Un concessionario invia un pacchetto di finanziamento a uno o più finanziatori, attende le approvazioni che tornano via fax con condizioni e data di scadenza, e deve raccogliere i documenti mancanti prima che la pratica possa essere erogata. Con Claude o ChatGPT collegati a Fax.Plus tramite MCP, tutto diventa una routine: una parola invia il pacchetto dopo che hai verificato i destinatari, un'altra legge le approvazioni in righe e una terza elenca le condizioni ancora aperte per una pratica. Di seguito trovi il processo, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati e parti fittizie.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Conserva i tuoi finanziatori come contatti o gruppo di contatti e assegna a ogni pratica un codice pratica.
- Usa i codici pratica, non i nomi dei clienti, e non inserire nei prompt numeri di documenti d'identità o numeri di conto.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- MCP di Fax.Plus: scegli il pacchetto di finanziamento nella finestra di caricamento di Fax.Plus e l'assistente ti mostra il finanziatore o i finanziatori, la linea di invio e il numero di pagine; nulla viene inviato finché non dai la tua approvazione.
- MCP di Fax.Plus: il pacchetto viene inviato e viene controllato lo stato di ogni invio.
- MCP di Fax.Plus: le approvazioni dei finanziatori arrivano e vengono lette in righe: codice pratica, finanziatore, importo approvato, durata, condizioni e data di scadenza, esattamente come scritti.
- Facoltativo, ad esempio Google Sheets: le righe vengono inserite nel tuo foglio di monitoraggio delle pratiche, dopo il tuo OK.
- MCP di Fax.Plus: vengono elencate le condizioni ancora aperte per ogni pratica, con la data di scadenza dell'approvazione.
- MCP di Fax.Plus: a ogni fax viene aggiunto il codice pratica come commento, dopo il tuo OK.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni seguenti in un Project di Claude o ChatGPT, ad esempio uno chiamato "Deal desk", così che una sola parola avvii una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Project e la scrittura delle tue routine sono spiegati passo dopo passo in Configurare un fax desk con l'IA. In ChatGPT, scrivi @FaxPlus insieme alla parola di ogni routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus per la chat.
Istruzioni per il deal desk
Sei il mio deal desk per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Fai riferimento alle pratiche solo con i codici pratica che ti indico, mai con il nome del cliente, e non ripetere mai numeri di documenti d'identità, numeri di conto o indirizzi presenti in una pagina. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi il mio OK. 3) Leggi importi, durate, condizioni e date esattamente come scritti nella pagina e segnalami se ne manca uno. Non decidere mai se erogare una pratica, accettare un'approvazione o negoziare le condizioni: lo decido io. 4) Ometti i numeri di fax nei riepiloghi, a meno che non te li chieda. 5) Invia un fax solo quando te lo chiedo in quel messaggio e, prima di ogni invio, mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine e attendi il mio OK. 6) Se qualcosa non va a buon fine, dimmi cosa è fallito e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine, eseguine una quando scrivo il suo nome. PACKET [deal code]: mostrami il finanziatore o i finanziatori destinatari, la linea di invio e il numero di pagine del pacchetto di finanziamento che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus, e invia solo dopo il mio OK; poi controlla lo stato di ogni invio. APPROVALS: leggi in un'unica tabella le approvazioni dei finanziatori tra i miei fax ricevuti più recenti: codice pratica, finanziatore, importo approvato con valuta, durata, condizioni, data di scadenza; segnala se manca un campo; non modificare nulla. STIPS [deal code]: per quella pratica elenca ogni condizione indicata nell'approvazione e indica quali dei miei fax ricevuti relativi alla pratica sembrano rispondere a ciascuna, con la data; elenca ciò che è ancora aperto e la data di scadenza dell'approvazione; non decidere se una condizione è soddisfatta. TAG [deal code]: aggiungi il codice pratica come commento al fax ricevuto che ti indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto il mio OK.
