Ein Autohaus sendet ein Finanzierungspaket an einen oder mehrere Kreditgeber, wartet auf Zusagen, die per Fax mit Bedingungen und Ablaufdatum zurückkommen, und muss die fehlenden Unterlagen zusammentragen, bevor der Deal ausgezahlt werden kann. Mit Claude oder ChatGPT, verbunden über MCP mit Fax.Plus, wird daraus ein Routineablauf: Ein Wort sendet das Paket, nachdem Sie die Empfänger geprüft haben, ein weiteres überträgt die Zusagen in Zeilen, und ein drittes listet die für einen Deal noch offenen Bedingungen auf. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten und fiktiven Parteien.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Verwalten Sie Ihre Kreditgeber als Kontakte oder Kontaktgruppe und vergeben Sie für jeden Deal einen Deal-Code.
- Verwenden Sie Deal-Codes statt Kundennamen und geben Sie keine Ausweisnummern oder Kontonummern in Prompts ein.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie wählen das Finanzierungspaket im Fax.Plus-Upload-Fenster aus, und der Assistent zeigt Ihnen den Kreditgeber oder die Kreditgeber, die Sendeleitung und die Seitenzahl an; nichts wird gesendet, bevor Sie zustimmen.
- Fax.Plus MCP: Das Paket wird gesendet und der Status jedes Sendevorgangs wird geprüft.
- Fax.Plus MCP: Zusagen der Kreditgeber gehen ein und werden in Zeilen übertragen: Deal-Code, Kreditgeber, genehmigter Betrag, Laufzeit, Bedingungen und Ablaufdatum, genau wie angegeben.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Zeilen werden nach Ihrer Freigabe in Ihre Deal-Übersicht übernommen.
- Fax.Plus MCP: Die für jeden Deal noch offenen Bedingungen werden zusammen mit dem Ablaufdatum der Zusage aufgelistet.
- Fax.Plus MCP: Jedes Fax erhält nach Ihrer Freigabe den Deal-Code als Kommentar.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Deal Desk“, sodass ein einzelnes Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Fax-Desk mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT @FaxPlus zusammen mit dem jeweiligen Routinewort ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für den Deal Desk
Du bist mein Deal Desk für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Beziehe dich auf Deals nur mit den Deal-Codes, die ich dir nenne, niemals mit Kundennamen, und wiederhole niemals Ausweisnummern, Kontonummern oder Adressen von einer Seite. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf meine Freigabe. 3) Lies Beträge, Laufzeiten, Bedingungen und Daten genau so ab, wie sie auf der Seite stehen, und sage mir, wenn eine Angabe fehlt. Entscheide niemals, ob ein Deal ausgezahlt, eine Zusage angenommen oder über Konditionen verhandelt wird; das entscheide ich. 4) Lass Fax-Nummern in Zusammenfassungen weg, es sei denn, ich bitte darum. 5) Sende ein Fax nur, wenn ich in dieser Nachricht darum bitte, und zeige mir vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf meine Freigabe. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor du es erneut versuchst. Routinen, führe eine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. PACKET [deal code]: Zeige mir den Kreditgeber oder die Kreditgeber als Empfänger, die Sendeleitung und die Seitenzahl für das Finanzierungspaket, das ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und sende erst nach meiner Freigabe; prüfe danach den Status jedes Sendevorgangs. APPROVALS: Lies die Zusagen der Kreditgeber aus meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle: Deal-Code, Kreditgeber, genehmigter Betrag mit Währung, Laufzeit, Bedingungen, Ablaufdatum; sage mir, wenn ein Feld fehlt; ändere nichts. STIPS [deal code]: Liste für diesen Deal jede Bedingung auf, die in der Zusage genannt wird, und nenne, welche meiner empfangenen Faxe zu diesem Deal sie offenbar beantworten, mit Datum; liste auf, was noch offen ist, und nenne das Ablaufdatum der Zusage; entscheide nicht, ob eine Bedingung erfüllt ist. TAG [deal code]: Füge dem empfangenen Fax, auf das ich verweise, den Deal-Code als Kommentar hinzu, nachdem du mir die Änderung gezeigt und meine Freigabe erhalten hast.
