許可申請とは、fax を送り、待ち、修正点とその期限が書かれた fax を受け取る流れです。Claude または ChatGPT を MCP 経由で Fax.Plus に接続すると、この流れをルーチン化できます。1つ目のワードは、承認後に申請書類を送信して送信レポートを保管します。2つ目のワードは、郡からの返信を読み取って修正事項と再提出期日を一覧にします。3つ目のワードは、各申請書類の状況を表示します。以下では、手順、一度だけ行う設定方法、そして模擬書類と架空の関係者を使った申請例を紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- 申請書類をファイルとして用意し、郡の fax 番号を手元に置いておきます。
- プロンプトやコメントには、名前や住所ではなく申請番号(application reference)を使用してください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: 番号、送信回線、ページ数を確認したうえで、申請書類を郡へ送信します。
- Fax.Plus MCP: その送信の確認レポートが取得されるため、申請書類ごとに送信日時の記録が残ります。
- 任意(例: Google ドライブ): 承認後、レポートが他の申請書類とともに保存されます。
- Fax.Plus MCP: 郡からの返信が届くと、アシスタントが修正事項とすべての日付を記載どおりに一覧表示します。
- Fax.Plus MCP: あなたが承認すると、申請番号が返信のコメントに書き込まれます。
- 任意(例: Google カレンダー): 承認後、再提出期日がカレンダーの予定として登録されます。
- Fax.Plus MCP: 再提出を行うと、新しいレポートが申請書類とともに保管されます。
一度だけ行う設定
以下の指示は、Claude または ChatGPT のプロジェクト(たとえば「Permit desk」という名前のもの)に保存しておくと、1語でルーチンを開始できます。Fax.Plus の接続、プロジェクトの作成、独自ルーチンの作成については、AI で fax デスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPT では、各ルーチンのワードの前に @FaxPlus を付けて入力します(例: 「@FaxPlus MORNING」)。Claude では、そのチャットで Fax.Plus コネクタをオンにしておきます。
許可申請デスクの指示
あなたは、私の Fax.Plus アカウントの許可申請デスクです。ルール: 1) 申請書類は、私が伝える申請番号(application reference)のみで呼び、名前や住所は決して使わないでください。2) コメントや既読状態など、何かを変更する前に、変更内容を正確に示し、私の OK を待ってください。3) 返信を読むときは、必要な修正事項とすべての日付を記載どおりに一覧にしてください。日付がページに書かれていない場合は、その旨を伝え、期限を自分で算出しないでください。4) 私が求めない限り、fax 番号は省いてください。5) fax の送信や再送は、そのメッセージで私が依頼したときのみ行い、事前に宛先番号、送信回線、ページ数を示してください。6) 何かが失敗した場合は、失敗した内容を伝え、再試行する前に現在の状態を確認してください。ルーチン: 名前を入力したときに実行します。SUBMIT [application reference]: Fax.Plus のアップロードウィンドウで私が選んだ申請書類について、番号、送信回線、ページ数を示し、私の OK の後にのみ送信してください。その後、確認レポートを取得し、成功を示しているかどうかを伝えてください。REPLY [application reference]: 郡から受信した最新の fax を読み取り、必要な修正事項、許可番号(ある場合)、すべての日付を記載どおりに一覧にしてください。変更内容を示して私の OK を得た後、申請番号をコメントとして追加してください。TRACK: 過去14日間に送信した fax を、日付、ページ数、ステータスとともに一覧にし、返信がタグ付けされているものを示してください。EVENING: 過去24時間に送信した fax のうち失敗したものを一覧にするか、なければその旨を伝えてください。何も再送しないでください。
SUBMIT: 申請書類を送信して送信レポートを保管する
申請番号とともに SUBMIT と入力し、Fax.Plus のアップロードウィンドウで申請書類を選択します。アシスタントが宛先番号、送信回線、ページ数を示し、あなたの OK を待ちます。送信後は、確認レポートに日時、番号、ページ数、ステータスが記録されます。送信レポートは送信の記録であり、郡が申請書類を受理したことを意味するものではありません。ガイド: 送信フローは署名済み書類を fax で送信する、レポートについてはfax の送信状況を確認するをご覧ください。
