Küçük bir işletme ya da muhasebe bürosu hâlâ faturaları, ekstreleri, imzalı formları ve vergi evraklarını fax ile alıyor; birinin her birini açması, rakamları girmesi ve evraklarını göndermemiş olanların peşine düşmesi gerekiyor. Claude veya ChatGPT, MCP aracılığıyla Fax.Plus'a bağlandığında bu bir rutine dönüşür: bir sözcük size sabah özetini verir, bir diğeri faturaları defter satırlarına okur, üçüncüsü belgelerini kimlerin göndermediğini gösterir, Cuma sözcüğü ise haftayı özetler. Aşağıda süreç, bir kez nasıl kurulacağı ve simüle edilmiş belgeler ile kurgusal taraflarla örnek sonuçlar yer alıyor.
Buradaki her şey bir örnektir. İstemleri, sırayı ve zamanlamayı çalışma biçiminize göre değiştirin; hiçbir şey kesin değildir.
Başlamadan önce
- Etkin bir Fax.Plus Basic planına veya daha üst bir plana ve yetkilendirilmiş mevcut bir Fax.Plus MCP bağlantısına sahip olun.
- MCP, HIPAA ve PHIPA yapılandırmaları dahil Advanced Security Controls kullanan hesaplarda kullanılamaz.
- Eksik belge kontrolü için, kimden belge beklediğinizi gösteren bir listeniz olsun.
- Mümkün olduğunda istemlerde ve yorumlarda isim yerine iş veya müşteri kodları kullanın.
Henüz bağlanmadınız mı? Fax.Plus MCP kurulum merkezi ile başlayın.
Süreç
Faks göndermek, daha uzun bir sürecin yalnızca bir adımıdır. Fax.Plus MCP olarak işaretlenen adımlar Fax.Plus bağlayıcısı tarafından yapılır. İsteğe bağlı olarak işaretlenen adımlar, Claude veya ChatGPT'de zaten kullanıyor olabileceğiniz başka bir bağlayıcıyı kullanır; asistan bilgiyi sohbet içinde bunlar arasında taşır ve herhangi bir şeyi değiştirmeden önce onayınızı ister.
- Fax.Plus MCP: aldığınız fax'lar okunur ve özetlenir: her birinin ne olduğu, kaç sayfa olduğu ve işlem gerektirip gerektirmediği.
- Fax.Plus MCP: faturalar ve ekstreler satırlara okunur: tedarikçi, fatura numarası, tarih, tutar ve son ödeme tarihi, aynen yazıldığı gibi.
- İsteğe bağlı, örneğin Google Sheets: satırlar, onayınızdan sonra defterinize veya muhasebecinizin tablosuna aktarılır.
- Fax.Plus MCP: beklenen gönderenler listeniz gelenlerle karşılaştırılır ve hâlâ eksik olanlar gösterilir.
- Fax.Plus MCP: her fax'a, onayınızdan sonra müşteri veya tedarikçi kodu yorum olarak eklenir.
- İsteğe bağlı, örneğin Slack veya Gmail: ortağınız veya ekibiniz için kısa bir haftalık özet taslağı hazırlanır; gönderilmeden önce siz gözden geçirirsiniz.
Bir kez kurun
Aşağıdaki talimatları bir Claude veya ChatGPT Projesinde, örneğin “Fax kâhyası” adlı bir Projede saklayın; böylece tek bir sözcük bir rutini başlatır. Fax.Plus'ı bağlamak, Projeyi oluşturmak ve kendi rutinlerinizi yazmak YZ ile fax masası kurma rehberinde adım adım anlatılmıştır. ChatGPT'de her rutin sözcüğüyle birlikte @FaxPlus yazın, örneğin “@FaxPlus MORNING”. Claude'da sohbet boyunca Fax.Plus bağlayıcısını açık tutun.