PACKET: Finanzierungspaket senden
Geben Sie PACKET mit dem Deal-Code ein und wählen Sie das Paket im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Der Assistent zeigt den Kreditgeber oder die Kreditgeber, die Sendeleitung und die Seitenzahl an und wartet auf Ihre Freigabe. Prüfen Sie jede Nummer Ziffer für Ziffer: Ein Paket mit Kundendokumenten, das an die falsche Nummer gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen. Anleitung: Ein unterschriebenes Dokument per Fax senden behandelt den Sendeablauf.
Das Finanzierungspaket senden
Hilf mir, ein Dokument an [lender and fax number], [lender and fax number] zu senden. Ich wähle die Datei im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeige mir die vollständige Liste der Empfänger, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf meine Freigabe, bevor du an einen von ihnen sendest. Prüfe anschließend den Status jedes Sendevorgangs.
APPROVALS: Zusagen in Zeilen übertragen
Geben Sie APPROVALS ein. Beispielergebnis für eine simulierte Zusage: Deal D-5521, Lakeside Auto Finance (fiktiv), genehmigter Betrag 18.400 USD, Laufzeit 60 Monate, Bedingungen: Einkommensnachweis und Versicherungsnachweis, gültig bis 30. Oktober 2026. Die Angaben werden genau so übernommen, wie sie auf der Seite stehen; der Assistent entscheidet nicht, ob die Zusage angenommen wird. Beim Lesen wird nichts geändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Zusagen in Zeilen übertragen
Lies die Zusagen der Kreditgeber aus meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle: Deal-Code, Kreditgeber, genehmigter Betrag mit Währung, Laufzeit, Bedingungen und Ablaufdatum, genau wie angegeben. Sage mir, wenn ein Feld fehlt. Ändere nichts.
STIPS: Was noch offen ist
Geben Sie STIPS mit dem Deal-Code ein. Der Assistent listet jede in der Zusage genannte Bedingung auf, zeigt, welche Ihrer empfangenen Faxe zu diesem Deal sie jeweils offenbar beantworten, und führt neben dem Ablaufdatum auf, was noch offen ist. Ob eine Bedingung erfüllt ist, entscheidet allein der Kreditgeber.
Offene Bedingungen
Liste für den Deal [deal code] alle Bedingungen auf, die in der Zusage des Kreditgebers genannt sind. Nenne zu jeder Bedingung, welche meiner empfangenen Faxe zu diesem Deal sie offenbar beantworten, mit Datum. Liste auf, was noch offen ist, und nenne das Ablaufdatum der Zusage. Entscheide nicht, ob eine Bedingung erfüllt ist. Ändere nichts.
TAG: Das Fax dem Deal zuordnen
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrer Freigabe den Deal-Code in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle vor. Anleitung: Ordnung im Fax-Posteingang halten.
Mit dem Deal-Code taggen
Füge meinem neuesten empfangenen Fax den Kommentar [deal code] hinzu. Zeige mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf meine Freigabe. Lies den Kommentar danach zur Bestätigung vor.
Verbinden: HubSpot
Wenn Sie den HubSpot-Connector im selben Chat aktiviert haben, kann der Assistent eine Zusage des Kreditgebers als Notiz zum Deal hinzufügen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihre Freigabe. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Zusage zum Deal
Lies die Zusage des Kreditgebers für den Deal [deal code] und füge dem HubSpot-Deal [deal name] eine Notiz mit Kreditgeber, genehmigtem Betrag, Laufzeit, Bedingungen und Ablaufdatum hinzu, genau wie angegeben. Zeige mir die Notiz zuerst und warte auf meine Freigabe.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie jede Nummer eines Kreditgebers Ziffer für Ziffer, bevor Sie den Versand bestätigen. Ein Paket mit Kundendokumenten, das an die falsche Nummer gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen.
- Der Assistent liest, was in einer Zusage steht. Die Finanzierung, die Annahme einer Zusage und das Verhandeln von Konditionen sind Ihre Entscheidungen.
- Handeln Sie nie nach einer Änderung der Überweisungs- oder Zahlungsdaten eines Kreditgebers, die per Fax eingeht, ohne sie telefonisch zu bestätigen – und zwar unter einer Nummer, die Sie bereits haben.
- Kundendokumente werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie vor der Nutzung die Richtlinie Ihres Unternehmens und die für Sie geltenden Vorschriften, und geben Sie keine Ausweisnummern und Kontonummern in Prompts ein.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Ein unterschriebenes Dokument faxen, die Faxzustellung prüfen, ein empfangenes Fax finden und lesen und den Posteingang ordentlich halten decken die obigen Schritte ab. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
