Un concessionnaire envoie un dossier de financement à un ou plusieurs prêteurs, attend les accords qui reviennent par fax avec des conditions et une date d'expiration, puis doit réunir les documents manquants avant que le dossier puisse être financé. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout cela devient une routine : un mot envoie le dossier après votre vérification des destinataires, un autre transforme les accords en lignes de tableau, et un troisième liste les conditions encore ouvertes pour un dossier. Voici le déroulement, la façon de le configurer une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des documents simulés et des parties fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Enregistrez vos prêteurs comme contacts ou groupe de contacts, et attribuez un code dossier à chaque dossier.
- Utilisez des codes dossier plutôt que des noms de clients, et n'indiquez ni numéros d'identité ni numéros de compte dans vos prompts.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- MCP Fax.Plus : vous choisissez le dossier de financement dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus, et l'assistant vous présente le ou les prêteurs, la ligne d'envoi et le nombre de pages ; rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas donné votre accord.
- MCP Fax.Plus : le dossier est envoyé et le statut de chaque envoi est vérifié.
- MCP Fax.Plus : les accords des prêteurs arrivent et sont transformés en lignes de tableau : code dossier, prêteur, montant accordé, durée, conditions et date d'expiration, exactement tels qu'ils sont écrits.
- Facultatif, par exemple Google Sheets : les lignes sont ajoutées à votre tableau de suivi des dossiers, après votre accord.
- MCP Fax.Plus : les conditions encore ouvertes pour chaque dossier sont listées, avec la date d'expiration de l'accord.
- MCP Fax.Plus : chaque fax reçoit le code dossier en commentaire, après votre accord.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Deal desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un poste de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avant chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pendant toute la conversation.
Instructions du service financement
Vous êtes mon assistant de service financement pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Ne désignez les dossiers que par les codes dossier que je vous donne, jamais par le nom du client, et ne répétez jamais les numéros d'identité, numéros de compte ou adresses figurant sur une page. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi précisément ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lisez les montants, durées, conditions et dates exactement tels qu'ils sont écrits sur la page et signalez-moi lorsqu'il en manque un. Ne décidez jamais de financer un dossier, d'accepter un accord ou de négocier des conditions ; c'est à moi de le faire. 4) N'indiquez pas les numéros de fax dans les synthèses, sauf si je le demande. 5) N'envoyez un fax que si je le demande dans ce message et, avant tout envoi, montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord. 6) En cas d'échec, indiquez-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines : exécutez-en une lorsque je saisis son nom. PACKET [deal code] : montrez-moi le ou les prêteurs destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages du dossier de financement que je choisis dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; vérifiez ensuite le statut de chaque envoi. APPROVALS : lisez les accords des prêteurs parmi mes fax reçus les plus récents et présentez-les dans un seul tableau : code dossier, prêteur, montant accordé avec la devise, durée, conditions, date d'expiration ; signalez-moi tout champ manquant ; ne modifiez rien. STIPS [deal code] : pour ce dossier, listez chaque condition indiquée dans l'accord et précisez, avec la date, lesquels de mes fax reçus concernant le dossier semblent y répondre ; listez ce qui reste ouvert ainsi que la date d'expiration de l'accord ; ne décidez pas si une condition est remplie. TAG [deal code] : ajoutez le code dossier en commentaire au fax reçu que je vous indique, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord.
PACKET : envoyer le dossier de financement
Saisissez PACKET suivi du code dossier, puis choisissez le dossier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. L'assistant présente le ou les prêteurs, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attend votre accord. Vérifiez chaque numéro chiffre par chiffre : un dossier contenant des documents de clients envoyé au mauvais numéro ne peut pas être récupéré. Guide : Faxer un document signé décrit le processus d'envoi.
Envoyer le dossier de financement
Aidez-moi à envoyer un document à [lender and fax number], [lender and fax number]. Je choisirai le fichier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. Montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord avant d'envoyer à l'un d'eux. Ensuite, vérifiez le statut de chaque envoi.
APPROVALS : transformer les accords en lignes de tableau
Saisissez APPROVALS. Exemple de résultat pour un accord simulé : dossier D-5521, Lakeside Auto Finance (fictif), montant accordé 18 400 USD, durée de 60 mois, conditions : justificatif de revenus et attestation d'assurance, valable jusqu'au 30 octobre 2026. Les chiffres sont reproduits exactement comme sur la page ; l'assistant ne décide pas d'accepter ou non l'accord. Cette opération se fait en lecture seule. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Accords en lignes de tableau
Lisez les accords des prêteurs parmi mes fax reçus les plus récents et présentez-les dans un seul tableau : code dossier, prêteur, montant accordé avec la devise, durée, conditions et date d'expiration, exactement tels qu'ils sont écrits. Signalez-moi tout champ manquant. Ne modifiez rien.
STIPS : ce qui reste ouvert
Saisissez STIPS suivi du code dossier. L'assistant liste chaque condition indiquée dans l'accord, précise lesquels de vos fax reçus concernant le dossier semblent y répondre, puis liste ce qui reste ouvert à côté de la date d'expiration. C'est au prêteur de décider si une condition est remplie.
Conditions ouvertes
Pour le dossier [deal code], listez toutes les conditions indiquées dans l'accord du prêteur. Pour chacune, indiquez lesquels des fax reçus concernant le dossier semblent y répondre, avec la date. Listez ce qui reste ouvert et la date d'expiration de l'accord. Ne décidez pas si une condition est remplie. Ne modifiez rien.
TAG : classer le fax dans le dossier
L'assistant indique quel fax il modifierait, inscrit le code dossier dans le commentaire après votre accord, puis relit le résultat. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Étiqueter avec le code dossier
Ajoutez le commentaire [deal code] à mon fax reçu le plus récent. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez le résultat pour confirmer.
Connexion : HubSpot
Si le connecteur HubSpot est activé dans la même conversation, l'assistant peut ajouter l'accord d'un prêteur au dossier sous forme de note. Il vous montre la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Accord vers le dossier
Lisez l'accord du prêteur pour le dossier [deal code] et ajoutez une note au dossier HubSpot [deal name] avec le prêteur, le montant accordé, la durée, les conditions et la date d'expiration, exactement comme indiqué. Montrez-moi d'abord la note et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Vérifiez chaque numéro de prêteur chiffre par chiffre avant de confirmer. Un dossier contenant des documents de clients envoyé au mauvais numéro ne peut pas être récupéré.
- L'assistant lit ce que dit un accord. Le financement, l'acceptation d'un accord et la négociation des conditions restent vos décisions.
- N'agissez jamais sur une modification des coordonnées de virement ou de paiement d'un prêteur reçue par fax sans l'avoir confirmée par téléphone, à un numéro que vous possédez déjà.
- Les documents client sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Consultez la politique de votre entreprise et les règles qui s'appliquent à vous avant de l'utiliser, et n'indiquez ni numéros d'identité ni numéros de compte dans vos prompts.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les guides Faxer un document signé, Vérifier la remise d'un fax, Rechercher et lire un fax reçu et Garder votre boîte de réception bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
