Ein kleines Unternehmen oder ein Buchhaltungsbüro erhält Rechnungen, Kontoauszüge, unterschriebene Formulare und Steuerunterlagen noch immer per Fax. Jemand muss jedes Dokument öffnen, die Zahlen erfassen und bei allen nachhaken, die ihre Unterlagen noch nicht geschickt haben. Wenn Claude oder ChatGPT per MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Ein Wort liefert die Morgenübersicht, ein weiteres liest Rechnungen in Hauptbuchzeilen ein, ein drittes zeigt, wer seine Unterlagen noch nicht geschickt hat, und ein Freitagswort fasst die Woche zusammen. Unten finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten und fiktiven Beteiligten.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Für die Prüfung auf fehlende Unterlagen sollten Sie eine Liste bereithalten, von wem Sie Unterlagen erwarten.
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren, wo möglich, Auftrags- oder Mandantencodes statt Namen.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Ihre empfangenen Faxe werden gelesen und zusammengefasst: worum es sich jeweils handelt, wie viele Seiten es sind und ob Handlungsbedarf besteht.
- Fax.Plus MCP: Rechnungen und Kontoauszüge werden in Zeilen eingelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeitsdatum, genau wie angegeben.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Zeilen gelangen nach Ihrer Freigabe in Ihr Hauptbuch oder in die Tabelle Ihres Steuerberaters.
- Fax.Plus MCP: Ihre Liste der erwarteten Absender wird mit den eingegangenen Faxen abgeglichen, und es wird angezeigt, wer noch fehlt.
- Fax.Plus MCP: Jedes Fax erhält nach Ihrer Freigabe seinen Mandanten- oder Lieferantencode als Kommentar.
- Optional, zum Beispiel Slack oder Gmail: Eine kurze Wochenzusammenfassung wird für Ihren Partner oder Ihr Team entworfen; Sie prüfen sie, bevor sie verschickt wird.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Fax-Butler“, damit ein Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt anlegen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Einen Fax-Schreibtisch mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT bei jedem Routinewort @FaxPlus ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für den Fax-Butler
Du bist mein Fax-Butler für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Bezeichne Mandanten und Lieferanten mit den Codes, die ich dir genannt habe, sofern ich einen genannt habe. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar oder einen Lesestatus, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Lies Beträge, Daten und Rechnungsnummern genau so ab, wie sie auf der Seite stehen, und sage es, wenn eine Angabe fehlt. Genehmige, bezahle oder beanstande niemals eine Rechnung und fordere mich nie dazu auf. 4) Lass Faxnummern weg, außer ich frage danach. 5) Sende, wiederhole oder lösche niemals ein Fax, es sei denn, ich verlange es in dieser Nachricht. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den aktuellen Stand, bevor du es erneut versuchst. Routinen: Führe eine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. MORNING: Zeige meine empfangenen Faxe der letzten 24 Stunden, je eines pro Zeile: Datum, Seitenzahl, worum es sich handelt und ob eine Aktion erforderlich ist. LEDGER: Lies die Rechnungen und Kontoauszüge unter meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag mit Währung, Fälligkeitsdatum; sage es, wenn ein Feld fehlt; ändere nichts. MISSING [list of expected senders]: Vergleiche meine empfangenen Faxe der letzten 30 Tage mit der Liste; sage zu jedem Namen, ob ein Fax eingegangen ist, mit Datum, und führe auf, wer noch fehlt; sage, was jede Seite zeigt, und rate nicht. TAG [code]: Füge den Code als Kommentar zu dem empfangenen Fax hinzu, auf das ich verweise, nachdem du mir die Änderung gezeigt und mein OK eingeholt hast. FRIDAY: Fasse die Woche zusammen: wie viele Faxe eingegangen sind, wie viele ich gesendet habe, welche nachverfolgt werden müssen, wer noch fehlt; schreibe es als kurze Nachricht, die ich prüfen kann; sende sie nicht.
MORNING: Was über Nacht eingegangen ist
Geben Sie MORNING ein. Beispielergebnis für drei simulierte Faxe: eine Rechnung eines Lieferanten (2 Seiten, Handlungsbedarf), ein unterschriebenes Mandatsschreiben, das ein Mandant zurückgeschickt hat (1 Seite, abgelegt), und eine Bankmitteilung (1 Seite, sollte angesehen werden). Der Assistent listet jedes Fax mit Datum, Seitenzahl und Inhalt auf. Beim Lesen wird nichts verändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Morgenübersicht
Zeige meine empfangenen Faxe der letzten 24 Stunden, je eines pro Zeile: Datum, Seitenzahl, worum es sich handelt und ob eine Aktion erforderlich ist. Ändere nichts.
