Малые компании и бухгалтерские практики по-прежнему получают по fax счета, выписки, подписанные формы и налоговые документы. Каждый документ нужно открыть, вручную внести данные и напомнить тем, кто не прислал свои. Если подключить Claude или ChatGPT к Fax.Plus через MCP, всё это превращается в рутинную процедуру. Одно слово запускает утреннюю сводку, другое переносит данные счетов в строки реестра, третье показывает, кто не прислал документы, а пятничное слово формирует итоги недели. Ниже описан порядок работы, настройка, которую нужно выполнить один раз, и примеры результатов на условных документах и вымышленных контрагентах.
Всё, что приведено здесь, служит примером. Измените запросы, порядок действий и время с учётом вашей работы: жёстких правил нет.
Перед началом работы
- Вам понадобится активный тариф Fax.Plus Basic или выше и уже авторизованное подключение Fax.Plus MCP.
- MCP недоступен для аккаунтов с Advanced Security Controls, включая конфигурации HIPAA и PHIPA.
- Для проверки недостающих документов подготовьте список тех, от кого вы их ожидаете.
- По возможности используйте в запросах и комментариях коды заданий или клиентов, а не имена.
Ещё не подключились? Начните с центра настройки Fax.Plus MCP.
Процесс
Отправка fax — лишь один этап более длинного процесса. Этапы с пометкой Fax.Plus MCP выполняет коннектор Fax.Plus. Этапы с пометкой Необязательно используют другой коннектор, который уже может быть подключён в Claude или ChatGPT. Ассистент передаёт информацию между коннекторами в рамках чата и запрашивает ваше подтверждение, прежде чем что-либо изменить.
- Fax.Plus MCP: ваши полученные fax-сообщения прочитаны и кратко описаны: что это за документ, сколько в нём страниц и требует ли он действий.
- Fax.Plus MCP: счета и выписки считываются в строки: поставщик, номер счёта, дата, сумма и срок оплаты в точности как в документе.
- По желанию, например Google Sheets: строки попадают в ваш реестр или таблицу бухгалтера после вашего подтверждения.
- Fax.Plus MCP: список ожидаемых отправителей сравнивается с поступившими документами, и вы видите, от кого документов всё ещё нет.
- Fax.Plus MCP: к каждому fax добавляется комментарий с кодом клиента или поставщика после вашего подтверждения.
- По желанию, например Slack или Gmail: для партнёра или команды составляется краткая недельная сводка. Вы проверяете её до отправки.
Настройка выполняется один раз
Сохраните приведённые ниже инструкции в Проекте Claude или ChatGPT, например с названием «Fax-помощник». Тогда одно слово будет запускать нужную процедуру. Как подключить Fax.Plus, создать Проект и написать собственные процедуры, пошагово описано в статье Настройка fax-рабочего места с ИИ. В ChatGPT вводите @FaxPlus перед каждым ключевым словом, например «@FaxPlus MORNING». В Claude оставляйте коннектор Fax.Plus включённым в чате.
Инструкции для fax-помощника
Ты мой fax-помощник для моей учётной записи Fax.Plus. Правила: 1) Называй клиентов и поставщиков по кодам, которые я тебе дал, если код указан. 2) Прежде чем что-либо изменить, например комментарий или статус прочтения, покажи мне, что именно изменится, и дождись моего подтверждения. 3) Считывай суммы, даты и номера счетов в точности так, как они написаны на странице, и сообщай, если какого-то значения нет. Никогда не утверждай, не оплачивай и не оспаривай счёт и не советуй мне этого делать. 4) Не указывай номера fax, если я не прошу. 5) Никогда не отправляй, не пересылай и не удаляй fax, если я не попросил об этом в том же сообщении. 6) Если что-то не удалось, сообщи, что именно, и проверь текущее состояние, прежде чем повторять попытку. Процедуры: запускай ту, название которой я ввожу. MORNING: покажи мои полученные fax-сообщения за последние 24 часа, по одной строке на каждое: дата, число страниц, что это за документ и требует ли он действий. LEDGER: перенеси данные счетов и выписок из моих последних полученных fax-сообщений в одну таблицу: поставщик, номер счёта, дата счёта, сумма с валютой, срок оплаты; сообщай, если какого-то поля нет; ничего не изменяй. MISSING [list of expected senders]: сравни мои полученные fax-сообщения за последние 30 дней со списком; по каждому имени укажи, пришёл ли fax и когда, и перечисли тех, от кого документов всё ещё нет; опиши, что показано на каждой странице, и не делай предположений. TAG [code]: добавь код как комментарий к полученному fax, на который я укажу, предварительно показав мне изменение и получив моё подтверждение. FRIDAY: подведи итоги недели: сколько fax пришло, сколько я отправил, какие требуют последующих действий, от кого документов всё ещё нет; оформи итоги в виде короткого сообщения, которое я смогу проверить; не отправляй его.
