Um concessionário envia um processo de financiamento a um ou mais credores, aguarda as aprovações que chegam por fax com condições e uma data de validade, e tem de reunir os documentos em falta antes de o negócio poder ser financiado. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra envia o processo depois de rever os destinatários, outra lê as aprovações para linhas de tabela e uma terceira lista as condições ainda em aberto de um negócio. Em baixo, encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados e partes fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Guarde os seus credores como contactos ou como grupo de contactos e atribua a cada negócio um código de negócio.
- Use códigos de negócio, não nomes de clientes, e não inclua números de identificação nem números de conta nos pedidos.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- MCP do Fax.Plus: escolhe o processo de financiamento na janela de carregamento do Fax.Plus e o assistente mostra-lhe o credor ou os credores, a linha de envio e o número de páginas; nada é enviado até aprovar.
- MCP do Fax.Plus: o processo é enviado e o estado de cada envio é verificado.
- MCP do Fax.Plus: as aprovações dos credores chegam e são lidas para linhas de tabela: código do negócio, credor, montante aprovado, prazo, condições e data de validade, exatamente como estão escritos.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: as linhas passam para o seu mapa de acompanhamento de negócios, depois de dar o seu OK.
- MCP do Fax.Plus: as condições ainda em aberto de cada negócio são listadas, juntamente com a data de validade da aprovação.
- MCP do Fax.Plus: cada fax recebe o código do negócio como comentário, depois de dar o seu OK.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Project do Claude ou do ChatGPT, por exemplo um com o nome „Deal desk“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Project e escrever as suas próprias rotinas está explicado passo a passo em Configurar uma mesa de fax com IA. No ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. No Claude, mantenha o conector Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções da mesa de negócios
És a minha mesa de negócios para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refere-te aos negócios apenas pelos códigos de negócio que eu indicar, nunca pelo nome do cliente, e nunca repitas números de identificação, números de conta ou moradas de uma página. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda o meu OK. 3) Lê montantes, prazos, condições e datas exatamente como estão escritos na página e diz-me se algum estiver em falta. Nunca decidas se um negócio deve ser financiado, se uma aprovação deve ser aceite nem negoceies condições; essa decisão é minha. 4) Omite números de fax nos resumos, a não ser que eu os peça. 5) Envia um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e, antes de qualquer envio, mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas e aguarda o meu OK. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentares novamente. Rotinas, executa uma quando eu escrever o respetivo nome. PACKET [deal code]: mostra-me o credor ou os credores destinatários, a linha de envio e o número de páginas do processo de financiamento que eu escolher na janela de carregamento do Fax.Plus e envia apenas depois do meu OK; depois verifica o estado de cada envio. APPROVALS: lê as aprovações dos credores entre os meus faxes recebidos mais recentes para uma única tabela: código do negócio, credor, montante aprovado com moeda, prazo, condições, data de validade; diz-me se faltar algum campo; não alteres nada. STIPS [deal code]: para esse negócio, lista todas as condições indicadas na aprovação e indica quais dos meus faxes recebidos sobre o negócio parecem responder a cada uma, com a data; lista o que continua em aberto e a data de validade da aprovação; não decidas se uma condição está cumprida. TAG [deal code]: adiciona o código do negócio como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrares a alteração e de obteres o meu OK.
PACKET: enviar o processo de financiamento
Escreva PACKET com o código do negócio e escolha o processo na janela de carregamento do Fax.Plus. O assistente mostra o credor ou os credores, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda o seu OK. Verifique cada número dígito a dígito: um processo com documentos de clientes enviado para o número errado não pode ser recuperado. Guia: Enviar um documento assinado por fax explica o fluxo de envio.
Enviar o processo de financiamento
Ajuda-me a enviar um documento para [lender and fax number], [lender and fax number]. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento do Fax.Plus. Mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda o meu OK antes de enviares para qualquer um deles. Depois, verifica o estado de cada envio.
APPROVALS: aprovações para linhas de tabela
Escreva APPROVALS. Exemplo de resultado para uma aprovação simulada: negócio D-5521, Lakeside Auto Finance (fictício), montante aprovado USD 18 400, prazo de 60 meses, condições: comprovativo de rendimentos e comprovativo de seguro, válida até 30 de outubro de 2026. Os valores são escritos exatamente como na página; o assistente não decide se deve aceitar a aprovação. A leitura é apenas de consulta. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Aprovações para linhas de tabela
Lê as aprovações dos credores entre os meus faxes recebidos mais recentes para uma única tabela: código do negócio, credor, montante aprovado com moeda, prazo, condições e data de validade, exatamente como estão escritos. Diz-me se faltar algum campo. Não alteres nada.
STIPS: o que continua em aberto
Escreva STIPS com o código do negócio. O assistente lista todas as condições indicadas na aprovação, mostra quais dos seus faxes recebidos sobre o negócio parecem responder a cada uma e lista o que continua em aberto junto à data de validade. Determinar se uma condição está cumprida cabe ao credor.
Condições em aberto
Para o negócio [deal code], lista todas as condições indicadas na aprovação do credor. Para cada uma, indica quais dos meus faxes recebidos sobre o negócio parecem responder-lhe, com a data. Lista o que continua em aberto e a data de validade da aprovação. Não decidas se uma condição está cumprida. Não alteres nada.
TAG: arquivar o fax no negócio
O assistente mostra qual o fax que alteraria e, depois de dar o seu OK, escreve o código do negócio no comentário e volta a lê-lo. Guia: Manter a sua caixa de entrada de fax organizada.
Etiquetar com o código do negócio
Adiciona o comentário [deal code] ao meu fax recebido mais recente. Mostra-me qual o fax que vais alterar e aguarda o meu OK; depois, lê-o novamente para confirmar.
Ligue-o: HubSpot
Se tiver o conector do HubSpot ativado na mesma conversa, o assistente pode adicionar uma aprovação do credor ao negócio como nota. Mostra-lhe a alteração e aguarda o seu OK. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Aprovação no negócio
Lê a aprovação do credor para o negócio [deal code] e adiciona uma nota ao negócio [deal name] no HubSpot com o credor, o montante aprovado, o prazo, as condições e a data de validade, exatamente como estão escritos. Mostra-me primeiro a nota e aguarda o meu OK.
Mantenha-o seguro
- Verifique cada número de credor dígito a dígito antes de confirmar. Um processo com documentos de clientes enviado para o número errado não pode ser recuperado.
- O assistente lê o que uma aprovação diz. Financiar, aceitar uma aprovação e negociar condições são decisões suas.
- Nunca aja com base numa alteração dos dados de transferência ou de pagamento de um credor que chegue por fax sem a confirmar por telefone, através de um número que já tenha.
- Os documentos de clientes são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente. Verifique a política da sua empresa e as regras que lhe são aplicáveis antes de o utilizar, e não inclua números de identificação nem números de conta nos prompts.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Enviar um documento assinado por fax, verificar a entrega do fax, encontrar e ler um fax recebido e manter a sua caixa de entrada organizada abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
