Una pequeña empresa o un despacho contable sigue recibiendo por fax facturas, extractos, formularios firmados y documentos fiscales, y alguien tiene que abrir cada uno, introducir las cifras y reclamar a quien no ha enviado los suyos. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra le da el resumen matutino, otra lee las facturas y las pasa a filas del libro contable, una tercera muestra quién no ha enviado su documentación, y una palabra del viernes redacta el resumen de la semana. A continuación encontrará el proceso, cómo configurarlo una sola vez y ejemplos de resultados con documentos simulados y partes ficticias.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para las cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA.
- Para la comprobación de documentos pendientes, tenga a mano una lista de las personas o empresas de las que espera documentos.
- Siempre que pueda, utilice códigos de trabajo o de cliente, en lugar de nombres, en las instrucciones y los comentarios.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- Fax.Plus MCP: se leen y resumen sus faxes recibidos: qué es cada uno, cuántas páginas tiene y si requiere acción.
- Fax.Plus MCP: las facturas y los extractos se leen y pasan a filas: proveedor, número de factura, fecha, importe y fecha de vencimiento, exactamente como figuran por escrito.
- Opcional, por ejemplo Google Sheets: las filas se incorporan a su libro contable o a la hoja de su contable, tras su visto bueno.
- Fax.Plus MCP: se compara su lista de remitentes esperados con lo que ha llegado y se muestra quién falta todavía.
- Fax.Plus MCP: a cada fax se le añade como comentario el código de su cliente o proveedor, tras su visto bueno.
- Opcional, por ejemplo Slack o Gmail: se redacta un breve resumen semanal para su socio o su equipo; usted lo revisa antes de que salga.
Configúrelo una sola vez
Guarde las instrucciones siguientes en un Proyecto de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado "Mayordomo de fax", de modo que una sola palabra inicie una rutina. Cómo conectar Fax.Plus, crear el Proyecto y escribir sus propias rutinas se explica paso a paso en Configurar una gestión de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus junto con la palabra de cada rutina, por ejemplo "@FaxPlus MORNING". En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones del mayordomo de fax
Eres mi mayordomo de fax para mi cuenta de Fax.Plus. Reglas: 1) Refiérete a los clientes y proveedores por los códigos que te dé, siempre que te haya dado uno. 2) Antes de cambiar algo, como un comentario o un estado de lectura, muéstrame exactamente qué va a cambiar y espera mi visto bueno. 3) Lee las cifras, las fechas y los números de factura exactamente como figuran en la página e indícalo si falta alguno. Nunca apruebes, pagues ni impugnes una factura, y nunca me digas que lo haga. 4) Omite los números de fax salvo que te los pida. 5) Nunca envíes, reenvíes ni elimines un fax a menos que te lo pida en ese mismo mensaje. 6) Si algo falla, dime qué ha fallado y comprueba el estado actual antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecuta una cuando escriba su nombre. MORNING: muestra mis faxes recibidos en las últimas 24 horas, una línea por cada uno: fecha, páginas, qué es y si requiere acción. LEDGER: lee las facturas y los extractos entre mis faxes recibidos más recientes y pásalos a una tabla: proveedor, número de factura, fecha de la factura, importe con moneda, fecha de vencimiento; indica si falta algún campo; no cambies nada. MISSING [list of expected senders]: compara mis faxes recibidos en los últimos 30 días con la lista; para cada nombre indica si ha llegado un fax, con su fecha, y enumera quién falta todavía; indica qué muestra cada página y no adivines. TAG [code]: añade el código como comentario al fax recibido que te indique, después de mostrarme el cambio y obtener mi visto bueno. FRIDAY: resume la semana: cuántos faxes han llegado, cuántos he enviado, cuáles requieren seguimiento, quién falta todavía; escríbelo como un mensaje breve que pueda revisar; no lo envíes.
MORNING: lo que ha llegado durante la noche
Escriba MORNING. Resultado de ejemplo para tres faxes simulados: una factura de un proveedor (2 páginas, requiere acción), una carta de encargo firmada devuelta por un cliente (1 página, archivada) y un aviso del banco (1 página, conviene revisarlo). El asistente enumera cada uno con su fecha, páginas y qué es. Esta consulta es de solo lectura. Guía: Buscar y leer un fax recibido.
