Een klein bedrijf of een boekhoudkantoor ontvangt nog steeds facturen, afschriften, ondertekende formulieren en belastingpapieren per fax, en iemand moet ze stuk voor stuk openen, de bedragen invoeren en degenen achtervolgen die hun documenten nog niet hebben gestuurd. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een vaste routine: met één woord krijgt u het ochtendoverzicht, met een ander worden facturen ingelezen als grootboekregels, met een derde ziet u wie zijn documenten nog niet heeft gestuurd, en met een vrijdagwoord wordt de week samengevat. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde documenten en fictieve partijen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Zorg voor de controle op ontbrekende documenten voor een lijst van wie u documenten verwacht.
- Gebruik waar mogelijk opdracht- of klantcodes in plaats van namen in prompts en opmerkingen.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: uw ontvangen faxen worden gelezen en samengevat: wat elke fax is, hoeveel pagina's, en of er actie nodig is.
- Fax.Plus MCP: facturen en afschriften worden ingelezen als regels: leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en vervaldatum, precies zoals geschreven.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Sheets: de regels gaan na uw akkoord naar uw grootboek of het spreadsheet van uw boekhouder.
- Fax.Plus MCP: uw lijst met verwachte afzenders wordt vergeleken met wat is binnengekomen, en wie nog ontbreekt wordt getoond.
- Fax.Plus MCP: elke fax krijgt na uw akkoord zijn klant- of leverancierscode als opmerking.
- Optioneel, bijvoorbeeld Slack of Gmail: er wordt een korte weeksamenvatting voor uw partner of team opgesteld; u controleert die voordat hij wordt verstuurd.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld een met de naam „Fax butler”, zodat één woord een routine start. Fax.Plus koppelen, het Project aanmaken en uw eigen routines schrijven worden stap voor stap uitgelegd in Een faxbureau met KI inrichten. Typ in ChatGPT bij elk routinewoord @FaxPlus, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector aan staan voor de chat.
Instructies voor de faxbutler
U bent mijn faxbutler voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar klanten en leveranciers met de codes die ik u geef, waar ik er een heb gegeven. 2) Laat me voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking of een leesstatus, precies zien wat er verandert en wacht op mijn akkoord. 3) Lees bedragen, datums en factuurnummers precies zoals ze op de pagina staan en meld het als er een ontbreekt. Keur nooit een factuur goed, betaal of betwist hem nooit en zeg ook nooit dat ik dat moet doen. 4) Laat faxnummers weg tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur, verstuur opnieuw of verwijder nooit een fax, tenzij ik dat in dat bericht vraag. 6) Als er iets mislukt, vertel me wat er mislukte en controleer de actuele situatie voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er een uit wanneer ik de naam typ. MORNING: toon mijn ontvangen faxen van de afgelopen 24 uur, één regel per fax: datum, pagina's, wat het is en of er actie nodig is. LEDGER: lees de facturen en afschriften onder mijn nieuwste ontvangen faxen in één tabel: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedrag met valuta, vervaldatum; meld het als een veld ontbreekt; wijzig niets. MISSING [list of expected senders]: vergelijk mijn ontvangen faxen van de afgelopen 30 dagen met de lijst; zeg bij elke naam of er een fax is binnengekomen, met de datum, en noem wie nog ontbreekt; zeg wat elke pagina toont en gok niet. TAG [code]: voeg de code als opmerking toe aan de ontvangen fax waarnaar ik verwijs, nadat u me de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen. FRIDAY: vat de week samen: hoeveel faxen er binnenkwamen, hoeveel ik er verstuurde, welke opvolging nodig hebben, wie nog ontbreekt; schrijf het als een kort bericht dat ik kan nakijken; verstuur het niet.