MORNING: что пришло за ночь
Введите MORNING. Пример результата для трёх условных fax: счёт от поставщика (2 страницы, требует действий), подписанное клиентом письмо-соглашение (1 страница, подшито) и уведомление банка (1 страница, нужно ознакомиться). Ассистент перечисляет каждый документ с датой, числом страниц и описанием. Эта процедура только читает данные. Руководство: Как найти и прочитать полученный fax.
Утренняя сводка
Покажи мои полученные fax-сообщения за последние 24 часа, по одной строке на каждое: дата, число страниц, что это за документ и требует ли он действий. Ничего не изменяй.
LEDGER: счета в строки реестра
Введите LEDGER. Пример результата для двух условных счетов: Northwind Supply (вымышленная компания), счёт 10432 от 8 октября 2026 г., 1 280,40 USD, срок оплаты — 7 ноября 2026 г.; Harbor Print (вымышленная компания), счёт 2207 от 9 октября 2026 г., 342,00 USD, срок оплаты — 8 ноября 2026 г. Значения приводятся в точности как на странице, поэтому сверьте их с оригиналом, прежде чем вносить в учёт.
Счета в строки реестра
Перенеси данные счетов из моих последних полученных fax-сообщений в одну таблицу: поставщик, номер счёта, дата счёта, сумма с валютой и срок оплаты в точности как в документе. Сообщай, если какого-то поля нет. Ничего не изменяй.
MISSING: кто не прислал документы
Введите MISSING и свой список. Ассистент сравнит список с полученными fax-сообщениями и по каждому имени сообщит, пришёл ли fax и когда. Он видит только fax, поступившие через Fax.Plus, и не видит документы, полученные другим путём.
Кто не прислал
Я жду документы от [name], [name] и [name]. Сравни мои полученные fax-сообщения за последние 30 дней с этим списком. По каждому укажи, пришёл ли fax и когда, и перечисли тех, от кого документов всё ещё нет. Опиши, что показано на каждой странице; не делай предположений.
TAG: отнести к клиенту или поставщику
Ассистент показывает, какой fax он изменит, после вашего подтверждения записывает код в комментарий, а затем зачитывает комментарий для проверки. Руководство: Как поддерживать порядок во входящих fax.
Пометить кодом
Добавь комментарий [client or supplier code] к моему последнему полученному fax. Покажи, какой fax ты изменишь, и дождись моего подтверждения, затем ещё раз прочитай комментарий, чтобы подтвердить изменение.
FRIDAY: итоги недели
Введите FRIDAY. Ассистент составит краткую сводку за неделю. Вы проверите её и отправите сами или попросите подготовить черновик другой коннектор.
Сводка за неделю
Подведи итоги моей недели по fax-сообщениям: сколько полученных fax-сообщений поступило, сколько я отправил, какие требуют дальнейших действий и от кого из списка [list] документы всё ещё не получены. Оформи итоги в виде короткого сообщения, которое я смогу проверить. Ничего не отправляй.
Подключение: Google Sheets
Если в том же чате включён коннектор Google Sheets, ассистент может добавлять в ваш реестр счета, которые приходят по fax. Он покажет изменение и дождётся вашего подтверждения. Работа этой функции зависит от вашего ИИ-клиента и от самого коннектора.
Счета в реестр
Найди счета среди последних полученных fax-сообщений и добавь каждый отдельной строкой в мой реестр Google Sheets [sheet name]: поставщик, номер счёта, дата счёта, сумма с указанием валюты, срок оплаты — всё в точности как в документе. Сначала покажи мне строки и дождись моего подтверждения.
Меры безопасности
- Не действуйте по fax-сообщению, в котором изменены банковские реквизиты или платёжные инструкции, пока не подтвердите изменения по телефону. Используйте номер, который у вас уже есть. Fax-сообщение не доказывает, кто его отправил.
- Ассистент считывает то, что указано на странице. Решение о том, утверждать ли счёт, оплачивать или оспаривать его, остаётся за вами.
- ИИ-ассистент читает открываемые вами документы на условиях используемого ИИ-клиента. Заранее проверьте собственные правила работы с данными клиентов.
- Запросы, которые изменяют ваши записи, предписывают ассистенту показать изменение и дождаться вашего подтверждения. Запрашивает ли ваш клиент дополнительное одобрение, зависит от его настроек разрешений. Поэтому для инструментов Fax.Plus, которые отправляют или изменяют данные, оставьте настройку «спрашивать сначала».
- Если ответ выглядит неверным, не считайте, что действие не выполнено. Прежде чем повторять попытку, проверьте исходящие и отправленные факсы.
- Не включайте номера факсов и содержимое документов в скриншоты и сводки, которыми вы делитесь.
Связанные руководства
Описанные выше шаги раскрывают статьи «Поиск и чтение полученного fax-сообщения» и «Порядок во входящих». Другие запросы приведены в статье «Запросы для работы с fax-сообщениями с помощью ИИ», а регулярные проверки — в статье «Автоматизация работы с fax-сообщениями с помощью ИИ».
Что-то не работает? См. Устранение неполадок Fax.Plus MCP.
