Schademeldingen en rekeningformulieren komen bij de backoffices van verzekeraars en financiële instellingen nog steeds per fax binnen, en elke melding moet worden ingevoerd in een systeem, van een referentie worden voorzien en worden bevestigd. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een vaste routine: één woord leest de meldingen van de afgelopen nacht in rijen in, een ander verstuurt de ontvangstbevestiging na uw akkoord, en een avondwoord controleert op mislukte faxen. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en een voorbeelddag op basis van onze test, met gesimuleerde meldingen en fictieve partijen. Deze pagina gaat over niet-medische verzekeringen en financiële dienstverlening.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties. Deze handleiding is dus niet van toepassing op medische claims.
- Gebruik in prompts en opmerkingen schadereferenties en polisnummers, geen namen van indieners.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: schademeldingen komen per fax binnen en de assistent leest elke melding in een rij: polis, schadedatum, type, locatie en het schadebedrag zoals opgegeven.
- Optioneel, bijvoorbeeld Jira: elke rij wordt een ticket, na uw akkoord.
- Fax.Plus MCP: elke melding krijgt de schadereferentie als opmerking, na uw akkoord.
- Fax.Plus MCP: er wordt een ontvangstbevestiging met de referentie teruggefaxt, nadat u het nummer hebt bevestigd.
- Optioneel, bijvoorbeeld Slack: het team wordt geïnformeerd welke meldingen zijn binnengekomen, na uw akkoord.
- Fax.Plus MCP: 's avonds worden de mislukte faxen opgesomd, of de assistent meldt dat er geen zijn.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project van Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld met de naam „Schadebalie”, zodat één woord een routine start. Het koppelen van Fax.Plus, het aanmaken van het Project en het schrijven van uw eigen routines worden stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie met KI inrichten. Typ in ChatGPT bij elk routinewoord @FaxPlus, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de claimsbalie
U bent mijn claimsintakebalie voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar claims uitsluitend met de schadereferentie of het polisnummer, nooit met de naam van de indiener. 2) Laat mij voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, precies zien wat er wijzigt en wacht op mijn akkoord. 3) Lees velden exact zoals ze op de pagina staan en meld het als een veld ontbreekt. Bedragen zijn wat de indiener heeft opgegeven; beoordeel, keur goed, wijs af of schat een claim nooit. 4) Laat faxnummers weg, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur alleen een fax als ik daar in dat bericht om vraag, en toon mij eerst het ontvangernummer, de verzendlijn en het aantal pagina's. 6) Als er iets mislukt, vertel mij wat er is mislukt en controleer de actuele status voordat u het opnieuw probeert. Routines: voer er een uit wanneer ik de naam typ. MORNING: lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 24 uur in één tabel, één rij per melding: polisnummer, schadedatum, type claim, locatie, opgegeven schade; meld het als een veld ontbreekt; wijzig niets. TAG [policy number] [claim reference]: voeg de schadereferentie als opmerking toe aan die melding, nadat u mij de wijziging hebt getoond en ik akkoord heb gegeven. ACK [policy number]: toon mij het nummer waarvan de melding afkomstig was, de verzendlijn en het aantal pagina's van de ontvangstbevestiging die ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus, en verstuur pas na mijn akkoord. EVENING: som mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur op die zijn mislukt, met de reden; als er geen zijn, meld dat dan; als de controle zelf mislukt, meld dat dan in plaats daarvan; verstuur niets opnieuw.
MORNING: de meldingen van de afgelopen nacht worden rijen
Typ MORNING. In onze test waren er twee meldingen binnengekomen. De assistent las ze in één tabel in: polis AU-55120, schadedatum 9 oktober 2026, voertuig, aanrijding van achteren op Main St en 4th Ave, opgegeven schade USD 3.850; en polis HP-70344, schadedatum 10 oktober 2026, eigendom, gesprongen leiding onder de keukengootsteen op 22 Sample Road, opgegeven schade USD 7.200. Bij het inlezen wordt niets gewijzigd. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Meldingen in rijen
Lees mijn 2 nieuwste ontvangen faxen en zet elk in één tabelrij: polisnummer, schadedatum, type claim, locatie en het schadebedrag zoals opgegeven. Meld het als een veld niet op de pagina staat. Wijzig niets.
TAG: elke melding krijgt zijn schadereferentie
Typ TAG. De referentie komt in de opmerking van de fax te staan, zodat de melding later terug te vinden is. In onze test kregen de twee meldingen na het akkoord de tags CLM-2026-1041 en CLM-2026-1042, en de teruggelezen lijst toonde beide opmerkingen, terwijl de faxen nog ongelezen waren. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
De melding taggen
Voeg de opmerking [claim reference] toe aan de ontvangen fax voor polis [policy number]. Laat mij zien welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord. Lees de fax daarna terug ter bevestiging.
ACK: de ontvangstbevestiging versturen
Typ ACK. De indiener ontvangt een ontvangstbevestiging van één pagina met de referentie. In onze test toonde de assistent het ontvangernummer, de verzendlijn en het aantal pagina's, gaven wij akkoord en werd de fax afgeleverd (status success, 1 pagina). De handleiding Een ondertekend document faxen behandelt het verzendproces.
De ontvangstbevestiging versturen
Help mij een ontvangstbevestiging te faxen naar het nummer waarvan de melding voor polis [policy number] afkomstig was. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon mij het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord voordat u verstuurt.
EVENING: de controle op mislukte faxen
Typ EVENING. Een laatste blik op de dag. In onze test was het antwoord dat er in de afgelopen 24 uur geen enkele fax was mislukt. Dat is een echt resultaat en iets anders dan een mislukte controle. De handleiding Een mislukte fax opnieuw verzenden behandelt wat u moet doen wanneer dat wel het geval is.
Controle op mislukte faxen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur die zijn mislukt, met de reden. Als die er niet zijn, meld dat dan. Als de controle zelf mislukt, meld dat in plaats daarvan. Verstuur niets opnieuw.
Koppel het: Google Sheets
Als u de Google Sheets-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent van elke schademelding een rij maken in uw intakelogboek. Hij toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Meldingen aan het logboek toevoegen
Lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 24 uur en voeg per schademelding één rij toe aan mijn Google Sheets-intakelogboek [sheet name]: polisnummer, schadedatum, type, locatie, opgegeven schade, precies zoals vermeld. Toon me eerst de rijen en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- De assistent leest wat de indieners hebben geschreven. Of een schade gedekt is, en voor welk bedrag, is een beslissing van uw schadeteam en niet van de assistent.
- Laat geen terugkerende taak draaien die ontvangstbevestigingen verstuurt zonder dat een persoon elke verzending goedkeurt.
- Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer eerst het beleid van uw bedrijf over klantgegevens.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ontvangen fax zoeken en lezen, uw postvak overzichtelijk houden, een fax versturen en een mislukte fax opnieuw verzenden behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Fax-automatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
