Dans les services administratifs des assurances et de la finance, les déclarations de sinistre et les formulaires de compte arrivent encore par fax, et chacun doit être saisi dans un système, recevoir une référence et faire l'objet d'un accusé de réception. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, cela devient une routine : un mot lit les déclarations reçues pendant la nuit et les range en lignes, un autre envoie l'accusé de réception après votre accord, et un mot le soir vérifie les fax en échec. Vous trouverez ci-dessous le déroulement, la configuration à faire une seule fois et un exemple de journée tiré de notre test, avec des déclarations simulées et des parties fictives. Cette page concerne l'assurance hors santé et la finance.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA ; ce guide ne s'applique donc pas aux demandes de remboursement de santé.
- Utilisez des références de sinistre et des numéros de police, et non les noms des déclarants, dans les prompts et les commentaires.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : les déclarations de sinistre arrivent par fax et l'assistant lit chacune d'elles pour en faire une ligne : police, date du sinistre, type, lieu et montant des dommages tel que déclaré.
- Facultatif, par exemple Jira : chaque ligne devient un ticket, après votre accord.
- Fax.Plus MCP : chaque déclaration reçoit sa référence de sinistre sous forme de commentaire, après votre accord.
- Fax.Plus MCP : un accusé de réception est renvoyé par fax avec la référence, une fois que vous avez confirmé le numéro.
- Facultatif, par exemple Slack : l'équipe est informée des déclarations reçues, après votre accord.
- Fax.Plus MCP : le soir, les fax en échec sont listés, ou l'assistant indique qu'il n'y en a aucun.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Claims desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau des sinistres
Vous êtes mon bureau de réception des sinistres pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les sinistres uniquement par leur référence de sinistre ou leur numéro de police, jamais par le nom du déclarant. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lisez les champs exactement tels qu'ils figurent sur la page et indiquez-le si un champ est absent. Les montants sont ceux indiqués par le déclarant ; n'évaluez, n'approuvez, ne refusez et n'estimez jamais un sinistre. 4) Ne mentionnez pas les numéros de fax, sauf si je vous le demande. 5) N'envoyez un fax que si je le demande dans ce message, et montrez-moi d'abord le numéro du destinataire, la ligne d'envoi et le nombre de pages. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez l'état actuel avant de réessayer. Routines : exécutez-en une lorsque je saisis son nom. MORNING : lisez mes fax reçus au cours des dernières 24 heures dans un seul tableau, une ligne par déclaration : numéro de police, date du sinistre, type de sinistre, lieu, dommage déclaré ; indiquez-le si un champ est absent ; ne modifiez rien. TAG [policy number] [claim reference] : ajoutez la référence de sinistre en commentaire sur cette déclaration, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord. ACK [policy number] : montrez-moi le numéro d'où provient la déclaration, la ligne d'envoi et le nombre de pages de l'accusé de réception que je choisis dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord. EVENING : listez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, avec le motif ; s'il n'y en a aucun, dites-le ; si la vérification elle-même échoue, dites-le à la place ; ne renvoyez rien.
MORNING : les déclarations reçues pendant la nuit deviennent des lignes
Saisissez MORNING. Lors de notre test, deux déclarations étaient arrivées. L'assistant les a lues dans un seul tableau : police AU-55120, date du sinistre 9 octobre 2026, véhicule, collision par l'arrière à l'angle de Main St et de la 4th Ave, dommages déclarés 3 850 USD ; et police HP-70344, date du sinistre 10 octobre 2026, bien immobilier, canalisation éclatée sous l'évier de la cuisine au 22 Sample Road, dommages déclarés 7 200 USD. Cette étape se fait en lecture seule. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Des déclarations aux lignes de tableau
Lisez mes 2 fax reçus les plus récents et placez chacun dans une ligne de tableau : numéro de police, date du sinistre, type de sinistre, lieu et montant du dommage tel qu'il est déclaré. Indiquez-le si un champ ne figure pas sur la page. Ne modifiez rien.
TAG : chaque déclaration reçoit sa référence de sinistre
Saisissez TAG. La référence est enregistrée dans le commentaire du fax afin de retrouver la déclaration plus tard. Lors de notre test, les deux déclarations ont été étiquetées CLM-2026-1041 et CLM-2026-1042 après l'accord, et la liste relue affichait bien les deux commentaires, les fax restant non lus. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Étiqueter la déclaration
Ajoutez le commentaire [claim reference] au fax reçu pour la police [policy number]. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
ACK : envoyer l'accusé de réception
Saisissez ACK. Le déclarant reçoit un accusé de réception d'une page avec la référence. Lors de notre test, l'assistant a affiché le numéro du destinataire, la ligne d'envoi et le nombre de pages ; nous avons donné notre accord et le fax a été remis (statut success, 1 page). Le guide Faxer un document signé décrit le processus d'envoi.
Envoyer l'accusé de réception
Aidez-moi à envoyer par fax un accusé de réception au numéro d'où provient la déclaration pour la police [policy number]. Je choisirai le fichier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. Montrez-moi le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et attendez mon accord avant d'envoyer.
EVENING : la vérification des fax en échec
Saisissez EVENING. Un dernier point sur la journée. Lors de notre test, la réponse indiquait qu'aucun fax n'avait échoué au cours des dernières 24 heures. C'est un vrai résultat, à ne pas confondre avec un échec de la vérification. Guide : Renvoyer un fax en échec explique quoi faire lorsqu'un fax a échoué.
Vérification des fax en échec
Affichez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, avec le motif. S'il n'y en a aucun, dites-le. Si la vérification elle-même échoue, indiquez-le à la place. Ne renvoyez rien.
Connexion : Google Sheets
Si le connecteur Google Sheets est activé dans la même conversation, l'assistant peut transformer chaque déclaration de sinistre en une ligne de votre journal de réception. Il vous montre la modification et attend votre accord. Le bon fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Ajouter les déclarations au journal
Lisez mes fax reçus au cours des dernières 24 heures et ajoutez une ligne par déclaration de sinistre à mon journal de réception Google Sheets [sheet name] : numéro de police, date du sinistre, type, lieu, dommages déclarés, exactement tels qu'ils sont écrits. Montrez-moi d'abord les lignes et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- L'assistant lit ce que les déclarants ont écrit. Déterminer si un sinistre est couvert, et pour quel montant, relève de la décision de votre équipe sinistres, pas de l'assistant.
- Ne laissez pas tourner une tâche récurrente qui envoie des accusés de réception sans qu'une personne valide chaque envoi.
- Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Vérifiez d'abord la politique de votre entreprise en matière de données clients.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les articles Rechercher et lire un fax reçu, Garder votre boîte de réception bien rangée, Envoyer un fax et Renvoyer un fax en échec détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et des vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
