Una piccola impresa o uno studio contabile riceve ancora via fax fatture, estratti conto, moduli firmati e documenti fiscali, e qualcuno deve aprirli uno per uno, inserire le cifre e sollecitare chi non ha ancora inviato i propri. Con Claude o ChatGPT collegato a Fax.Plus tramite MCP, tutto questo diventa una routine: una parola dà il riepilogo mattutino, un'altra trasforma le fatture in righe del registro, una terza mostra chi non ha inviato i documenti e una parola per il venerdì riassume la settimana. Di seguito trovi il procedimento, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati e parti fittizie.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Per il controllo dei documenti mancanti, tieni pronto un elenco di chi ti deve inviare documenti.
- Nei prompt e nei commenti usa, dove possibile, codici di lavoro o di cliente anziché nomi.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- Fax.Plus MCP: i fax ricevuti vengono letti e riassunti: di cosa si tratta, quante pagine ha ciascuno e se richiede un intervento.
- Fax.Plus MCP: fatture ed estratti conto vengono letti e trasformati in righe: fornitore, numero di fattura, data, importo e scadenza, esattamente come riportati.
- Facoltativo, ad esempio Google Sheets: le righe vengono inserite nel tuo registro o nel foglio del tuo commercialista, dopo la tua conferma.
- Fax.Plus MCP: l'elenco dei mittenti attesi viene confrontato con ciò che è arrivato e viene mostrato chi manca ancora.
- Fax.Plus MCP: a ogni fax viene aggiunto come commento il codice del cliente o del fornitore, dopo la tua conferma.
- Facoltativo, ad esempio Slack o Gmail: viene redatto un breve riepilogo settimanale per il tuo socio o il tuo team; lo controlli prima che venga inviato.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Progetto di Claude o ChatGPT, ad esempio chiamato "Maggiordomo dei fax", così che una sola parola avvii una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Progetto e la scrittura di routine personalizzate sono spiegati passo dopo passo in Configurare una scrivania dei fax con l'IA. In ChatGPT, digita @FaxPlus insieme alla parola di ogni routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore di Fax.Plus per la chat.
Istruzioni per il maggiordomo dei fax
Sei il mio maggiordomo dei fax per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Riferisciti a clienti e fornitori con i codici che ti do, quando ne ho indicato uno. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, come un commento o uno stato di lettura, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi la mia conferma. 3) Leggi cifre, date e numeri di fattura esattamente come sono scritti sulla pagina e segnala se ne manca uno. Non approvare, non pagare e non contestare mai una fattura e non dirmi mai di farlo. 4) Ometti i numeri di fax a meno che non te li chieda. 5) Non inviare, reinviare o eliminare mai un fax se non te lo chiedo in quel messaggio. 6) Se qualcosa non riesce, dimmi cosa non ha funzionato e verifica lo stato attuale prima di riprovare. Routine, eseguine una quando digito il suo nome. MORNING: mostra i miei fax ricevuti nelle ultime 24 ore, una riga ciascuno: data, pagine, di cosa si tratta e se richiede un intervento. LEDGER: leggi le fatture e gli estratti conto tra i miei fax ricevuti più recenti e riportali in un'unica tabella: fornitore, numero di fattura, data della fattura, importo con valuta, scadenza; segnala se manca un campo; non modificare nulla. MISSING [list of expected senders]: confronta i miei fax ricevuti negli ultimi 30 giorni con l'elenco; per ogni nome indica se è arrivato un fax, con la sua data, ed elenca chi manca ancora; indica cosa mostra ogni pagina e non tirare a indovinare. TAG [code]: aggiungi il codice come commento al fax ricevuto che ti indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto la mia conferma. FRIDAY: riassumi la settimana: quanti fax sono arrivati, quanti ne ho inviati, quali richiedono un seguito, chi manca ancora; scrivilo come un breve messaggio che posso rivedere; non inviarlo.
