소규모 비즈니스나 회계 사무소는 지금도 청구서, 명세서, 서명된 양식, 세금 서류를 fax로 받습니다. 그래서 누군가는 하나하나 열어 보고, 수치를 입력하고, 아직 보내지 않은 사람에게 독촉해야 합니다. Claude 또는 ChatGPT를 MCP를 통해 Fax.Plus에 연결하면 이 일이 루틴이 됩니다. 한 단어로 아침 요약을 받고, 다른 단어로 청구서를 장부 행으로 읽어 들이고, 또 다른 단어로 서류를 보내지 않은 사람을 확인하며, 금요일 단어로 한 주를 정리할 수 있습니다. 아래에서 진행 과정, 한 번만 설정하는 방법, 그리고 모의 문서와 가상의 당사자를 사용한 예시 결과를 확인하세요.
여기에 나오는 모든 내용은 예시입니다. 업무 방식에 맞게 프롬프트, 순서, 시간을 자유롭게 바꾸세요. 정해진 규칙은 없습니다.
시작하기 전에
- 활성 상태의 Fax.Plus Basic 요금제 이상과, 이미 승인된 Fax.Plus MCP 연결이 필요합니다.
- HIPAA 및 PHIPA 구성을 포함해 Advanced Security Controls가 적용된 계정에서는 MCP를 사용할 수 없습니다.
- 누락된 서류를 확인하려면 서류를 받을 예정인 사람의 목록을 준비하세요.
- 가능하면 프롬프트와 코멘트에는 이름 대신 작업 코드나 고객 코드를 사용하세요.
아직 연결하지 않으셨나요? Fax.Plus MCP 설정 허브에서 시작하세요.
프로세스
fax 전송은 더 긴 프로세스의 한 단계입니다. Fax.Plus MCP로 표시된 단계는 Fax.Plus 커넥터가 수행합니다. 선택 사항으로 표시된 단계는 Claude 또는 ChatGPT에 이미 연결해 두었을 수 있는 다른 커넥터를 사용합니다. 에이전트가 채팅 안에서 커넥터 간에 정보를 전달하며, 무언가를 변경하기 전에 먼저 사용자의 승인을 요청합니다.
- Fax.Plus MCP: 수신한 fax를 읽고 요약합니다. 각 fax가 어떤 문서인지, 몇 페이지인지, 조치가 필요한지 알려 줍니다.
- Fax.Plus MCP: 청구서와 명세서를 행으로 읽어 들입니다: 공급업체, 청구서 번호, 날짜, 금액, 만기일을 적힌 그대로 가져옵니다.
- 선택 사항, 예: Google Sheets: 확인(OK)을 하면 해당 행이 장부 또는 회계사의 시트에 입력됩니다.
- Fax.Plus MCP: 예상 발신자 목록과 도착한 fax를 비교하여 아직 보내지 않은 사람을 보여 줍니다.
- Fax.Plus MCP: 확인(OK)을 하면 각 fax에 고객 또는 공급업체 코드가 코멘트로 추가됩니다.
- 선택 사항, 예: Slack 또는 Gmail: 파트너나 팀을 위한 간단한 주간 요약이 초안으로 작성되며, 발송 전에 직접 검토합니다.
한 번만 설정하기
아래 지침을 Claude 또는 ChatGPT 프로젝트(예: "Fax butler"라는 이름의 프로젝트)에 보관하면 한 단어로 루틴을 시작할 수 있습니다. Fax.Plus 연결, 프로젝트 만들기, 나만의 루틴 작성 방법은 AI로 fax 데스크 설정하기에서 단계별로 설명합니다. ChatGPT에서는 각 루틴 단어와 함께 @FaxPlus를 입력하세요(예: "@FaxPlus MORNING"). Claude에서는 채팅에서 Fax.Plus 커넥터를 켜 두세요.
