小規模事業者や会計事務所では、今でも請求書、明細書、署名済みフォーム、税務書類がfaxで届きます。そのたびに誰かが1通ずつ開いて数字を入力し、未提出の相手に催促しなければなりません。Claude または ChatGPT を MCP 経由で Fax.Plus に接続すれば、これが定型作業になります。1つのキーワードで朝のサマリーが表示され、別のキーワードで請求書が台帳の行として読み取られ、さらに別のキーワードで書類が未提出の相手が分かり、金曜日のキーワードで1週間のまとめが作成されます。以下では、手順、最初に一度行う設定方法、そして模擬書類と架空の取引先を使った結果例を紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- 未提出書類のチェックには、書類の送付を待っている相手の一覧を用意してください。
- プロンプトやコメントには、可能な限り名前ではなく案件コードやクライアントコードを使ってください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: 受信したfaxを読み取って要約します。各faxの内容、ページ数、対応が必要かどうかが分かります。
- Fax.Plus MCP: 請求書や明細書を行として読み取ります。仕入先、請求書番号、日付、金額、支払期日が記載どおりに入ります。
- 任意(例: Google Sheets): あなたが了承した後、行が台帳または会計担当者のシートに入力されます。
- Fax.Plus MCP: 送信予定の相手の一覧と届いたfaxを照合し、まだ届いていない相手を表示します。
- Fax.Plus MCP: あなたが了承した後、各faxにクライアントまたは仕入先のコードがコメントとして追加されます。
- 任意(例: Slack や Gmail): パートナーやチーム向けに短い週次サマリーが下書きされます。送信前にあなたが内容を確認できます。
一度だけ行う設定
以下の指示を Claude または ChatGPT のプロジェクト(例:「Fax butler」という名前のプロジェクト)に保存しておくと、1つのキーワードで定型作業を開始できます。Fax.Plus の接続、プロジェクトの作成、独自の定型作業の作成方法は、AIでfaxデスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPT では、各キーワードに @FaxPlus を付けて入力します(例:「@FaxPlus MORNING」)。Claude では、チャットで Fax.Plus コネクタをオンにしたままにしてください。
Fax butler の指示
あなたは、私の Fax.Plus アカウントを担当するfax執事です。ルール: 1) クライアントや仕入先は、私がコードを指定している場合はそのコードで呼んでください。2) コメントや既読状態など、何かを変更する前に、何がどう変わるかを正確に示し、私の了承を待ってください。3) 金額、日付、請求書番号は、ページに記載されたとおりに読み取り、欠けている項目があればその旨を伝えてください。請求書を承認、支払い、異議申し立てすることは決してせず、私にそうするよう勧めることもしないでください。4) 私が求めない限り、fax番号は省いてください。5) そのメッセージで私が依頼しない限り、faxの送信、再送信、削除は行わないでください。6) 何かが失敗した場合は、何が失敗したかを伝え、再試行する前に現在の状態を確認してください。定型作業は、私が名前を入力したときに1つ実行してください。MORNING: 過去24時間に受信したfaxを1件1行で表示します。日付、ページ数、内容、対応が必要かどうかを示してください。LEDGER: 最新の受信faxに含まれる請求書と明細書を1つの表にまとめます。仕入先、請求書番号、請求日、通貨付きの金額、支払期日を示し、欠けている項目があればその旨を伝え、何も変更しないでください。MISSING [list of expected senders]: 過去30日間に受信したfaxをリストと照合します。各名前について、faxが届いているかどうかを日付とともに示し、まだ届いていない相手を一覧にしてください。各ページに何が書かれているかを説明し、推測はしないでください。TAG [code]: 私が指定した受信faxに、そのコードをコメントとして追加します。変更内容を示して私の了承を得てから行ってください。FRIDAY: 1週間をまとめます。届いたfaxの数、私が送信した数、フォローアップが必要なもの、まだ届いていない相手を含めてください。私が確認できる短いメッセージとして作成し、送信はしないでください。
MORNING: 夜の間に届いたもの
MORNING と入力します。模擬fax3件の結果例: 仕入先からの請求書(2ページ、対応が必要)、クライアントから返送された署名済みの契約書(1ページ、整理済み)、銀行からの通知(1ページ、確認が必要)。アシスタントは、それぞれの日付、ページ数、内容を一覧にします。閲覧のみで、何も変更されません。ガイド: 受信したfaxを探して読む。