MORNING: cosa è arrivato durante la notte
Digita MORNING. Risultato di esempio per tre fax simulati: una fattura di un fornitore (2 pagine, richiede un intervento), una lettera di incarico firmata e restituita da un cliente (1 pagina, archiviata) e una comunicazione della banca (1 pagina, da controllare). L'assistente elenca ciascuno con data, pagine e tipo di documento. La lettura non modifica nulla. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Riepilogo mattutino
Mostra i miei fax ricevuti nelle ultime 24 ore, una riga ciascuno: data, numero di pagine, di cosa si tratta e se richiede un intervento. Non modificare nulla.
LEDGER: dalle fatture alle righe del registro
Digita LEDGER. Risultato di esempio per due fatture simulate: Northwind Supply (fittizia), fattura 10432, datata 8 ottobre 2026, USD 1.280,40, scadenza 7 novembre 2026; Harbor Print (fittizia), fattura 2207, datata 9 ottobre 2026, USD 342,00, scadenza 8 novembre 2026. Le cifre sono riportate esattamente come sulla pagina, quindi confrontale con l'originale prima di inserirle nella tua contabilità.
Dalle fatture alle righe
Leggi le fatture tra i miei fax ricevuti più recenti e riportale in un'unica tabella: fornitore, numero di fattura, data della fattura, importo con valuta e scadenza, esattamente come scritti. Segnala se manca un campo. Non modificare nulla.
MISSING: chi non ha inviato i documenti
Digita MISSING insieme al tuo elenco. L'assistente confronta l'elenco con i tuoi fax ricevuti e indica, per ogni nome, se è arrivato un fax e quando. Può vedere solo i fax arrivati tramite Fax.Plus, non i documenti giunti per altre vie.
Chi manca
Aspetto documenti da [name], [name] e [name]. Confronta i miei fax ricevuti negli ultimi 30 giorni con questo elenco. Per ciascuno indica se è arrivato un fax e la sua data, ed elenca chi manca ancora. Indica cosa mostra ogni pagina; non tirare a indovinare.
TAG: archivia sotto il cliente o il fornitore
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo il tuo via libera, scrive il codice nel commento, quindi lo rilegge per conferma. Guida: Mantenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Etichetta con un codice
Aggiungi il commento [client or supplier code] al mio fax ricevuto più recente. Mostrami quale fax modificherai e attendi la mia conferma, poi rileggilo per verificare.
FRIDAY: il riepilogo settimanale
Digita FRIDAY. L'assistente prepara un breve riepilogo della settimana; puoi rivederlo e inviarlo personalmente, oppure farlo preparare a un altro connettore.
Riepilogo settimanale
Riepiloga la mia settimana di fax: quanti fax ricevuti sono arrivati, quanti ne ho inviati, quali richiedono un seguito e chi manca ancora da [list]. Scrivilo come un breve messaggio che io possa rivedere. Non inviare nulla.
Collegalo: Google Sheets
Se nella stessa chat è attivo il connettore di Google Sheets, l'assistente può aggiungere al tuo registro le fatture che arrivano via fax. Ti mostra la modifica e attende la tua conferma. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Fatture nel registro
Leggi le fatture tra i miei fax ricevuti più recenti e aggiungi una riga per ciascuna al mio registro di Google Sheets [sheet name]: fornitore, numero di fattura, data della fattura, importo con valuta, data di scadenza, esattamente come riportati. Mostrami prima le righe e attendi la mia conferma.
Usala in sicurezza
- Non dare mai seguito a una modifica delle coordinate bancarie o delle istruzioni di pagamento arrivata via fax senza averla confermata per telefono, usando un numero che già possiedi. Un fax non è una prova di chi l'ha inviato.
- L'assistente legge ciò che c'è scritto nella pagina. Decidere se approvare, pagare o contestare una fattura spetta a te.
- I documenti che apri vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini del relativo client. Verifica prima la tua policy sui dati dei clienti.
- I prompt che modificano i tuoi dati chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e di attendere la tua conferma. Il fatto che anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni di autorizzazione, quindi mantieni gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati impostati in modo che chiedano sempre prima.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Trovare e leggere un fax ricevuto e mantenere in ordine la posta in arrivo illustrano i passaggi descritti sopra. Altri prompt sono disponibili in Prompt per fax con IA, mentre i controlli ricorrenti sono in Automazione dei fax con IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
