Fax en ligne pour les cabinets d'avocats
Envoyez et recevez votre correspondance juridique depuis votre ordinateur, votre appareil mobile ou un flux de travail email pris en charge. Fax.Plus aide les avocats et le personnel de soutien à gérer les numéros de fax, à contrôler les accès de l'équipe et à conserver les relevés de transmission, sans appareil de fax dédié. Choisissez le plan et les paramètres de compte adaptés au travail de votre cabinet.
Intégrez le fax juridique au quotidien de votre cabinet
Protéger les documents stockés
Tous les fichiers de fax stockés sont chiffrés avec AES-256, avec des clés de chiffrement uniques pour chaque utilisateur. Utilisez les contrôles d'accès du compte en complément des politiques de traitement des documents de votre cabinet lorsque vous échangez une correspondance confidentielle avec vos clients.
Faxez depuis des outils familiers
Envoyez et recevez des fax depuis un navigateur, une application mobile ou un flux de travail email pris en charge. Les avocats et le personnel de soutien utilisent des outils de bureau qu'ils connaissent déjà, avec un accès régi par les paramètres de leur compte Fax.Plus.
Conservez le numéro de votre cabinet
Demandez une vérification d'éligibilité avant de transférer un numéro de fax existant vers Fax.Plus. Confirmez les documents requis, le plan et les modalités de transition afin que le personnel sache comment la correspondance entrante sera traitée pendant le transfert.
Remplacez le matériel de fax
Envoyez et recevez des documents sans entretenir d'appareil de fax ni de ligne téléphonique dédiés. Comparez les plans en fonction du volume de pages, des besoins de réception, des utilisateurs et des numéros de votre cabinet, plutôt que de supposer que toutes les fonctionnalités sont incluses.
Conservez les relevés de transmission
Retrouvez les fax envoyés et reçus et ajoutez des notes pour les consulter plus tard. Téléchargez les rapports de confirmation des fax envoyés pour vos archives et conservez des copies des documents via le processus de dossier client approuvé par votre cabinet.
Contrôlez les accès de l'équipe
Donnez à vos collègues des comptes individuels avec Business ou Enterprise, attribuez des numéros de fax et définissez des quotas d'envoi par membre. Enterprise ajoute le SSO pour les cabinets qui ont besoin d'une authentification centralisée avec leur fournisseur d'identité existant.
Gérez l'accès au fax dans l'ensemble de votre cabinet
Adaptez les contrôles du compte au fonctionnement de votre cabinet. Business couvre l'accès de l'équipe, l'attribution des numéros et les quotas. Enterprise ajoute des contrôles tels que le SSO, des administrateurs supplémentaires et des statistiques d'utilisation.
Invitez vos collègues
Business inclut cinq membres, tandis qu'Enterprise prend en charge un nombre illimité de membres. Invitez vos collègues avec des identifiants individuels. L'authentification à deux facteurs est disponible avec tous les plans.
Ajoutez les numéros de fax du cabinet
Business et Enterprise incluent deux numéros de fax. Ajoutez des numéros locaux, gratuits ou internationaux éligibles moyennant des frais distincts, puis attribuez-les aux collègues concernés.
Attribuer des numéros partagés
Avec Business ou Enterprise, attribuez plusieurs numéros de fax à un même membre ou partagez un numéro entre plusieurs membres. Vérifiez le mode d'accès dont votre équipe a besoin avant le déploiement.
Désignez des administrateurs du compte
Les propriétaires d'un compte Enterprise peuvent désigner jusqu'à dix administrateurs pour les aider à gérer les membres, les numéros et les paramètres du compte. Les comptes Business sont administrés par leur propriétaire.
Suivez la consommation de fax
Les propriétaires et les administrateurs d'un compte Enterprise peuvent consulter la consommation mensuelle de fax et l'utilisation par membre. Ces chiffres vous aident à comprendre l'activité et à planifier le volume de pages de l'équipe.
Accédez aux outils de conformité
Utilisez le tableau de bord Compliance pour accéder aux offres de conformité disponibles. Vérifiez le plan applicable, les accords et la configuration au regard des exigences de votre cabinet avant d'échanger des informations réglementées.
Nommez les numéros de fax des bureaux
Donnez aux numéros de fax des noms explicites afin que vos collègues identifient facilement le bureau, le service ou l'usage concerné. Les attributions de numéros du cabinet sont ainsi plus faciles à repérer et à gérer.
Définissez des identifiants d'appelant sortants
Avec Business ou Enterprise, définissez un identifiant d'appelant sortant par défaut pour les membres auxquels aucun numéro de fax n'est attribué. Il détermine le numéro utilisé lors de leurs envois.
Limitez les pages de fax sortantes
Définissez des quotas mensuels de pages sortantes pour les membres avec Business ou Enterprise. Lorsqu'un membre atteint la limite, l'envoi est temporairement désactivé pour lui.
FAQ
Un fax réussi signifie-t-il qu'un tribunal a accepté mon dépôt ?
Non. Un fax réussi atteste qu'une transmission s'est terminée correctement, et non que le tribunal a décidé d'accepter ou d'enregistrer le document. Avant l'envoi, vérifiez les règles en vigueur du tribunal, la destination autorisée, les formulaires exigés et la procédure de confirmation. Conservez le rapport de transmission et tout accusé de dépôt distinct conformément à la politique de gestion des documents de votre cabinet.
Notre cabinet peut-il continuer à utiliser son imprimante ou son scanner ?
Les équipements compatibles peuvent rester intégrés à votre mode de travail. Pour l'envoi, la fonction Scan-to-Email doit être configurée avec l'adresse email utilisée pour le compte Fax.Plus. Pour l'impression automatique des fax reçus, il faut Email-to-Print et l'envoi des pièces jointes des notifications de fax à l'adresse de l'imprimante. Sans cette configuration, le personnel peut télécharger et imprimer les documents manuellement. Respectez les règles de votre cabinet pour le traitement des informations clients imprimées.
Fax.Plus classe-t-il automatiquement les fax dans notre logiciel de gestion de dossiers ?
Le classement automatique nécessite une intégration configurée séparément avec le logiciel de gestion de dossiers de votre cabinet. Le personnel peut télécharger les documents envoyés et reçus pour les classer selon une procédure approuvée, mais le transfert automatique relève d'une intégration distincte. Avant d'intégrer le classement automatique à votre déploiement, vérifiez la compatibilité, les autorisations et l'étendue de la mise en œuvre.
Pouvons-nous contrôler la durée de conservation des fax dans Fax.Plus ?
Les propriétaires et administrateurs Enterprise peuvent configurer une durée de conservation applicable à toute l'organisation pour les fax envoyés et reçus. Les documents expirés sont supprimés définitivement : ne choisissez donc cette politique qu'après avoir vérifié où sont conservés par ailleurs les documents obligatoires. La suppression automatique n'est pas un service de conservation à des fins juridiques (legal hold), et le cabinet reste responsable de ses obligations en matière de dossiers et de conservation des documents.
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Vérifiez la configuration de votre cabinet, suivez un processus d'envoi adapté au bureau ou découvrez quels documents conserver après la transmission.
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