朝のサマリー
過去24時間に受信した fax を1件1行で表示してください。日付、ページ数、内容、対応が必要かどうかを示してください。何も変更しないでください。
LEDGER: 請求書を行に変換
LEDGER と入力します。模擬請求書2件の結果例: Northwind Supply(架空)、請求書番号 10432、日付 2026年10月8日、1,280.40 USD、支払期日 2026年11月7日。Harbor Print(架空)、請求書番号 2207、日付 2026年10月9日、342.00 USD、支払期日 2026年11月8日。金額はページに記載されたとおりに入力されるため、帳簿に記入する前に原本と照らし合わせて確認してください。
請求書を行に変換
最新の受信 fax に含まれる請求書を、1つの表に読み取ってください。仕入先、請求書番号、請求日、通貨付きの金額、支払期日を、記載されたとおりに示してください。欠けている項目があればその旨を伝えてください。何も変更しないでください。
MISSING: 書類が未提出の相手
MISSING とリストを入力します。アシスタントはリストと受信した fax を照合し、各名前について、fax が届いているかどうかと届いた日を伝えます。確認できるのは Fax.Plus 経由で届いた fax のみで、他の経路で届いた書類は確認できません。
未提出の相手
[name]、[name]、[name] から書類が届く予定です。過去30日間に受信した fax をこのリストと照合してください。各相手について、fax が届いているかどうかと届いた日を示し、まだ届いていない相手を一覧にしてください。各ページに何が書かれているかを説明し、推測はしないでください。
TAG: クライアントまたは仕入先ごとに整理
アシスタントは、変更対象のfaxを表示し、あなたの承認を受けてからコードをコメントに書き込み、その内容を読み返して確認します。ガイド: faxの受信トレイを整理する。
コードでタグ付け
最新の受信 fax にコメント [client or supplier code] を追加してください。変更する fax を示して私の了承を待ち、その後、内容を読み上げて確認してください。
FRIDAY: 週次サマリー
FRIDAY と入力します。アシスタントがその週の短い要約を作成します。内容を確認してご自身で送信するか、別のコネクタに下書きを作成させることもできます。
週次サマリー
今週の fax をまとめてください。受信した fax の件数、送信した fax の件数、フォローアップが必要なもの、[list] の中でまだ届いていない相手を含めてください。確認できる短いメッセージの形で書いてください。何も送信しないでください。
連携する: Google Sheets
同じチャットで Google Sheets コネクタを有効にしている場合、アシスタントは fax で届いた請求書を台帳に追加できます。変更内容が表示され、あなたの了承を待ちます。この機能が使えるかどうかは、お使いの AI クライアントとそのコネクタによって異なります。
請求書を台帳に記入
最新の受信 fax のうち請求書を読み取り、1件につき1行ずつ Google Sheets の台帳 [sheet name] に追加してください。項目は、仕入先、請求書番号、請求日、通貨付きの金額、支払期日で、記載されているとおりに入力してください。まず行の内容を表示し、私の了承を待ってください。
安全に保つために
- fax で届いた銀行口座情報や支払い指示の変更には、すでにご存じの電話番号に電話して確認するまで、絶対に対応しないでください。fax では、送信者が誰であるかを証明できません。
- アシスタントは、ページに書かれている内容を読み取ります。請求書を承認するか、支払うか、異議を申し立てるかは、あなたが判断します。
- 開いたドキュメントは、そのクライアントの規約に基づいてAIアシスタントが読み取ります。事前に、クライアントデータに関するご自身のポリシーをご確認ください。
- 記録を変更するプロンプトでは、アシスタントに変更内容を表示させ、あなたの了承を待つよう指示しています。クライアントでも承認を求めるかどうかは、そのアクセス許可の設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、実行前に確認する設定のままにしてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、受信した fax を探して読むと受信トレイを整理するをご覧ください。その他のプロンプトはAI を使った fax プロンプト、定期的なチェックはAI を使った fax 自動化で紹介しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