Resumen matutino
Muestra mis faxes recibidos en las últimas 24 horas, una línea por cada uno: fecha, número de páginas, qué es y si requiere acción. No cambies nada.
LEDGER: las facturas a filas
Escriba LEDGER. Resultado de ejemplo para dos facturas simuladas: Northwind Supply (ficticia), factura 10432, con fecha del 8 de octubre de 2026, 1280,40 USD, con vencimiento el 7 de noviembre de 2026; Harbor Print (ficticia), factura 2207, con fecha del 9 de octubre de 2026, 342,00 USD, con vencimiento el 8 de noviembre de 2026. Las cifras se escriben exactamente como figuran en la página, así que compruébelas con el original antes de incorporarlas a su contabilidad.
Facturas a filas
Lee las facturas entre mis faxes recibidos más recientes y pásalas a una tabla: proveedor, número de factura, fecha de la factura, importe con moneda y fecha de vencimiento, exactamente como figuran por escrito. Indica si falta algún campo. No cambies nada.
MISSING: quién no ha enviado su documentación
Escriba MISSING junto con su lista. El asistente compara la lista con sus faxes recibidos e indica, para cada nombre, si ha llegado un fax y cuándo. Solo puede ver los faxes que han entrado a través de Fax.Plus, no los documentos que hayan llegado por otra vía.
Quién falta
Espero documentos de [name], [name] y [name]. Compara mis faxes recibidos en los últimos 30 días con esta lista. Para cada uno indica si ha llegado un fax y su fecha, y enumera quién falta todavía. Indica qué muestra cada página; no adivines.
TAG: archivarlo bajo el cliente o el proveedor
El asistente muestra qué fax modificaría y, tras su confirmación, escribe el código en el comentario y luego lo vuelve a leer. Guía: Mantenga ordenada su bandeja de entrada de fax.
Etiquetar con un código
Añade el comentario [client or supplier code] a mi fax recibido más reciente. Muéstrame qué fax vas a modificar y espera mi visto bueno; después léelo de nuevo para confirmarlo.
FRIDAY: el resumen semanal
Escriba FRIDAY. El asistente redacta un breve resumen de la semana; usted lo revisa y lo envía por su cuenta, o bien pide a otro conector que prepare el borrador.
Resumen semanal
Resume mi semana de fax: cuántos faxes recibidos han llegado, cuántos he enviado, cuáles requieren seguimiento y quién sigue pendiente de [list]. Redáctalo como un mensaje breve que pueda revisar. No envíes nada.
Conéctelo: Google Sheets
Si tiene activado el conector de Google Sheets en el mismo chat, el asistente puede añadir a su libro contable las facturas que lleguen por fax. Le muestra el cambio y espera su confirmación. Que funcione o no depende de su cliente de IA y de ese conector.
Facturas al libro contable
Lee las facturas entre mis faxes recibidos más recientes y añade una fila por cada una en mi libro contable de Google Sheets [sheet name]: proveedor, número de factura, fecha de factura, importe con moneda y fecha de vencimiento, tal como figuran escritos. Muéstrame primero las filas y espera mi confirmación.
Manténgalo seguro
- No actúe nunca sobre un cambio de datos bancarios o de instrucciones de pago que llegue por fax sin confirmarlo antes por teléfono, usando un número que ya tenga. Un fax no es prueba de quién lo ha enviado.
- El asistente lee lo que dice la página. Aprobar, pagar o impugnar una factura es decisión suya.
- Su asistente de IA lee los documentos que usted abre conforme a las condiciones de ese cliente. Consulte primero su propia política sobre datos de clientes.
- Los prompts que modifican sus registros piden al asistente que le muestre el cambio y espere su confirmación. Que su cliente también solicite aprobación depende de su configuración de permisos, así que mantenga las herramientas de Fax.Plus que envían o modifican datos en el ajuste que pide confirmación primero.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no ha pasado nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Buscar y leer un fax recibido y mantener ordenada su bandeja de entrada cubren los pasos anteriores. Encontrará más prompts en Prompts de fax con IA y comprobaciones periódicas en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
