许可证申报的过程是:发出一份 fax,等待,然后收到一份说明需要更正什么、何时前完成的回复 fax。将 Claude 或 ChatGPT 通过 MCP 连接到 Fax.Plus 后,这个过程就变成了一套固定流程:输入一个词,在你确认后发送申报文件并保存其发送报告;输入另一个词,读取县政府的回复并列出需要更正的内容和重新提交的截止日期;再输入第三个词,查看每份申报文件的进展。下文介绍整个流程、如何一次性完成设置,以及一个使用模拟文件和虚构当事方的申报示例。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户（包括 HIPAA 和 PHIPA 配置）无法使用 MCP。
- 准备好申报文件(文件形式)以及县政府的 fax 号码。
- 在提示词和备注中请使用申请编号,不要使用姓名或地址。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:核对号码、发送线路和页数后,你将申报文件发送给县政府。
- Fax.Plus MCP:获取该次传输的确认报告,这样每份申报文件都有单独记录其发送时间的凭证。
- 可选,例如 Google Drive:经你确认后,报告会与申报文件的其他材料一起保存。
- Fax.Plus MCP:县政府的回复送达,助手按原文列出需要更正的内容和所有日期。
- Fax.Plus MCP:你确认后,申请编号会被写入该回复的备注中。
- 可选,例如 Google Calendar:经你确认后,重新提交的日期会成为一条日历事件。
- Fax.Plus MCP:你重新提交申报文件,新的报告会与该申报文件一并保存。
只需设置一次
请将下面的说明保存在 Claude 或 ChatGPT 的项目(Project)中,例如命名为“Permit desk”的项目,这样输入一个词就能启动一套流程。连接 Fax.Plus、创建项目以及编写你自己的流程,使用 AI 搭建 fax 办理台中有分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个流程词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持 Fax.Plus 连接器处于开启状态。
许可证办理台说明
你是我的 Fax.Plus 账户的许可证办理台。规则:1)只使用我提供的申请编号来指代申报文件,绝不使用姓名或地址。2)在更改任何内容(例如备注或已读状态)之前,先向我准确展示将要更改的内容,并等待我的确认。3)读取回复时,按原文列出需要更正的内容和所有日期。如果页面上没有某个日期,请直接说明;绝不要自行推算截止日期。4)除非我要求,否则不要显示 fax 号码。5)只有在我于该条消息中要求时才发送或重新发送 fax,并且事先向我展示接收号码、发送线路和页数。6)如果出现失败,请告诉我失败的是什么,并在重试之前先检查当前状态。流程:我输入其名称时运行对应流程。SUBMIT [application reference]:向我展示我在 Fax.Plus 上传窗口中所选申报文件的号码、发送线路和页数,仅在我确认后发送;然后获取确认报告,并告诉我报告是否显示成功。REPLY [application reference]:读取我收到的来自县政府的最新 fax;按原文列出需要更正的内容、任何许可证编号以及所有日期;在向我展示更改并获得我的确认后,将申请编号添加为备注。TRACK:列出我过去 14 天内发送的 fax,包括日期、页数和状态,并说明哪些已标记回复。EVENING:列出我过去 24 小时内发送失败的 fax,如果没有则说明没有;不要重新发送任何内容。
SUBMIT:发送申报文件并保存其发送报告
输入 SUBMIT 和申请编号,并在 Fax.Plus 上传窗口中选择申报文件。助手会展示接收号码、发送线路和页数,并等待你的确认。发送后,确认报告会记录日期和时间、号码、页数以及状态。发送报告记录的是传输情况,并不代表县政府已接受该申报文件。指南:通过 fax 发送已签署文件介绍发送流程,查看 fax 发送情况介绍报告。
提交申报文件
请帮我用我的 Fax.Plus 号码通过 fax 向 [county fax number] 发送一份文件。我会在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请向我展示号码、发送线路和页数,并在发送前等待我的确认。然后获取确认报告,并告诉我报告是否显示成功。
REPLY:读取县政府的回复内容
输入 REPLY。模拟回复的示例结果:申请 2026-PR-0318,需要更正:新增灶具线路的电气负荷计算书以及承包商执照编号;请在 2026 年 10 月 23 日(星期五)前重新提交;批准后将分配许可证编号。助手只列出页面上所写的内容,不会自行推算任何截止日期。读取为只读操作。指南:查找并阅读收到的 fax。
阅读回复
读取我收到的来自县政府的最新 fax。按原文列出需要更正的内容、任何许可证编号以及所有日期。如果页面上没有某个日期,请直接说明。不要更改任何内容。
REPLY,下一步:用申请编号为其添加标记
助手会展示它将更改哪一份 fax,并在你确认后将申请编号写入备注,然后重新读取以核对。这样就可以按申报文件找到该回复。指南:保持 fax 收件箱井然有序。
标记回复
为我收到的来自县政府的最新 fax 添加备注 [application reference]。请先向我展示你将更改哪一份 fax 并等待我的确认,然后重新读取以进行核对。
TRACK:每份申报文件的进展如何
输入 TRACK,即可快速查看你过去两周内发送的申报文件及其状态。
跟踪申报文件
显示我最近 14 天发送的 fax,包括日期、页数和状态。
EVENING:失败 fax 检查
在截止日期之前,发送失败很容易被忽略。输入 EVENING,助手会列出发送失败的 fax 及原因,或告知没有失败的 fax。指南:重新发送失败的 fax介绍了后续该怎么做。
失败 fax 检查
显示我最近 24 小时内发送失败的 fax,并说明原因。如果没有,请直接告知。如果检查本身失败,请说明这一点。不要重新发送任何内容。
连接 Google Calendar
如果你在同一对话中启用了 Google Calendar 连接器,助手可以将县政府回复中的重新提交日期添加到你的日历。助手会先向你展示更改内容,并等待你确认。此功能能否使用,取决于你的 AI 客户端和该连接器。
添加重新提交日期
读取县政府针对 [application reference] 的最新回复,并按原文所写的重新提交日期,建议创建一个 Google Calendar 事件,标题为 [application reference] resubmit。请先向我展示该事件,并等待我确认。
确保安全
- 许可日期和要求以主管机构为准。助手会按页面上所写的内容列出这些信息,绝不会替你推算截止日期。
- 发送报告只记录 fax 已被传送,并不代表主管机构已确认接受该申报。
- 请勿让发送或重新发送申报文件的周期性任务在无人逐次批准发送的情况下持续运行。
- 凡是会更改你的记录或发送 fax 的提示词,都会要求助手先向你显示更改内容,并等待你同意。你的客户端是否还会要求批准,取决于其权限设置,因此请将会发送或更改数据的 Fax.Plus 工具保持在“先询问”的设置上。
- 如果回复看起来不对,请不要认为什么都没有发生。重试之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
通过 fax 发送已签署文件、查看 fax 发送情况、查找并阅读收到的 fax以及重新发送失败的 fax涵盖了上述步骤。更多提示词请见 使用 AI 的 Fax 提示词,周期性检查请见 使用 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
