小型企业或会计事务所仍会通过 fax 收到发票、对账单、签署的表格和税务文件,而且必须有人逐份打开、录入数据,并催促还没提交的人。通过 MCP 将 Claude 或 ChatGPT 连接到 Fax.Plus 后,这一切就成了例行流程:输入一个词即可获得晨间摘要,另一个词将发票读取为账本行,第三个词显示谁还没有提交文件,周五的那个词则为你撰写本周总结。下面介绍整个流程、如何一次性完成设置,以及使用模拟文档和虚构对象的示例结果。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户（包括 HIPAA 和 PHIPA 配置）无法使用 MCP。
- 进行缺失文件检查时,请准备一份你期望收到其文件的人员名单。
- 在提示词和备注中,尽可能使用工作代码或客户代码,而不是姓名。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:读取并汇总你收到的 fax:每份是什么内容、共几页,以及是否需要处理。
- Fax.Plus MCP:将发票和对账单读取为行:供应商、发票编号、日期、金额和到期日,均与原文完全一致。
- 可选,例如 Google Sheets:经你确认后,这些行会写入你的账本或会计师的表格。
- Fax.Plus MCP:将你的预期发件人名单与已收到的内容进行比对,并显示仍然缺失的人员。
- Fax.Plus MCP:经你确认后,为每份 fax 添加其客户或供应商代码作为备注。
- 可选,例如 Slack 或 Gmail:为你的合伙人或团队起草一份简短的每周总结;发出前由你审阅。
只需设置一次
请将下面的指令保存在 Claude 或 ChatGPT 的项目中,例如命名为“fax 管家”的项目,这样输入一个词就能启动一个例行流程。连接 Fax.Plus、创建项目以及编写你自己的例行流程,都在使用 AI 设置 fax 工作台中有分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个流程关键词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持开启 Fax.Plus 连接器。
fax 管家指令
你是我的 Fax.Plus 账户的 fax 管家。规则:1)凡是我给出了代码的客户和供应商,请用我提供的代码来指代。2)在更改任何内容(例如备注或已读状态)之前,请先向我准确展示将要更改的内容,并等待我确认。3)请严格按照页面上所写的内容读取金额、日期和发票编号,若有缺失请明确说明。绝不要批准、支付或质疑任何发票,也不要建议我这样做。4)除非我要求,否则不要列出 fax 号码。5)除非我在该条消息中明确要求,否则绝不要发送、重新发送或删除任何 fax。6)如果出现失败,请告诉我哪里失败了,并在重试之前检查当前状态。例行流程:我输入其名称时运行对应的流程。MORNING:显示我过去 24 小时内收到的 fax,每份一行:日期、页数、内容是什么,以及是否需要处理。LEDGER:将我最新收到的 fax 中的发票和对账单读取到一张表中:供应商、发票编号、发票日期、含币种的金额、到期日;若有字段缺失请说明;不要更改任何内容。MISSING [list of expected senders]:将我过去 30 天内收到的 fax 与名单进行比对;对每个名字说明是否已收到 fax 及其日期,并列出仍然缺失的人员;说明每页显示的内容,不要猜测。TAG [code]:在向我展示更改内容并获得我确认后,将该代码作为备注添加到我指定的已收 fax 上。FRIDAY:总结本周情况:收到多少份 fax、我发送了多少份、哪些需要跟进、谁仍然缺失;写成一条我可以审阅的简短消息;不要发送。
MORNING:隔夜收到了什么
输入 MORNING。以下是三份模拟 fax 的示例结果:一份供应商发票(2 页,需要处理)、一份客户签署后寄回的委托书(1 页,已归档)以及一份银行通知(1 页,需要查看)。助手会列出每份的日期、页数和内容。读取操作是只读的。指南:查找并阅读收到的 fax。
晨间摘要
显示我过去 24 小时内收到的 fax,每份一行:日期、页数、内容是什么,以及是否需要处理。不要更改任何内容。
LEDGER:将发票录入为行
输入 LEDGER。以下是两张模拟发票的示例结果:Northwind Supply(虚构),发票 10432,日期为 2026 年 10 月 8 日,1,280.40 美元,到期日为 2026 年 11 月 7 日;Harbor Print(虚构),发票 2207,日期为 2026 年 10 月 9 日,342.00 美元,到期日为 2026 年 11 月 8 日。这些数字与页面上的内容完全一致,因此在录入账本之前,请对照原件进行核对。
将发票录入为行
将我最新收到的 fax 中的发票读取到一张表中:供应商、发票编号、发票日期、含币种的金额和到期日,均与原文完全一致。若有字段缺失请说明。不要更改任何内容。
MISSING:谁还没有提交文件
输入 MISSING 并附上你的名单。助手会将名单与你收到的 fax 进行比对,并针对每个名字说明是否已收到 fax 以及收到的时间。它只能看到通过 Fax.Plus 收到的 fax,看不到通过其他途径送达的文件。
谁还没发来
我期望收到来自 [name]、[name] 和 [name] 的文件。请将我过去 30 天内收到的 fax 与此名单进行比对。对每一位说明是否已收到 fax 及其日期,并列出仍然缺失的人员。请说明每页显示的内容;不要猜测。
TAG:归档到对应的客户或供应商
助手会先显示它将要更改的 fax,在您确认后把编号写入备注,然后再读取一遍以供核对。指南:保持 fax 收件箱整洁。
用代码添加标签
将备注 [client or supplier code] 添加到我最新收到的 fax 上。请先告诉我你将更改哪一份 fax,并等待我确认,然后再读取一次以进行核实。
FRIDAY:每周总结
输入 FRIDAY。助手会撰写一份简短的本周摘要;你可以审阅后自行发送,也可以让其他连接器起草。
每周总结
总结我这一周的 fax 情况:收到了多少份 fax,发送了多少份,哪些需要跟进,以及 [list] 中还有谁没有发来。请写成一条我可以审阅的简短消息。不要发送任何内容。
连接 Google Sheets
如果你在同一个对话中启用了 Google Sheets 连接器,助手就可以把通过 fax 收到的发票添加到你的账本中。它会先向你展示改动,并等待你确认。能否实现取决于你使用的 AI 客户端和该连接器。
将发票录入账本
阅读我最新收到的 fax 中的发票,并为每张发票在我的 Google Sheets 账本 [sheet name] 中添加一行:供应商、发票编号、发票日期、含币种的金额、到期日,均按原文照录。请先向我展示这些行,并等待我确认。
确保安全
- 对于通过 fax 收到的银行账户信息或付款指示变更,切勿未经电话确认就据此操作,并请使用你已有的号码联系确认。fax 无法证明发送者的身份。
- 助手只会读取页面上的内容。是否批准、支付或对发票提出异议,由你自己决定。
- 你打开的文档将由 AI 助手按照该客户端的条款读取。请先查看你自己关于客户数据的政策。
- 会更改你记录的提示词,会要求助手先向你展示改动并等待你确认。你的客户端是否还会另外要求批准,取决于其权限设置,因此请将会发送或更改数据的 Fax.Plus 工具保持为“先询问”的设置。
- 如果回复看起来不对,请不要认为什么都没有发生。重试之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
查找并阅读收到的 fax 和 保持收件箱整洁 涵盖了上述步骤。更多提示词请见 使用 AI 的 Fax 提示词,定期检查请见 使用 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
