Een vergunningaanvraag is een fax die de deur uit gaat, een periode van wachten en een fax terug die aangeeft wat er moet worden aangepast en vóór wanneer. Met Claude of ChatGPT gekoppeld aan Fax.Plus via MCP wordt dat een vaste routine: met één woord verstuurt u de aanvraag na uw akkoord en bewaart u het verzendrapport, met een tweede woord leest de assistent de reactie van de gemeente en somt de correcties en de uiterste indieningsdatum op, en met een derde ziet u hoe elke aanvraag ervoor staat. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en een voorbeeldaanvraag met gesimuleerde documenten en fictieve partijen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Zorg dat u de aanvraag als bestand en het faxnummer van de gemeente bij de hand hebt.
- Gebruik in prompts en opmerkingen uw aanvraagreferentie, geen namen of adressen.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u verstuurt de aanvraag naar de gemeente nadat u het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's hebt gecontroleerd.
- Fax.Plus MCP: het bevestigingsrapport van die verzending wordt opgehaald, zodat elke aanvraag een eigen vastlegging heeft van het moment van verzenden.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Drive: het rapport wordt na uw akkoord samen met de rest van de aanvraag opgeslagen.
- Fax.Plus MCP: de reactie van de gemeente komt binnen en de assistent somt de correcties en alle data op precies zoals ze zijn opgeschreven.
- Fax.Plus MCP: u geeft akkoord en de aanvraagreferentie wordt in de opmerking bij de reactie geschreven.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Calendar: de datum voor opnieuw indienen wordt na uw akkoord een agenda-afspraak.
- Fax.Plus MCP: u dient opnieuw in en het nieuwe rapport wordt bij de aanvraag bewaard.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Claude- of ChatGPT-Project, bijvoorbeeld een Project met de naam „Vergunningbureau”, zodat één woord een routine start. Hoe u Fax.Plus koppelt, het Project aanmaakt en uw eigen routines schrijft, wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxbureau met KI inrichten. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor het vergunningbureau
U bent mijn vergunningbureau voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar aanvragen uitsluitend met de aanvraagreferentie die ik u geef, nooit met naam of adres. 2) Voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking of een leesstatus, laat u mij precies zien wat er verandert en wacht u op mijn akkoord. 3) Wanneer u een reactie leest, somt u de vereiste correcties en alle data op precies zoals ze zijn opgeschreven. Staat een datum niet op de pagina, zeg dat dan; bereken nooit zelf een deadline. 4) Laat faxnummers weg, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur of verstuur opnieuw een fax alleen wanneer ik daarom vraag in dat bericht, en laat mij eerst het nummer van de ontvanger, de verzendlijn en het aantal pagina's zien. 6) Als er iets misgaat, vertel mij wat er misging en controleer de actuele status voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er een uit wanneer ik de naam typ. SUBMIT [application reference]: laat mij het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's zien van de aanvraag die ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus en verstuur pas na mijn akkoord; haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel mij of het een geslaagde verzending toont. REPLY [application reference]: lees mijn nieuwste ontvangen fax van de gemeente; som de vereiste correcties, een eventueel vergunningnummer en alle data op precies zoals ze zijn opgeschreven; voeg de aanvraagreferentie als opmerking toe nadat u mij de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen. TRACK: som mijn verzonden faxen van de afgelopen 14 dagen op met datum, aantal pagina's en status, en geef aan bij welke een reactie is getagd. EVENING: som mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur op die zijn mislukt, of meld dat er geen zijn; verstuur niets opnieuw.
SUBMIT: de aanvraag versturen en het verzendrapport bewaren
Typ SUBMIT met de aanvraagreferentie en kies de aanvraag in het uploadvenster van Fax.Plus. De assistent toont het nummer van de ontvanger, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op uw akkoord. Nadat de fax is verzonden, legt het bevestigingsrapport de datum en tijd, de nummers, de pagina's en de status vast. Een verzendrapport legt de verzending vast; het betekent niet dat de gemeente de aanvraag heeft geaccepteerd. Handleiding: Een ondertekend document faxen behandelt het verzendproces, De aflevering van een fax controleren het rapport.
De aanvraag versturen
Help me een document te faxen naar [county fax number] vanaf mijn Fax.Plus-nummer. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Laat mij het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's zien en wacht op mijn akkoord voordat u verstuurt. Haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel mij of het een geslaagde verzending toont.
REPLY: lezen wat de gemeente heeft teruggestuurd
Typ REPLY. Voorbeeldresultaat voor een gesimuleerde reactie: aanvraag 2026-PR-0318, vereiste correcties: berekening van de elektrische belasting voor de nieuwe fornuisgroep en het licentienummer van de aannemer; opnieuw indienen vóór vrijdag 23 oktober 2026; een vergunningnummer wordt toegekend bij goedkeuring. De assistent somt op wat er op de pagina staat en berekent zelf geen enkele deadline. Lezen is alleen-lezen. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Het antwoord lezen
Lees mijn nieuwste ontvangen fax van de gemeente. Som de vereiste correcties, een eventueel vergunningnummer en alle data op precies zoals ze zijn opgeschreven. Meld het als een datum niet op de pagina staat. Wijzig niets.
REPLY, vervolgens: taggen met de aanvraagreferentie
De assistent laat zien welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de aanvraagreferentie in de opmerking, waarna hij die terugleest. Nu is de reactie per aanvraag terug te vinden. Handleiding: Uw faxpostvak overzichtelijk houden.
Het antwoord taggen
Voeg de opmerking [application reference] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax van de gemeente. Toon me welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord. Lees de opmerking daarna voor ter bevestiging.
TRACK: hoe staat elke aanvraag ervoor
Typ TRACK voor een snel overzicht van de aanvragen die u in de afgelopen twee weken hebt verstuurd, met hun status.
De aanvragen volgen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 14 dagen met datum, aantal pagina's en status.
EVENING: de controle op mislukte faxen
Een mislukte verzending is vlak voor een deadline gemakkelijk te missen. Typ EVENING; de assistent toont mislukte faxen met de reden, of meldt dat er geen zijn. Handleiding: Een mislukte fax opnieuw versturen beschrijft wat u daarna doet.
Controle op mislukte faxen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur die zijn mislukt, met de reden. Als die er niet zijn, meld dat dan. Als de controle zelf mislukt, meld dat in plaats daarvan. Verstuur niets opnieuw.
Koppel het: Google Calendar
Als u de Google Calendar-connector in hetzelfde gesprek hebt ingeschakeld, kan de assistent de datum voor het opnieuw indienen uit de reactie van de gemeente in uw agenda zetten. De assistent toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
De datum voor opnieuw indienen toevoegen
Lees de nieuwste reactie van de gemeente voor [application reference] en stel een Google Calendar-afspraak voor op de datum voor het opnieuw indienen, precies zoals die is opgeschreven, met de titel [application reference] resubmit. Toon me de afspraak eerst en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Datums en vereisten voor vergunningen zijn die van de instantie. De assistent toont ze zoals ze op de pagina staan en berekent nooit zelf een deadline voor u.
- Een verzendrapport legt vast dat de fax is verzonden. Het is niet de bevestiging van de instantie dat zij de aanvraag heeft aanvaard.
- Laat geen terugkerende taak draaien die aanvragen verstuurt of opnieuw verstuurt zonder dat een persoon elke verzending goedkeurt.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ondertekend document faxen, de aflevering van een fax controleren, een ontvangen fax zoeken en lezen en een mislukte fax opnieuw versturen behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Fax-automatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
