Une petite entreprise ou un cabinet comptable reçoit encore des factures, des relevés, des formulaires signés et des documents fiscaux par fax. Il faut alors ouvrir chaque fax, saisir les montants et relancer ceux qui n'ont pas envoyé les leurs. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout cela devient une routine : un mot donne le récapitulatif du matin, un autre transforme les factures en lignes de registre, un troisième indique qui n'a pas envoyé ses documents, et un mot du vendredi rédige le bilan de la semaine. Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre, la configuration à faire une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des documents simulés et des parties fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Pour la vérification des documents manquants, préparez la liste des expéditeurs dont vous attendez des documents.
- Dans la mesure du possible, utilisez des codes de dossier ou de client plutôt que des noms dans les prompts et les commentaires.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : vos fax reçus sont lus et résumés : nature de chaque document, nombre de pages et nécessité d'une action.
- Fax.Plus MCP : les factures et relevés sont lus et transformés en lignes : fournisseur, numéro de facture, date, montant et échéance, exactement tels qu'ils sont écrits.
- Facultatif, par exemple Google Sheets : les lignes sont ajoutées à votre registre ou à la feuille de votre comptable, après votre accord.
- Fax.Plus MCP : votre liste d'expéditeurs attendus est comparée aux fax arrivés, et les expéditeurs manquants sont affichés.
- Fax.Plus MCP : chaque fax reçoit en commentaire le code de son client ou fournisseur, après votre accord.
- Facultatif, par exemple Slack ou Gmail : un court récapitulatif hebdomadaire est rédigé pour votre associé ou votre équipe ; vous le relisez avant son envoi.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Assistant fax », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un poste de travail fax avec l'IA. Dans ChatGPT, tapez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions de l'assistant fax
Vous êtes mon assistant fax pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les clients et les fournisseurs par les codes que je vous donne, lorsque j'en ai donné un. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, comme un commentaire ou un statut de lecture, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lisez les montants, les dates et les numéros de facture exactement comme ils sont écrits sur la page, et signalez-moi s'il en manque un. N'approuvez, ne payez et ne contestez jamais une facture, et ne me dites jamais de le faire. 4) Omettez les numéros de fax, sauf si je vous le demande. 5) N'envoyez, ne renvoyez et ne supprimez jamais un fax sauf si je vous le demande dans ce message. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez l'état actuel avant de réessayer. Routines, à lancer lorsque je tape leur nom. MORNING : affichez mes fax reçus au cours des dernières 24 heures, une ligne par fax : date, nombre de pages, nature du document, et nécessité ou non d'une action. LEDGER : lisez les factures et relevés parmi mes derniers fax reçus et présentez-les dans un seul tableau : fournisseur, numéro de facture, date de facture, montant avec devise, échéance ; signalez-moi s'il manque un champ ; ne modifiez rien. MISSING [liste des expéditeurs attendus] : comparez mes fax reçus au cours des 30 derniers jours avec la liste ; pour chaque nom, indiquez si un fax est arrivé, avec sa date, et listez ceux qui manquent encore ; indiquez ce que montre chaque page et ne devinez pas. TAG [code] : ajoutez le code en commentaire au fax reçu que je vous désigne, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord. FRIDAY : résumez la semaine : combien de fax sont arrivés, combien j'en ai envoyé, lesquels nécessitent un suivi, qui manque encore ; rédigez-le sous forme d'un court message que je peux relire ; ne l'envoyez pas.
MORNING : ce qui est arrivé pendant la nuit
Tapez MORNING. Exemple de résultat pour trois fax simulés : une facture d'un fournisseur (2 pages, action requise), une lettre de mission signée renvoyée par un client (1 page, classée) et un avis de la banque (1 page, à examiner). L'assistant liste chaque fax avec sa date, son nombre de pages et sa nature. Cette opération est en lecture seule. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Récapitulatif du matin
Affichez mes fax reçus au cours des dernières 24 heures, une ligne par fax : date, nombre de pages, nature du document et nécessité ou non d'une action. Ne modifiez rien.
LEDGER : les factures en lignes de registre
Tapez LEDGER. Exemple de résultat pour deux factures simulées : Northwind Supply (fictif), facture 10432, datée du 8 octobre 2026, 1 280,40 USD, échéance le 7 novembre 2026 ; Harbor Print (fictif), facture 2207, datée du 9 octobre 2026, 342,00 USD, échéance le 8 novembre 2026. Les montants sont reproduits exactement comme sur la page : vérifiez-les par rapport à l'original avant de les saisir dans votre comptabilité.
Factures en lignes de registre
Lisez les factures parmi mes derniers fax reçus et présentez-les dans un seul tableau : fournisseur, numéro de facture, date de facture, montant avec devise et échéance, exactement tels qu'ils sont écrits. Signalez-moi s'il manque un champ. Ne modifiez rien.
MISSING : qui n'a pas envoyé ses documents
Tapez MISSING suivi de votre liste. L'assistant compare la liste avec vos fax reçus et indique, pour chaque nom, si un fax est arrivé et à quelle date. Il ne peut voir que les fax reçus via Fax.Plus, pas les documents arrivés par un autre canal.
Qui manque
J'attends des documents de [name], [name] et [name]. Comparez mes fax reçus au cours des 30 derniers jours avec cette liste. Pour chacun, indiquez si un fax est arrivé et à quelle date, et listez ceux qui manquent encore. Indiquez ce que montre chaque page ; ne devinez pas.
TAG : classer sous le client ou le fournisseur
L'assistant indique quel fax il modifierait et, après votre accord, inscrit le code dans le commentaire, puis le relit. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Étiqueter avec un code
Ajoutez le commentaire [client or supplier code] à mon dernier fax reçu. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
FRIDAY : le récapitulatif hebdomadaire
Tapez FRIDAY. L'assistant rédige un court résumé de la semaine ; vous le relisez et l'envoyez vous-même, ou vous le faites rédiger par un autre connecteur.
Résumé hebdomadaire
Résumez ma semaine de fax : combien de fax reçus sont arrivés, combien j'en ai envoyé, lesquels nécessitent un suivi et qui manque encore dans [list]. Rédigez-le sous la forme d'un court message que je pourrai relire. N'envoyez rien.
Connexion : Google Sheets
Si le connecteur Google Sheets est activé dans la même conversation, l'assistant peut ajouter à votre registre les factures reçues par fax. Il vous montre la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Factures dans le registre
Lisez les factures parmi mes fax reçus les plus récents et ajoutez une ligne par facture à mon registre Google Sheets [sheet name] : fournisseur, numéro de facture, date de facture, montant avec la devise, date d'échéance, exactement comme indiqué. Montrez-moi d'abord les lignes et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Ne donnez jamais suite à un changement de coordonnées bancaires ou d'instructions de paiement reçu par fax sans l'avoir confirmé par téléphone, à un numéro que vous possédez déjà. Un fax ne prouve pas l'identité de son expéditeur.
- L'assistant lit ce que la page indique. C'est à vous de décider d'approuver, de payer ou de contester une facture.
- Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Consultez d'abord votre propre politique relative aux données clients.
- Les prompts qui modifient vos données demandent à l'assistant de vous montrer la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation ; veillez donc à laisser les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande une confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Rechercher et lire un fax reçu et garder votre boîte de réception bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et des vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