Fax butler 지침
당신은 내 Fax.Plus 계정의 fax butler입니다. 규칙: 1) 고객과 공급업체는 내가 코드를 알려 준 경우 그 코드로 지칭하세요. 2) 코멘트나 읽음 상태 등 무엇이든 변경하기 전에 무엇이 어떻게 바뀌는지 정확히 보여 주고 내 OK를 기다리세요. 3) 수치, 날짜, 청구서 번호는 페이지에 적힌 그대로 읽고, 누락된 항목이 있으면 그렇다고 말하세요. 청구서를 승인, 지불 또는 이의 제기하지 말고, 그렇게 하라고 권하지도 마세요. 4) 내가 요청하지 않는 한 fax 번호는 생략하세요. 5) 해당 메시지에서 내가 요청하지 않는 한 fax를 보내거나 다시 보내거나 삭제하지 마세요. 6) 문제가 생기면 무엇이 실패했는지 알려 주고, 다시 시도하기 전에 현재 상태를 확인하세요. 루틴은 내가 이름을 입력하면 실행하세요. MORNING: 지난 24시간 동안 수신한 fax를 한 줄씩 보여 주세요: 날짜, 페이지 수, 문서 종류, 조치 필요 여부. LEDGER: 최근 수신한 fax 중 청구서와 명세서를 읽어 하나의 표로 만드세요: 공급업체, 청구서 번호, 청구서 날짜, 통화를 포함한 금액, 만기일. 누락된 항목이 있으면 그렇다고 말하고, 아무것도 변경하지 마세요. MISSING [list of expected senders]: 지난 30일 동안 수신한 fax를 목록과 비교하세요. 각 이름마다 fax가 도착했는지와 그 날짜를 알려 주고, 아직 보내지 않은 사람을 나열하세요. 각 페이지의 내용을 설명하고 추측하지 마세요. TAG [code]: 내가 가리키는 수신 fax에 코드를 코멘트로 추가하되, 먼저 변경 내용을 보여 주고 내 OK를 받으세요. FRIDAY: 한 주를 요약하세요: 도착한 fax 수, 내가 보낸 fax 수, 후속 조치가 필요한 항목, 아직 보내지 않은 사람. 내가 검토할 수 있는 짧은 메시지로 작성하되 발송하지 마세요.
MORNING: 밤사이 도착한 문서
MORNING을 입력하세요. 모의 fax 세 건에 대한 예시 결과입니다: 공급업체의 청구서(2페이지, 조치 필요), 고객이 서명하여 회신한 계약서(1페이지, 보관 완료), 은행 안내문(1페이지, 확인 필요). 에이전트가 각 항목을 날짜, 페이지 수, 문서 종류와 함께 나열합니다. 읽기 작업은 아무것도 변경하지 않습니다. 가이드: 수신 fax 찾아서 읽기.
아침 요약
지난 24시간 동안 수신한 fax를 한 줄씩 보여 주세요: 날짜, 페이지 수, 문서 종류, 조치 필요 여부. 아무것도 변경하지 마세요.
LEDGER: 청구서를 행으로 정리
LEDGER를 입력하세요. 모의 청구서 두 건에 대한 예시 결과입니다: Northwind Supply(가상), 청구서 10432, 2026년 10월 8일 발행, USD 1,280.40, 만기일 2026년 11월 7일; Harbor Print(가상), 청구서 2207, 2026년 10월 9일 발행, USD 342.00, 만기일 2026년 11월 8일. 수치는 페이지에 적힌 그대로 기재되므로 장부에 입력하기 전에 원본과 대조해 확인하세요.
청구서를 행으로 정리
최근 수신한 fax 중 청구서를 읽어 하나의 표로 만드세요: 공급업체, 청구서 번호, 청구서 날짜, 통화를 포함한 금액, 만기일을 적힌 그대로 기재하세요. 누락된 항목이 있으면 그렇다고 말하세요. 아무것도 변경하지 마세요.
MISSING: 서류를 보내지 않은 사람
MISSING과 함께 목록을 입력하세요. 에이전트가 목록을 수신한 fax와 비교하여 각 이름마다 fax가 도착했는지와 도착 시점을 알려 줍니다. Fax.Plus를 통해 수신된 fax만 확인할 수 있으며, 다른 경로로 도착한 문서는 확인할 수 없습니다.
