Uma pequena empresa ou um gabinete de contabilidade ainda recebe faturas, extratos, formulários assinados e documentos fiscais por fax, e alguém tem de abrir cada um, introduzir os valores e insistir com quem ainda não enviou os seus. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra dá-lhe o resumo matinal, outra lê as faturas para linhas do registo, uma terceira mostra quem ainda não enviou os seus documentos, e uma palavra de sexta-feira redige o resumo da semana. Abaixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados e entidades fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Para a verificação de documentos em falta, tenha uma lista das pessoas ou entidades de quem espera documentos.
- Use códigos de trabalho ou de cliente, e não nomes, nas instruções e nos comentários sempre que possível.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: os seus fax recebidos são lidos e resumidos: o que é cada um, quantas páginas tem e se requer ação.
- Fax.Plus MCP: as faturas e os extratos são lidos para linhas: fornecedor, número da fatura, data, montante e data de vencimento, exatamente como estão escritos.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: as linhas passam para o seu registo ou para a folha do seu contabilista, depois de dar o seu OK.
- Fax.Plus MCP: a sua lista de remetentes esperados é comparada com o que chegou e é mostrado quem ainda falta.
- Fax.Plus MCP: cada fax recebe o respetivo código de cliente ou de fornecedor como comentário, depois de dar o seu OK.
- Opcional, por exemplo Slack ou Gmail: é redigido um breve resumo semanal para o seu sócio ou equipa; reveja-o antes de ser enviado.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto de Claude ou de ChatGPT, por exemplo com o nome „Mordomo de fax“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas é explicado passo a passo em Configurar uma central de fax com IA. No ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. No Claude, mantenha o conector de Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções do mordomo de fax
És o meu mordomo de fax para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refere-te aos clientes e fornecedores pelos códigos que te der, quando te tiver dado um. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário ou um estado de leitura, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda o meu OK. 3) Lê os valores, as datas e os números de fatura exatamente como estão escritos na página e diz-me se algum estiver em falta. Nunca aproves, pagues ou contestes uma fatura e nunca me digas para o fazer. 4) Omite os números de fax, a menos que eu os peça. 5) Nunca envies, reenvies ou elimines um fax, a menos que eu o peça nessa mesma mensagem. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica o estado atual antes de tentares de novo. Rotinas: executa uma quando eu escrever o respetivo nome. MORNING: mostra os meus fax recebidos nas últimas 24 horas, uma linha por fax: data, páginas, o que é e se requer ação. LEDGER: lê as faturas e os extratos entre os meus fax recebidos mais recentes para uma só tabela: fornecedor, número da fatura, data da fatura, montante com moeda, data de vencimento; diz se algum campo estiver em falta; não alteres nada. MISSING [list of expected senders]: compara os meus fax recebidos nos últimos 30 dias com a lista; para cada nome, diz se chegou um fax, com a respetiva data, e indica quem ainda falta; diz o que cada página mostra e não adivinhes. TAG [code]: adiciona o código como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrares a alteração e de obteres o meu OK. FRIDAY: resume a semana: quantos fax chegaram, quantos enviei, quais requerem seguimento, quem ainda falta; escreve-o como uma mensagem curta que eu possa rever; não a envies.
MORNING: o que chegou durante a noite
Escreva MORNING. Exemplo de resultado para três fax simulados: uma fatura de um fornecedor (2 páginas, requer ação), uma carta de contratação assinada devolvida por um cliente (1 página, arquivada) e um aviso do banco (1 página, convém ver). O assistente lista cada um com data, páginas e o que é. A leitura não altera nada. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Resumo matinal
Mostra os meus fax recebidos nas últimas 24 horas, uma linha por fax: data, número de páginas, o que é e se requer ação. Não alteres nada.
LEDGER: faturas em linhas
Escreva LEDGER. Exemplo de resultado para duas faturas simuladas: Northwind Supply (fictício), fatura 10432, com data de 8 de outubro de 2026, 1280,40 USD, com vencimento a 7 de novembro de 2026; Harbor Print (fictício), fatura 2207, com data de 9 de outubro de 2026, 342,00 USD, com vencimento a 8 de novembro de 2026. Os valores são escritos exatamente como na página, por isso confira-os com o original antes de entrarem na sua contabilidade.
Faturas em linhas
Lê as faturas entre os meus fax recebidos mais recentes para uma só tabela: fornecedor, número da fatura, data da fatura, montante com moeda e data de vencimento, exatamente como estão escritos. Diz se algum campo estiver em falta. Não alteres nada.
MISSING: quem não enviou os seus documentos
Escreva MISSING com a sua lista. O assistente compara a lista com os seus fax recebidos e indica, para cada nome, se chegou um fax e quando. Só consegue ver os fax que entraram através de Fax.Plus, não os documentos que chegaram por outra via.
Quem está em falta
Espero documentos de [name], [name] e [name]. Compara os meus fax recebidos nos últimos 30 dias com esta lista. Para cada um, diz se chegou um fax e a respetiva data, e indica quem ainda falta. Diz o que cada página mostra; não adivinhes.
TAG: arquivar por cliente ou fornecedor
O assistente mostra que fax alteraria e, após a sua confirmação, escreve o código no comentário e volta a lê-lo. Guia: Mantenha a sua caixa de entrada de faxes organizada.
Etiquetar com um código
Adiciona o comentário [client or supplier code] ao meu fax recebido mais recente. Mostra-me qual fax vais alterar e aguarda o meu OK; depois, lê-o de novo para confirmar.
FRIDAY: o resumo semanal
Escreva FRIDAY. O assistente redige um breve resumo da semana; pode revê-lo e enviá-lo você mesmo, ou pedir a outro conector que o redija.
Resumo semanal
Resume a minha semana de fax: quantos fax recebidos chegaram, quantos enviei, quais precisam de seguimento e quem ainda falta da [list]. Escreve-o como uma mensagem curta que eu possa rever. Não envies nada.
Ligue-o: Google Sheets
Se tiver o conector de Google Sheets ativado na mesma conversa, o assistente pode adicionar ao seu registo contabilístico as faturas que chegam por fax. Mostra-lhe a alteração e aguarda a sua confirmação. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Faturas para o registo contabilístico
Lê as faturas entre os meus fax recebidos mais recentes e adiciona uma linha por fatura ao meu registo contabilístico de Google Sheets [sheet name]: fornecedor, número da fatura, data da fatura, montante com moeda, data de vencimento, exatamente como está escrito. Mostra-me primeiro as linhas e aguarda a minha confirmação.
Mantenha-o seguro
- Nunca atue com base numa alteração de dados bancários ou de instruções de pagamento que chegue por fax sem a confirmar por telefone, através de um número que já tenha. Um fax não prova quem o enviou.
- O assistente lê o que a página diz. Aprovar, pagar ou contestar uma fatura é uma decisão sua.
- Os documentos que abre são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente. Consulte primeiro a sua própria política sobre dados de clientes.
- Os prompts que alteram os seus registos pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde a sua confirmação. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas de Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Encontrar e ler um fax recebido e manter a caixa de entrada organizada abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