Fax kâhyası talimatları
Fax.Plus hesabım için fax kâhyamsınız. Kurallar: 1) Bir kod verdiğim müşterilerden ve tedarikçilerden bahsederken verdiğim kodları kullanın. 2) Yorum veya okundu durumu gibi herhangi bir şeyi değiştirmeden önce tam olarak neyin değişeceğini gösterin ve onayımı bekleyin. 3) Rakamları, tarihleri ve fatura numaralarını sayfada yazdığı gibi okuyun; biri eksikse bunu belirtin. Hiçbir faturayı asla onaylamayın veya ödemeyin, hiçbir faturaya itiraz etmeyin ve bana da bunu söylemeyin. 4) Ben istemedikçe fax numaralarını yazmayın. 5) Aynı mesajda istemedikçe hiçbir fax'ı göndermeyin, yeniden göndermeyin veya silmeyin. 6) Bir şey başarısız olursa neyin başarısız olduğunu söyleyin ve yeniden denemeden önce güncel durumu kontrol edin. Rutinler: adını yazdığımda ilgili rutini çalıştırın. MORNING: son 24 saatte aldığım fax'ları her biri tek satır olacak şekilde gösterin: tarih, sayfa sayısı, ne olduğu ve işlem gerektirip gerektirmediği. LEDGER: en yeni aldığım fax'lar arasındaki faturaları ve ekstreleri tek bir tabloya okuyun: tedarikçi, fatura numarası, fatura tarihi, para birimiyle tutar, son ödeme tarihi; bir alan eksikse bunu belirtin; hiçbir şeyi değiştirmeyin. MISSING [list of expected senders]: son 30 günde aldığım fax'ları listeyle karşılaştırın; her isim için bir fax gelip gelmediğini, geldiyse tarihini söyleyin ve hâlâ eksik olanları listeleyin; her sayfanın ne gösterdiğini belirtin ve tahmin yürütmeyin. TAG [code]: işaret ettiğim alınan fax'a, değişikliği gösterip onayımı aldıktan sonra kodu yorum olarak ekleyin. FRIDAY: haftayı özetleyin: kaç fax geldi, kaç tane gönderdim, hangilerinin takibi gerekiyor, kim hâlâ eksik; bunu gözden geçirebileceğim kısa bir mesaj olarak yazın; göndermeyin.
MORNING: gece boyunca gelenler
MORNING yazın. Üç simüle edilmiş fax için örnek sonuç: bir tedarikçiden gelen fatura (2 sayfa, işlem gerekiyor), bir müşteriden geri gelen imzalı hizmet sözleşmesi (1 sayfa, dosyalandı) ve bir banka bildirimi (1 sayfa, göz atılması gerekiyor). Asistan her birini tarih, sayfa sayısı ve ne olduğuyla listeler. Okuma salt okunurdur. Rehber: Alınan bir fax'ı bulma ve okuma.
Sabah özeti
Son 24 saatte aldığım fax'ları her biri tek satır olacak şekilde gösterin: tarih, sayfa sayısı, ne olduğu ve işlem gerektirip gerektirmediği. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
LEDGER: faturalar satırlara
LEDGER yazın. İki simüle edilmiş fatura için örnek sonuç: Northwind Supply (kurgusal), fatura 10432, tarih 8 Ekim 2026, 1.280,40 USD, son ödeme 7 Kasım 2026; Harbor Print (kurgusal), fatura 2207, tarih 9 Ekim 2026, 342,00 USD, son ödeme 8 Kasım 2026. Rakamlar sayfada yazdığı gibi aynen yazılır; bu yüzden defterlerinize işlenmeden önce orijinalle karşılaştırarak kontrol edin.
Faturalar satırlara
En yeni aldığım fax'lar arasındaki faturaları, aynen yazıldığı gibi tek bir tabloya okuyun: tedarikçi, fatura numarası, fatura tarihi, para birimiyle tutar ve son ödeme tarihi. Bir alan eksikse bunu belirtin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
MISSING: belgelerini kimler göndermedi
MISSING yazıp listenizi ekleyin. Asistan listeyi aldığınız fax'larla karşılaştırır ve her isim için bir fax gelip gelmediğini ve ne zaman geldiğini söyler. Yalnızca Fax.Plus üzerinden gelen fax'ları görebilir; başka bir yoldan ulaşan belgeleri göremez.