MORNING: wat er 's nachts is binnengekomen
Typ MORNING. Voorbeeldresultaat voor drie gesimuleerde faxen: een factuur van een leverancier (2 pagina's, actie nodig), een ondertekende opdrachtbevestiging terug van een klant (1 pagina, gearchiveerd) en een bankbericht (1 pagina, even bekijken). De assistent toont elke fax met datum, pagina's en wat het is. Lezen is alleen-lezen. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Ochtendoverzicht
Toon mijn ontvangen faxen van de afgelopen 24 uur, één regel per fax: datum, aantal pagina's, wat het is en of er actie nodig is. Wijzig niets.
LEDGER: facturen in regels
Typ LEDGER. Voorbeeldresultaat voor twee gesimuleerde facturen: Northwind Supply (fictief), factuur 10432, gedateerd 8 oktober 2026, USD 1.280,40, te betalen vóór 7 november 2026; Harbor Print (fictief), factuur 2207, gedateerd 9 oktober 2026, USD 342,00, te betalen vóór 8 november 2026. De bedragen staan precies zoals op de pagina, dus controleer ze aan de hand van het origineel voordat ze in uw boekhouding komen.
Facturen in regels
Lees de facturen onder mijn nieuwste ontvangen faxen in één tabel: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedrag met valuta en vervaldatum, precies zoals geschreven. Meld het als een veld ontbreekt. Wijzig niets.
MISSING: wie heeft zijn documenten niet gestuurd
Typ MISSING met uw lijst. De assistent vergelijkt de lijst met uw ontvangen faxen en zegt bij elke naam of er een fax is binnengekomen en wanneer. Hij ziet alleen faxen die via Fax.Plus zijn binnengekomen, geen documenten die langs een andere weg zijn aangekomen.
Wie ontbreekt er
Ik verwacht documenten van [name], [name] en [name]. Vergelijk mijn ontvangen faxen van de afgelopen 30 dagen met deze lijst. Zeg bij elk of er een fax is binnengekomen en wat de datum is, en noem wie nog ontbreekt. Zeg wat elke pagina toont; gok niet.
TAG: archiveer onder de klant of leverancier
De assistent toont welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de code in de opmerking, waarna hij deze terugleest ter controle. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Taggen met een code
Voeg de opmerking [client or supplier code] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax. Laat me zien welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord, lees het daarna terug ter bevestiging.
FRIDAY: de weeksamenvatting
Typ FRIDAY. De assistent schrijft een korte samenvatting van de week; u controleert die en verstuurt hem zelf, of laat een andere connector een concept opstellen.
Weeksamenvatting
Vat mijn faxweek samen: hoeveel ontvangen faxen er zijn binnengekomen, hoeveel ik heb verzonden, welke opvolging nodig hebben en wie er nog ontbreekt uit [list]. Schrijf het als een kort bericht dat ik kan nalezen. Verstuur niets.
Koppel het: Google Sheets
Als u de Google Sheets-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent de facturen die per fax binnenkomen aan uw grootboek toevoegen. Hij toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Facturen in het grootboek
Lees de facturen onder mijn nieuwste ontvangen faxen en voeg voor elke factuur één rij toe aan mijn Google Sheets-grootboek [sheet name]: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedrag met valuta, vervaldatum, precies zoals geschreven. Toon me eerst de rijen en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Handel nooit op basis van een wijziging van bankgegevens of betaalinstructies die per fax binnenkomt zonder die telefonisch te bevestigen via een nummer dat u al hebt. Een fax is geen bewijs van wie hem heeft verstuurd.
- De assistent leest wat er op de pagina staat. Of u een factuur goedkeurt, betaalt of betwist, is uw beslissing.
- Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen volgens de voorwaarden van die client. Controleer eerst uw eigen beleid voor klantgegevens.
- Prompts die uw gegevens wijzigen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de machtigingsinstellingen. Houd de Fax.Plus-tools die gegevens verzenden of wijzigen daarom ingesteld op eerst vragen.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ontvangen fax zoeken en lezen en uw postvak netjes houden behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Faxprompts met KI, terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
