Um processo de licenciamento é um fax enviado, uma espera e um fax de volta que diz o que corrigir e até quando. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra envia o processo depois do seu OK e guarda o respetivo relatório de envio, outra lê a resposta do condado e lista as correções e a data limite para voltar a submeter, e uma terceira mostra em que ponto está cada processo. Abaixo encontra o procedimento, como configurá-lo uma só vez e um exemplo de processo com documentos simulados e partes fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Tenha o processo num ficheiro e o número de fax do condado à mão.
- Use a referência do pedido, e não nomes nem moradas, nos prompts e nos comentários.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: o processo é enviado ao condado depois de confirmar o número, a linha de envio e o número de páginas.
- Fax.Plus MCP: o relatório de confirmação dessa transmissão é recolhido, para que cada processo tenha o seu próprio registo de quando foi enviado.
- Opcional, por exemplo Google Drive: o relatório é guardado com o resto do processo, após o seu OK.
- Fax.Plus MCP: a resposta do condado chega e o assistente lista as correções e todas as datas exatamente como estão escritas.
- Fax.Plus MCP: aprova a alteração e a referência do pedido é escrita no comentário da resposta.
- Opcional, por exemplo Google Calendar: a data de reenvio passa a ser um evento de calendário, após o seu OK.
- Fax.Plus MCP: volta a submeter o processo e o novo relatório é guardado com o processo.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto de Claude ou ChatGPT, por exemplo com o nome „Balcão de licenças“, para que uma só palavra inicie uma rotina. A ligação de Fax.Plus, a criação do Projeto e a escrita das suas próprias rotinas são explicadas passo a passo em Configurar um balcão de fax com IA. Em ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. Em Claude, mantenha o conector de Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções do balcão de licenças
É o meu balcão de licenças para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refira-se aos processos apenas pela referência do pedido que eu indicar, nunca por nome ou morada. 2) Antes de alterar algo, como um comentário ou um estado de leitura, mostre-me exatamente o que vai mudar e aguarde o meu OK. 3) Quando ler uma resposta, liste as correções exigidas e todas as datas exatamente como estão escritas. Se uma data não constar da página, diga-o; nunca calcule um prazo por conta própria. 4) Omita os números de fax, a menos que eu os peça. 5) Envie ou reenvie um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e mostre-me primeiro o número do destinatário, a linha de envio e o número de páginas. 6) Se algo falhar, diga-me o que falhou e verifique o estado atual antes de tentar de novo. Rotinas, execute uma quando eu escrever o respetivo nome. SUBMIT [application reference]: mostre-me o número, a linha de envio e o número de páginas do processo que eu escolher na janela de carregamento de Fax.Plus e envie só depois do meu OK; depois obtenha o relatório de confirmação e diga-me se indica sucesso. REPLY [application reference]: leia o fax mais recente que recebi do condado; liste as correções exigidas, qualquer número de licença e todas as datas exatamente como estão escritas; adicione a referência do pedido como comentário depois de me mostrar a alteração e de obter o meu OK. TRACK: liste os meus faxes enviados nos últimos 14 dias com data, páginas e estado, e diga quais têm uma resposta etiquetada. EVENING: liste os meus faxes enviados nas últimas 24 horas que falharam, ou diga que não há nenhum; não reenvie nada.
SUBMIT: enviar o processo e guardar o respetivo relatório de envio
Escreva SUBMIT com a referência do pedido e escolha o processo na janela de carregamento de Fax.Plus. O assistente mostra o número do destinatário, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda o seu OK. Depois do envio, o relatório de confirmação regista a data e a hora, os números, as páginas e o estado. Um relatório de envio regista a transmissão; não significa que o condado tenha aceitado o processo. Guia: Enviar por fax um documento assinado aborda o fluxo de envio e Verificar a entrega do fax o relatório.
Submeter o processo
Ajude-me a enviar por fax um documento para [county fax number] a partir do meu número Fax.Plus. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento de Fax.Plus. Mostre-me o número, a linha de envio e o número de páginas e aguarde o meu OK antes de enviar. Depois obtenha o relatório de confirmação e diga-me se indica sucesso.
REPLY: ler o que o condado devolveu
Escreva REPLY. Exemplo de resultado para uma resposta simulada: pedido 2026-PR-0318, correções exigidas: cálculo da carga elétrica para o novo circuito do fogão e o número da licença do empreiteiro; voltar a submeter até sexta-feira, 23 de outubro de 2026; é atribuído um número de licença na aprovação. O assistente lista o que a página diz e não calcula nenhum prazo por conta própria. A leitura é apenas de consulta. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Ler a resposta
Leia o fax mais recente que recebi do condado. Liste as correções exigidas, qualquer número de licença e todas as datas exatamente como estão escritas. Diga-o se uma data não constar da página. Não altere nada.
REPLY, a seguir: etiquetar com a referência do pedido
O assistente mostra que fax vai alterar e escreve a referência do pedido no comentário após o seu OK, e depois volta a lê-lo. Assim, a resposta fica fácil de encontrar por processo. Guia: Manter a sua caixa de fax organizada.
Etiquetar a resposta
Adicione o comentário [application reference] ao fax mais recente que recebi do condado. Mostre-me que fax vai alterar e aguarde o meu OK; depois volte a lê-lo para confirmar.
TRACK: em que ponto está cada processo
Escreva TRACK para obter uma visão geral rápida dos processos que enviou nas últimas duas semanas, com o respetivo estado.
Acompanhar os processos
Mostre os meus faxes enviados nos últimos 14 dias com data, número de páginas e estado.
EVENING: a verificação de faxes com falha
Um envio falhado passa facilmente despercebido antes de um prazo. Escreva EVENING; o assistente lista os faxes com falha e o motivo, ou indica que não há nenhum. Guia: Reenviar um fax com falha explica o que fazer a seguir.
Verificação de faxes com falha
Mostre os meus faxes enviados nas últimas 24 horas que falharam, com o motivo. Se não houver nenhum, diga-o. Se a própria verificação falhar, diga-o em vez disso. Não reenvie nada.
Ligar: Google Calendar
Se tiver o conector de Google Calendar ativado na mesma conversa, o assistente pode colocar no seu calendário a data de reenvio indicada na resposta do condado. Mostra-lhe a alteração e aguarda o seu OK. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Adicionar a data de reenvio
Leia a resposta mais recente do condado para [application reference] e proponha um evento em Google Calendar na data de reenvio exatamente como está escrita, com o título [application reference] resubmit. Mostre-me primeiro o evento e aguarde o meu OK.
Mantenha-o seguro
- As datas e os requisitos das licenças são da responsabilidade da autoridade. O assistente lista-os tal como estão escritos na página e nunca calcula um prazo por si.
- Um relatório de envio regista que o fax foi transmitido. Não é a confirmação da autoridade de que aceitou o processo.
- Não deixe em execução uma tarefa recorrente que envie ou reenvie processos sem que uma pessoa aprove cada envio.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Enviar um documento assinado por fax, verificar a entrega de um fax, encontrar e ler um fax recebido e reenviar um fax com falha abrangem os passos acima. Há mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