Kimler eksik
[name], [name] ve [name] kişilerinden belge bekliyorum. Son 30 günde aldığım fax'ları bu listeyle karşılaştırın. Her biri için bir fax gelip gelmediğini ve tarihini söyleyin, hâlâ eksik olanları listeleyin. Her sayfanın ne gösterdiğini belirtin; tahmin yürütmeyin.
TAG: müşteri veya tedarikçi altına dosyalayın
Asistan hangi faksta değişiklik yapacağını gösterir, onayınızdan sonra kodu yorum olarak yazar ve ardından geri okuyarak doğrular. Kılavuz: Faks gelen kutunuzu düzenli tutun.
Kodla etiketleyin
En yeni aldığım fax'a [client or supplier code] yorumunu ekleyin. Hangi fax'ı değiştireceğinizi gösterin ve onayımı bekleyin, ardından doğrulamak için fax'ı geri okuyun.
FRIDAY: haftalık özet
FRIDAY yazın. Asistan haftanın kısa bir özetini hazırlar; siz gözden geçirip kendiniz gönderirsiniz veya başka bir bağlayıcıya taslak olarak hazırlatırsınız.
Haftalık özet
Fax haftamı özetleyin: kaç adet alınan fax geldi, kaç tane gönderdim, hangileri takip gerektiriyor ve [list] içinden kimler hâlâ eksik. Bunu gözden geçirebileceğim kısa bir mesaj olarak yazın. Hiçbir şey göndermeyin.
Bağlayın: Google Sheets
Aynı sohbette Google Sheets bağlayıcısı etkinse asistan, fax ile gelen faturaları defterinize ekleyebilir. Değişikliği size gösterir ve onayınızı bekler. Bunun çalışıp çalışmadığı YZ istemcinize ve ilgili bağlayıcıya bağlıdır.
Faturalar deftere
En yeni alınan fax'larım arasındaki faturaları okuyun ve her biri için Google Sheets defterime [sheet name] bir satır ekleyin: tedarikçi, fatura numarası, fatura tarihi, para birimiyle birlikte tutar, son ödeme tarihi; hepsi tam olarak yazıldığı gibi olsun. Önce satırları bana gösterin ve onayımı bekleyin.
Güvende tutun
- Fax ile gelen banka bilgisi veya ödeme talimatı değişikliği için, elinizde zaten bulunan bir numaradan telefonla doğrulama yapmadan asla işlem yapmayın. Bir fax, göndereni kanıtlamaz.
- Asistan, sayfada yazanı okur. Bir faturayı onaylamak, ödemek veya faturaya itiraz etmek sizin kararınızdır.
- Açtığınız belgeler, YZ asistanınız tarafından ilgili istemcinin koşulları kapsamında okunur. Önce müşteri verilerine ilişkin kendi politikanızı kontrol edin.
- Kayıtlarınızı değiştiren istemler, asistandan değişikliği size göstermesini ve onayınızı beklemesini ister. İstemcinizin de onay isteyip istemeyeceği izin ayarlarına bağlıdır; bu nedenle veri gönderen veya değiştiren Fax.Plus araçlarını önce sormaya ayarlı tutun.
- Bir yanıt yanlış görünüyorsa hiçbir şey olmadığını varsaymayın. Yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin.
- Faks numaralarını ve belge içeriklerini paylaştığınız ekran görüntülerinin ve özetlerin dışında tutun.
İlgili kılavuzlar
Alınan bir fax'ı bulma ve okuma ile gelen kutunuzu düzenli tutma yukarıdaki adımları kapsar. Daha fazla istem YZ ile Fax İstemleri sayfasında, yinelenen kontroller ise YZ ile Fax Otomasyonu sayfasındadır.
Bir şey mi çalışmıyor? Fax.Plus MCP sorun giderme sayfasına bakın.