PACKET: inviare il pacchetto di finanziamento
Scrivi PACKET con il codice pratica e scegli il pacchetto nella finestra di caricamento di Fax.Plus. L'assistente mostra il finanziatore o i finanziatori, la linea di invio e il numero di pagine, e attende il tuo OK. Controlla ogni numero cifra per cifra: un pacchetto con documenti dei clienti inviato al numero sbagliato non può essere richiamato. Guida: Inviare un documento firmato via fax descrive il flusso di invio.
Invia il pacchetto di finanziamento
Aiutami a inviare un documento a [lender and fax number], [lender and fax number]. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e attendi il mio OK prima di inviare a uno qualsiasi di essi. Poi controlla lo stato di ogni invio.
APPROVALS: approvazioni in righe
Scrivi APPROVALS. Esempio di risultato per un'approvazione simulata: pratica D-5521, Lakeside Auto Finance (fittizio), importo approvato 18.400 USD, durata 60 mesi, condizioni: prova di reddito e prova di assicurazione, valida fino al 30 ottobre 2026. Le cifre sono riportate esattamente come nella pagina; l'assistente non decide se accettare l'approvazione. Questa operazione è di sola lettura. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Approvazioni in righe
Leggi in un'unica tabella le approvazioni dei finanziatori tra i miei fax ricevuti più recenti: codice pratica, finanziatore, importo approvato con valuta, durata, condizioni e data di scadenza, esattamente come scritti. Segnala se manca un campo. Non modificare nulla.
STIPS: cosa è ancora aperto
Scrivi STIPS con il codice pratica. L'assistente elenca ogni condizione indicata nell'approvazione, mostra quali dei fax ricevuti relativi alla pratica sembrano rispondere a ciascuna ed elenca ciò che è ancora aperto accanto alla data di scadenza. Stabilire se una condizione è soddisfatta spetta al finanziatore.
Condizioni aperte
Per la pratica [deal code], elenca tutte le condizioni indicate nell'approvazione del finanziatore. Per ciascuna, indica quali dei miei fax ricevuti relativi alla pratica sembrano rispondervi, con la data. Elenca ciò che è ancora aperto e la data di scadenza dell'approvazione. Non stabilire se una condizione è soddisfatta. Non modificare nulla.
TAG: archiviare il fax nella pratica
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo il tuo OK, scrive il codice pratica nel commento, poi lo rilegge. Guida: Mantenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Etichetta con il codice pratica
Aggiungi il commento [deal code] al mio fax ricevuto più recente. Mostrami quale fax modificherai e attendi il mio OK, poi rileggilo per conferma.
Collega: HubSpot
Se nella stessa chat hai attivato il connettore HubSpot, l'assistente può aggiungere alla trattativa un'approvazione del finanziatore come nota. Ti mostra la modifica e attende il tuo OK. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Approvazione nella pratica
Leggi l'approvazione del finanziatore per la pratica [deal code] e aggiungi una nota alla trattativa HubSpot [deal name] con finanziatore, importo approvato, durata, condizioni e data di scadenza, esattamente come scritti. Mostrami prima la nota e attendi il mio OK.
Usala in sicurezza
- Controlla ogni numero del finanziatore cifra per cifra prima di confermare. Un pacchetto con i documenti del cliente inviato al numero sbagliato non può essere richiamato.
- L'assistente legge ciò che dice un'approvazione. Erogare il finanziamento, accettare un'approvazione e negoziare le condizioni sono decisioni che spettano a te.
- Non dare mai seguito a una modifica delle coordinate bancarie o dei dati di pagamento del finanziatore che arriva via fax senza confermarla per telefono, usando un numero che già possiedi.
- I documenti dei clienti vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client. Prima di usarlo, verifica la policy della tua azienda e le norme che ti riguardano, e non inserire nei prompt numeri di documenti d'identità o numeri di conto.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Inviare un documento firmato via fax, verificare la consegna di un fax, trovare e leggere un fax ricevuto e mantenere in ordine la posta in arrivo coprono i passaggi descritti sopra. Altri prompt sono in Prompt per fax con IA, i controlli ricorrenti in Automazione dei fax con IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