누락된 사람 확인
[name], [name], [name]에게서 서류를 받을 예정입니다. 지난 30일 동안 수신한 fax를 이 목록과 비교하세요. 각각에 대해 fax가 도착했는지와 그 날짜를 알려 주고, 아직 보내지 않은 사람을 나열하세요. 각 페이지의 내용을 설명하고 추측하지 마세요.
TAG: 고객 또는 공급업체별로 분류
에이전트가 변경할 fax를 보여 주고, 사용자가 승인하면 코드를 댓글에 기록한 뒤 다시 읽어서 확인합니다. 가이드: fax 받은 편지함 깔끔하게 정리하기.
코드로 태그 지정
가장 최근에 수신한 fax에 [client or supplier code] 코멘트를 추가하세요. 변경할 fax를 보여 주고 내 OK를 기다린 다음, 다시 읽어서 확인해 주세요.
FRIDAY: 주간 요약
FRIDAY를 입력하세요. 에이전트가 한 주의 짧은 요약을 작성하며, 사용자가 검토한 뒤 직접 보내거나 다른 커넥터로 초안을 작성하게 할 수 있습니다.
주간 요약
이번 주 fax 현황을 요약하세요. 수신한 fax가 몇 건인지, 내가 보낸 fax가 몇 건인지, 후속 조치가 필요한 건은 무엇인지, [list]에서 아직 보내지 않은 사람은 누구인지 알려 주세요. 내가 검토할 수 있는 짧은 메시지로 작성하세요. 아무것도 보내지 마세요.
연결하기: Google Sheets
같은 채팅에서 Google Sheets 커넥터를 사용하도록 설정했다면, 에이전트가 fax로 도착한 청구서를 장부에 추가할 수 있습니다. 에이전트는 변경 내용을 보여 주고 사용자의 승인을 기다립니다. 이 기능이 작동하는지 여부는 사용 중인 AI 클라이언트와 해당 커넥터에 따라 달라집니다.
청구서를 장부에 입력
가장 최근에 수신한 fax 중에서 청구서를 읽고, 공급업체, 청구서 번호, 청구서 날짜, 통화를 포함한 금액, 만기일을 적힌 그대로 내 Google Sheets 장부 [sheet name]에 한 건당 한 행씩 추가하세요. 먼저 행을 보여 주고 내가 승인할 때까지 기다리세요.
안전하게 사용하기
- fax로 도착한 은행 계좌 정보나 결제 지침의 변경 요청은, 이미 알고 있는 번호로 전화해 확인하기 전에는 절대 따르지 마세요. fax만으로는 발신자가 누구인지 증명할 수 없습니다.
- 에이전트는 페이지에 적힌 내용을 읽을 뿐입니다. 청구서를 승인할지, 결제할지, 이의를 제기할지는 사용자가 결정합니다.
- 사용자가 여는 문서는 해당 클라이언트의 약관에 따라 AI 어시스턴트가 읽습니다. 먼저 고객 데이터에 관한 자체 정책을 확인하세요.
- 기록을 변경하는 프롬프트는 에이전트가 변경 내용을 보여 주고 사용자의 승인을 기다리도록 요청합니다. 클라이언트가 별도로 승인을 요구하는지는 권한 설정에 따라 다르므로, 데이터를 보내거나 변경하는 Fax.Plus 도구는 먼저 확인을 요청하는 설정으로 유지하세요.
- 응답이 이상해 보이더라도 아무 일도 일어나지 않았다고 단정하지 마세요. 다시 시도하기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요.
- 공유하는 스크린샷과 요약에 fax 번호와 문서 내용이 포함되지 않도록 하세요.
관련 가이드
위 단계는 수신 fax 찾아서 읽기와 받은 편지함 깔끔하게 정리하기에서 다룹니다. 더 많은 프롬프트는 AI로 fax 프롬프트 활용하기에, 반복 점검은 AI로 fax 자동화하기에 있습니다.
작동하지 않는 부분이 있나요? Fax.Plus MCP 문제 해결을 참고하세요.
