli dichiarati dal richiedente; non valutare, approvare, respingere né stimare mai un sinistro. 4) Ometti i numeri di fax a meno che io non li chieda. 5) Invia un fax solo quando lo chiedo in quel messaggio e mostrami prima il numero del destinatario, la linea di invio e il numero di pagine. 6) Se qualcosa non riesce, dimmi cosa non ha funzionato e controlla lo stato attuale prima di riprovare. Routine, da eseguire quando digito il loro nome. MORNING: leggi i miei fax ricevuti nelle ultime 24 ore in un'unica tabella, una riga per denuncia: numero di polizza, data del sinistro, tipo di sinistro, luogo, danno dichiarato; segnala se un campo manca; non modificare nulla. TAG [policy number] [claim reference]: aggiungi il riferimento di sinistro come commento a quella denuncia, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto il mio OK. ACK [policy number]: mostrami il numero da cui è arrivata la denuncia, la linea di invio e il numero di pagine della conferma di ricezione che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus, e invia solo dopo il mio OK. EVENING: elenca i miei fax inviati nelle ultime 24 ore che non sono riusciti, con il motivo; se non ce ne sono, dillo; se il controllo stesso non riesce, di' questo; non rinviare nulla.
MORNING: le denunce della notte diventano righe
Digita MORNING. Nel nostro test erano arrivate due denunce. L'assistente le ha lette in un'unica tabella: polizza AU-55120, data del sinistro 9 ottobre 2026, veicolo, tamponamento tra Main St e 4th Ave, danno dichiarato USD 3.850; e polizza HP-70344, data del sinistro 10 ottobre 2026, immobile, rottura di una tubatura sotto il lavello della cucina in 22 Sample Road, danno dichiarato USD 7.200. La lettura non modifica nulla. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Denunce in righe
Leggi i miei 2 fax ricevuti più recenti e inserisci ciascuno in una riga di tabella: numero di polizza, data del sinistro, tipo di sinistro, luogo e importo del danno come dichiarato. Segnala se un campo non è presente sulla pagina. Non modificare nulla.
TAG: ogni denuncia riceve il proprio riferimento di sinistro
Digita TAG. Il riferimento viene inserito nel commento del fax, così la denuncia può essere ritrovata in seguito. Nel nostro test le due denunce sono state etichettate CLM-2026-1041 e CLM-2026-1042 dopo l'OK, e l'elenco riletto mostrava entrambi i commenti con i fax ancora non letti. Guida: Mantenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Etichettare la denuncia
Aggiungi il commento [claim reference] al fax ricevuto per la polizza [policy number]. Mostrami quale fax modificherai e attendi il mio OK, poi rileggilo per confermare.
ACK: invia la conferma di ricezione
Digita ACK. Chi ha presentato la denuncia riceve una conferma di ricezione di una pagina con il riferimento. Nel nostro test l'assistente ha mostrato il numero del destinatario, la linea di invio e il numero di pagine, abbiamo approvato e il fax è stato consegnato (stato success, 1 pagina). La guida Inviare via fax un documento firmato descrive il flusso di invio.
Inviare la conferma di ricezione
Aiutami a inviare via fax una conferma di ricezione al numero da cui è arrivata la denuncia per la polizza [policy number]. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami il numero, la linea di invio e il numero di pagine, e attendi il mio OK prima di inviare.
EVENING: il controllo dei fax non riusciti
Digita EVENING. Un ultimo sguardo alla giornata. Nel nostro test la risposta è stata che nessun fax risultava non riuscito nelle ultime 24 ore: è un risultato reale e diverso da un controllo che non è andato a buon fine. Guida: Reinviare un fax non riuscito spiega cosa fare quando un fax non è andato a buon fine.
Controllo dei fax non riusciti
Mostra i miei fax inviati nelle ultime 24 ore che non sono riusciti, con il motivo. Se non ce ne sono, dillo. Se il controllo stesso non riesce, segnalalo. Non reinviare nulla.
Collegalo: Google Sheets
Se nella stessa chat è attivo il connettore Google Sheets, l'assistente può trasformare ogni denuncia di sinistro in una riga del tuo registro di acquisizione. Ti mostra la modifica e attende il tuo OK. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Aggiungere le denunce al registro
Leggi i miei fax ricevuti nelle ultime 24 ore e aggiungi una riga per ogni denuncia di sinistro al mio registro di acquisizione su Google Sheets [sheet name]: numero di polizza, data del sinistro, tipo, luogo, danno dichiarato, esattamente come scritto. Mostrami prima le righe e attendi il mio OK.
Usala in sicurezza
- L'assistente legge ciò che hanno scritto i richiedenti. Stabilire se un sinistro è coperto, e per quale importo, è una decisione del tuo team sinistri, non dell'assistente.
- Non lasciare in esecuzione un'attività ricorrente che invia conferme di ricezione senza che una persona approvi ogni invio.
- I documenti che apri vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client. Verifica prima la policy della tua azienda sui dati dei clienti.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
I passaggi descritti sopra sono approfonditi in Trovare e leggere un fax ricevuto, Mantenere in ordine la posta in arrivo, Inviare un fax e Reinviare un fax non riuscito. Altri prompt si trovano in Prompt per fax con l'IA, mentre i controlli ricorrenti sono in Automazione dei fax con l'IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