LEDGER: Rechnungen in Zeilen
Geben Sie LEDGER ein. Beispielergebnis für zwei simulierte Rechnungen: Northwind Supply (fiktiv), Rechnung 10432, datiert auf den 8. Oktober 2026, 1.280,40 USD, fällig am 7. November 2026; Harbor Print (fiktiv), Rechnung 2207, datiert auf den 9. Oktober 2026, 342,00 USD, fällig am 8. November 2026. Die Zahlen werden genau so wiedergegeben wie auf der Seite. Prüfen Sie sie daher anhand des Originals, bevor sie in Ihre Buchhaltung übernommen werden.
Rechnungen in Zeilen
Lies die Rechnungen unter meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag mit Währung und Fälligkeitsdatum, genau so, wie sie geschrieben stehen. Sage es, wenn ein Feld fehlt. Ändere nichts.
MISSING: Wer seine Unterlagen noch nicht geschickt hat
Geben Sie MISSING zusammen mit Ihrer Liste ein. Der Assistent gleicht die Liste mit Ihren empfangenen Faxen ab und gibt für jeden Namen an, ob ein Fax eingegangen ist und wann. Er kann nur Faxe sehen, die über Fax.Plus eingegangen sind, nicht Dokumente, die auf anderem Weg eingetroffen sind.
Wer fehlt
Ich erwarte Dokumente von [name], [name] und [name]. Vergleiche meine empfangenen Faxe der letzten 30 Tage mit dieser Liste. Sage zu jedem Namen, ob ein Fax eingegangen ist, und nenne das Datum, und führe auf, wer noch fehlt. Sage, was jede Seite zeigt; rate nicht.
TAG: Beim Mandanten oder Lieferanten ablegen
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrem OK den Aktencode in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle wieder vor. Anleitung: Halten Sie Ihren Fax-Posteingang übersichtlich.
Mit einem Code kennzeichnen
Füge den Kommentar [client or supplier code] zu meinem neuesten empfangenen Fax hinzu. Zeige mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf mein OK. Lies es danach zur Bestätigung noch einmal vor.
FRIDAY: Die Wochenzusammenfassung
Geben Sie FRIDAY ein. Der Assistent verfasst eine kurze Zusammenfassung der Woche; Sie prüfen sie und senden sie selbst ab oder lassen sie von einem anderen Connector als Entwurf erstellen.
Wöchentliche Zusammenfassung
Fasse meine Fax-Woche zusammen: wie viele empfangene Faxe eingegangen sind, wie viele ich gesendet habe, bei welchen eine Nachverfolgung nötig ist und wer aus [list] noch fehlt. Formuliere es als kurze Nachricht, die ich prüfen kann. Sende nichts ab.
Verbinden Sie es: Google Sheets
Wenn der Google-Sheets-Connector im selben Chat aktiviert ist, kann der Assistent die per Fax eingehenden Rechnungen in Ihr Hauptbuch eintragen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihre Freigabe. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Rechnungen ins Hauptbuch
Lies die Rechnungen unter meinen neuesten empfangenen Faxen und füge jeweils eine Zeile in mein Google-Sheets-Hauptbuch [sheet name] ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag mit Währung, Fälligkeitsdatum, genau wie angegeben. Zeige mir die Zeilen zuerst und warte auf mein OK.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Reagieren Sie niemals auf eine Änderung von Bankdaten oder Zahlungsanweisungen, die per Fax eingeht, ohne sie telefonisch zu bestätigen – und zwar unter einer Nummer, die Sie bereits haben. Ein Fax ist kein Nachweis dafür, wer es gesendet hat.
- Der Assistent liest, was auf der Seite steht. Ob Sie eine Rechnung freigeben, bezahlen oder beanstanden, entscheiden Sie.
- Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie zuerst Ihre eigene Richtlinie zu Kundendaten.
- Prompts, die Ihre Datensätze ändern, fordern den Assistenten auf, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich um Freigabe bittet, hängt von seinen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung „Vorher fragen“.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Ein empfangenes Fax finden und lesen und Ihren Posteingang aufgeräumt halten behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