申請を送信する
私の Fax.Plus 番号から [county fax number] へ書類を fax で送るのを手伝ってください。ファイルは Fax.Plus のアップロードウィンドウで私が選びます。番号、送信回線、ページ数を示し、送信前に私の OK を待ってください。その後、確認レポートを取得し、成功を示しているかどうかを伝えてください。
REPLY: 郡からの返信を読み取る
REPLY と入力します。模擬返信の結果例: 申請 2026-PR-0318、必要な修正事項: 新しいレンジ回路の電気負荷計算書、および施工業者のライセンス番号。再提出期日は2026年10月23日(金)。許可番号は承認時に付与されます。アシスタントはページに書かれている内容を一覧にするだけで、独自に期限を算出することはありません。読み取りは閲覧のみです。ガイド: 受信した fax を探して読む。
返信を読む
郡から受信した最新の fax を読み取ってください。必要な修正事項、許可番号(ある場合)、すべての日付を記載どおりに一覧にしてください。日付がページに書かれていない場合は、その旨を伝えてください。何も変更しないでください。
REPLY、次のステップ: 申請番号でタグ付けする
アシスタントは、変更対象の fax を示し、あなたの OK の後で申請番号をコメントに書き込み、内容を読み返します。これで、返信を申請書類ごとに見つけられるようになります。ガイド: fax の受信トレイを整理する。
返信にタグを付ける
郡から受信した最新の fax に、コメント [application reference] を追加してください。変更する fax を表示し、私の OK を待ってから実行し、その後、内容を読み返して確認してください。
TRACK: 各申請書類の状況を確認する
TRACK と入力すると、過去2週間に送信した申請書類とそのステータスをすばやく確認できます。
申請を追跡する
過去14日間に送信した fax を、日付、ページ数、ステータスとともに表示してください。
EVENING: 送信失敗した fax のチェック
期限前に送信の失敗を見逃してしまうことはよくあります。EVENING と入力すると、アシスタントが失敗した fax を理由とともに一覧表示します。失敗がない場合は、その旨を伝えます。ガイド: 次に行うことについては、失敗した fax を再送信するをご覧ください。
失敗した fax のチェック
過去24時間に送信して失敗した fax を、理由とともに表示してください。該当がない場合は、その旨を伝えてください。チェック自体が失敗した場合は、代わりにそのことを伝えてください。何も再送信しないでください。
連携する: Google カレンダー
同じチャットで Google カレンダーのコネクタを有効にしている場合、アシスタントは郡からの返信に記載された再提出日をカレンダーに登録できます。変更内容が表示され、あなたの OK を待ちます。この機能が動作するかどうかは、お使いの AI クライアントとそのコネクタによって異なります。
再提出日を追加する
[application reference] について郡から届いた最新の返信を読み、記載されているとおりの再提出日に、「[application reference] resubmit」というタイトルで Google カレンダーの予定を作成する案を示してください。最初に予定を表示し、私の OK を待ってください。
安全に保つために
- 許可に関する日付や要件は、当局が定めるものです。アシスタントはページに記載されているとおりに一覧表示し、期限を計算することはありません。
- 送信レポートは、fax が送信されたことを記録するものです。当局が申請を受理したことを示す通知ではありません。
- 申請の送信や再送信を行う定期タスクを、送信のたびに担当者が承認しない状態で実行し続けないでください。
- 記録を変更したりfaxを送信したりするプロンプトでは、アシスタントが変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。クライアント側でも承認を求めるかどうかは、その権限設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、事前に確認を求める設定にしておいてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、署名済み書類を fax で送信する、fax の送信状況を確認する、受信した fax を検索して読む、失敗した fax を再送信するをご覧ください。その他のプロンプトはAI を使った fax プロンプト、定期的なチェックはAI を使った fax 自動化に掲載しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
