Un dépôt de permis, c'est un fax envoyé, une attente, puis un fax en retour qui indique ce qu'il faut corriger et pour quand. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, cela devient une routine : un mot envoie le dossier après votre accord et conserve son rapport de transmission, un autre lit la réponse du comté et liste les corrections ainsi que la date limite de nouveau dépôt, et un troisième indique où en est chaque dossier. Voici le processus, la configuration à faire une seule fois et un exemple de dépôt avec des documents simulés et des parties fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Ayez le dossier sous forme de fichier et le numéro de fax du comté à portée de main.
- Dans les prompts et les commentaires, utilisez votre référence de dossier, sans noms ni adresses.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- MCP Fax.Plus : vous envoyez le dossier au comté après avoir vérifié le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages.
- MCP Fax.Plus : le rapport de confirmation de cette transmission est récupéré, de sorte que chaque dossier dispose de sa propre trace indiquant quand il a été envoyé.
- En option, par exemple Google Drive : le rapport est enregistré avec le reste du dossier, après votre accord.
- MCP Fax.Plus : la réponse du comté arrive et l'assistant liste les corrections et toutes les dates exactement comme elles sont écrites.
- MCP Fax.Plus : vous donnez votre accord et la référence de dossier est inscrite dans le commentaire de la réponse.
- En option, par exemple Google Calendar : la date de nouveau dépôt devient un événement de calendrier, après votre accord.
- MCP Fax.Plus : vous déposez à nouveau le dossier et le nouveau rapport est conservé avec celui-ci.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Projet Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Permit desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Projet et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau des permis
Vous êtes mon bureau des permis pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les dossiers uniquement par la référence de dossier que je vous donne, jamais par un nom ou une adresse. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, comme un commentaire ou un statut de lecture, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Quand vous lisez une réponse, listez les corrections requises et toutes les dates exactement comme elles sont écrites. Si une date ne figure pas sur la page, dites-le ; ne calculez jamais une échéance vous-même. 4) N'indiquez pas les numéros de fax sauf si je le demande. 5) N'envoyez ou ne renvoyez un fax que si je le demande dans ce message, et montrez-moi d'abord le numéro du destinataire, la ligne d'envoi et le nombre de pages. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez l'état actuel avant de réessayer. Routines, à lancer quand je saisis leur nom. SUBMIT [application reference] : montrez-moi le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages du dossier que je choisis dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; puis récupérez le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès. REPLY [application reference] : lisez mon fax reçu le plus récent du comté ; listez les corrections requises, l'éventuel numéro de permis et toutes les dates exactement comme elles sont écrites ; ajoutez la référence de dossier en commentaire après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord. TRACK : listez mes fax envoyés au cours des 14 derniers jours avec la date, le nombre de pages et le statut, et indiquez lesquels ont une réponse balisée. EVENING : listez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, ou indiquez qu'il n'y en a aucun ; ne renvoyez rien.
SUBMIT : envoyer le dossier et conserver son rapport de transmission
Saisissez SUBMIT avec la référence de dossier et choisissez le dossier dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. L'assistant affiche le numéro du destinataire, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attend votre accord. Une fois le fax envoyé, le rapport de confirmation consigne la date et l'heure, les numéros, les pages et le statut. Un rapport de transmission atteste de l'envoi ; il ne signifie pas que le comté a accepté le dossier. Guides : Faxer un document signé décrit le processus d'envoi, Vérifier la remise d'un fax explique le rapport.
Soumettre le dossier
Aidez-moi à faxer un document au [county fax number] depuis mon numéro Fax.Plus. Je choisirai le fichier dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Montrez-moi le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et attendez mon accord avant d'envoyer. Ensuite, récupérez le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès.
REPLY : lire la réponse du comté
Saisissez REPLY. Exemple de résultat pour une réponse simulée : dossier 2026-PR-0318, corrections requises : calcul de la charge électrique pour le nouveau circuit de la cuisinière et numéro de licence de l'entrepreneur ; nouveau dépôt avant le vendredi 23 octobre 2026 ; un numéro de permis est attribué à l'approbation. L'assistant liste ce que dit la page et ne calcule aucune échéance de son propre chef. La lecture ne modifie rien. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Lire la réponse
Lisez mon fax reçu le plus récent du comté. Listez les corrections requises, l'éventuel numéro de permis et toutes les dates exactement comme elles sont écrites. Indiquez-le si une date ne figure pas sur la page. Ne modifiez rien.
REPLY, étape suivante : le baliser avec la référence de dossier
L'assistant indique quel fax il modifierait et inscrit la référence de dossier dans le commentaire après votre accord, puis le relit. La réponse devient alors facile à retrouver par dossier. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Taguer la réponse
Ajoutez le commentaire [application reference] à mon fax reçu le plus récent du comté. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
TRACK : où en est chaque dossier
Saisissez TRACK pour obtenir un aperçu rapide des dossiers envoyés au cours des deux dernières semaines, avec leur statut.
Suivre les dossiers
Affichez mes fax envoyés au cours des 14 derniers jours avec la date, le nombre de pages et le statut.
EVENING : la vérification des fax en échec
Un envoi en échec passe facilement inaperçu avant une échéance. Saisissez EVENING : l'assistant liste les fax en échec avec le motif, ou indique qu'il n'y en a aucun. Guide : Renvoyer un fax en échec explique la marche à suivre ensuite.
Vérification des fax en échec
Affichez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, avec le motif. S'il n'y en a aucun, dites-le. Si la vérification elle-même échoue, indiquez-le à la place. Ne renvoyez rien.
À connecter : Google Calendar
Si le connecteur Google Calendar est activé dans la même conversation, l'assistant peut ajouter à votre agenda la date de nouveau dépôt indiquée dans la réponse du comté. Il vous montre la modification et attend votre accord. Le bon fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Ajouter la date de nouveau dépôt
Lisez la réponse la plus récente du comté pour [application reference] et proposez un événement Google Calendar à la date de nouveau dépôt, exactement comme elle est écrite, intitulé [application reference] resubmit. Montrez-moi d'abord l'événement et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Les dates et exigences du permis relèvent de l'autorité. L'assistant les liste telles qu'elles figurent sur la page et ne calcule jamais une échéance à votre place.
- Un rapport de transmission atteste que le fax a été transmis. Ce n'est pas l'accusé de réception de l'autorité confirmant qu'elle a accepté le dossier.
- Ne laissez pas tourner une tâche récurrente qui envoie ou renvoie des dossiers sans qu'une personne valide chaque envoi.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Faxer un document signé, vérifier la remise d'un fax, rechercher et lire un fax reçu et renvoyer un fax en échec détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
