Ein Abschluss hat eine Liste von Auflagen und einen Termin, und die Dokumente kommen per Fax: die Auflagen des Kreditgebers, der Versicherungsnachweis, das Ablöseschreiben. Wenn Claude oder ChatGPT über MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Ein Wort öffnet die Akte, ein anderes zeigt, was noch fehlt, und der Assistent hält bei jeder Änderung an, bis Sie zustimmen. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und eine beispielhafte Abschlusswoche aus unserem Test, mit simulierten Dokumenten und fiktiven Beteiligten. Im Test trafen die drei Faxe innerhalb weniger Minuten ein; die Zeitangaben von Montag bis Donnerstag veranschaulichen nur, wie Sie dieselben Anfragen verteilen könnten.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren Ihre Aktennummer statt Kundennamen.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Die Auflagen des Kreditgebers kommen per Fax an, und der Assistent macht daraus eine Checkliste.
- Fax.Plus MCP: Jedes eingehende Dokument, etwa der Versicherungsnachweis und das Ablöseschreiben, wird der Liste zugeordnet, und es wird angezeigt, was noch fehlt.
- Fax.Plus MCP: Die Ablösebeträge werden in eine Tabelle übernommen, genau so, wie sie auf der Seite stehen.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Checkliste und die Beträge werden nach Ihrer Zustimmung in einer Tabelle zur Akte gespeichert.
- Fax.Plus MCP: Jedes Fax erhält nach Ihrer Zustimmung die Aktennummer als Kommentar.
- Optional, zum Beispiel Slack: Eine kurze Erinnerung an Ihr Team oder den Ansprechpartner des Kunden führt nur auf, was noch fehlt; Sie prüfen sie, bevor sie verschickt wird.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Closing desk“, damit ein Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt anlegen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Fax-Desk mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT zu jedem Routinewort @FaxPlus ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für den Closing-Desk
Du bist mein Closing-Desk für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Beziehe dich auf Akten nur über die Aktennummer, die ich dir nenne, niemals über den Kundennamen. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar oder einen Lesestatus, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Sage, was jede Seite zeigt. Entscheide niemals, ob ein Dokument eine Anforderung des Kreditgebers erfüllt; das entscheide ich. 4) Schreibe Beträge und Daten genau so, wie sie auf der Seite stehen, mit Währung und dem Datum, bis zu dem sie gelten. 5) Lasse Fax-Nummern weg, es sei denn, ich frage danach. 6) Sende, wiederhole oder lösche niemals ein Fax, es sei denn, ich verlange es in der jeweiligen Nachricht. 7) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den aktuellen Zustand, bevor du es erneut versuchst. Routinen – führe eine aus, wenn ich ihren Namen eingebe: OPEN FILE [file number]: Lies das Fax mit den Auflagen des Kreditgebers und erstelle eine Checkliste, mit dem Abschlussdatum ganz oben. STATUS [file number]: Vergleiche meine empfangenen Faxe zur Akte mit der Checkliste; sage für jede Auflage, ob ein passendes Fax eingegangen ist, mit dessen Datum, und führe auf, was noch fehlt. PAYOFF [file number]: Lies das Ablöseschreiben in eine Tabelle ein (Betrag, Gültigkeitsdatum, Per-diem-Zins, Darlehensnummer). TAG [file number]: Füge den empfangenen Faxen dazu die Aktennummer als Kommentar hinzu, nachdem du sie aufgelistet und mein OK erhalten hast. CLOSING [file number]: Sage mir, welche Auflagen noch offen sind, und schreibe eine zweizeilige Erinnerung an [client], die nur auflistet, was fehlt; sende sie nicht.
OPEN FILE: Die Auflagen des Kreditgebers werden zur Checkliste
Geben Sie OPEN FILE mit der Aktennummer ein. In unserem Test las der Assistent das Fax mit den Auflagen und lieferte: Aktenzeichen 2026-0771, Darlehen 55-0719, Abschlusstermin Donnerstag, 12. November 2026, und fünf Auflagen: endgültiges Title Commitment, Nachweis der Wohngebäudeversicherung (Binder), Ablöseschreiben für die bestehende Hypothek, unterschriebene Bestätigung des Closing Disclosure, Kopie des Lichtbildausweises. Beim Lesen wird nichts verändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Checkliste aus den Auflagen
Lies mein neuestes empfangenes Fax vom Kreditgeber. Erstelle eine Checkliste mit jeder aufgeführten Auflage, mit dem Abschlussdatum ganz oben. Sage Bescheid, wenn etwas unklar ist. Ändere nichts.
STATUS: Was noch fehlt
Geben Sie STATUS ein. Nachdem der Versicherungsnachweis und das Ablöseschreiben eingetroffen waren, ordnete der Assistent sie der Liste zu. Versicherungsnachweis: Police HO-884210, Gebäudedeckung 450.000 USD, gültig vom 1. November 2026 bis 1. November 2027, Hypothekengläubiger Harbor Federal Mortgage mit Darlehen 55-0719, was mit der Darlehensnummer des Kreditgebers übereinstimmt. Ablöseschreiben: eingegangen. Noch fehlend: endgültiges Title Commitment, unterschriebene Bestätigung des Closing Disclosure und Lichtbildausweis. Der Assistent berichtete, was auf der Seite steht, und überließ uns die Entscheidung, ob sie den Kreditgeber zufriedenstellen.
Was noch fehlt
Vergleiche meine empfangenen Faxe zur Akte [file number] mit der Checkliste des Kreditgebers. Sage für jede Auflage, ob ein passendes Fax eingegangen ist, mit dessen Datum, und führe auf, was noch fehlt. Sage, was die Seite zeigt; entscheide nicht, ob sie den Kreditgeber zufriedenstellt.
PAYOFF: Die Beträge kommen in eine Tabelle
Geben Sie PAYOFF ein. Wenn das Ablöseschreiben in eine Tabelle eingelesen wird, müssen Sie eine Zahl, von der eine Überweisung abhängt, nicht erneut abtippen. In unserem Test: Ablösebetrag 212.480,55 USD, gültig bis 20. November 2026 (nach dem Abschlusstermin), Per-diem-Zins 38,10 USD nach diesem Datum, bestehendes Darlehen 77-3302. Prüfen Sie die Beträge anhand des Originals, bevor jemand danach handelt.
Ablösebetrag in eine Tabelle
Lies das Ablöseschreiben zur Akte [file number] und übernimm den Ablösebetrag, das Datum, bis zu dem er gilt, den Per-diem-Zins und die Darlehensnummer in eine Tabelle, genau so geschrieben, wie sie auf der Seite stehen. Sage Bescheid, wenn ein Feld nicht auf der Seite steht.
TAG: Jedes Fax erhält die Aktennummer
Geben Sie TAG ein. Wenn die Aktennummer in den Kommentar jedes Faxes geschrieben wird, lässt sich die gesamte Akte später wiederfinden. In unserem Test zeigte der Assistent, welche Faxe er ändern würde, schrieb nach dem OK den Kommentar 2026-0771 auf alle drei, und beim erneuten Auslesen der Liste waren alle drei markiert und weiterhin ungelesen. Anleitung: So halten Sie Ihren Fax-Posteingang übersichtlich.
Akte markieren
Füge den Kommentar [file number] zu meinen 3 neuesten empfangenen Faxen hinzu. Liste zuerst die Faxe auf und warte auf mein OK, lies sie dann erneut aus, um es zu bestätigen.
CLOSING: Die Prüfung am Morgen des Abschlusses
Geben Sie CLOSING ein. Eine letzte Prüfung vor dem Abschluss, mit einer kurzen Erinnerung, die Sie sich selbst senden können. Der Assistent schreibt den Text; das Versenden liegt bei Ihnen.
Morgen des Abschlusses
Sieh dir meine empfangenen Faxe zur Akte [file number] an und sag mir, welche Auflagen noch offen sind. Verfasse dann eine zweizeilige Erinnerung an [client], die nur auflistet, was fehlt. Sende nichts.
Verbinden Sie es: Google Sheets
Wenn Sie den Google-Sheets-Connector im selben Chat aktiviert haben, kann der Assistent Ihre Abschluss-Checkliste anhand der eingehenden Faxe aktuell halten. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihr OK. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Checkliste aktualisieren
Lies die Faxe zur Akte [file number] und aktualisiere meine Google-Sheets-Abschluss-Checkliste [sheet name]: Markiere für jede Auflage auf der Liste, ob ein passendes Fax eingegangen ist, und gib das Datum an. Zeige mir die Änderungen zuerst und warte auf mein OK.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Handeln Sie nicht nach Ablösungs- oder Überweisungsanweisungen, die per Fax eingehen, ohne sie telefonisch zu bestätigen – mit einer Nummer dieser Bank, die Sie bereits haben. Ein Fax ist kein Nachweis dafür, wer es gesendet hat.
- Der Assistent gibt wieder, was eine Seite zeigt. Ob ein Dokument die Anforderung des Kreditgebers erfüllt, entscheidet der Kreditgeber oder der Abschlussagent.
- Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie vorab die Richtlinie Ihres Unternehmens zu Kundendaten.
- Prompts, die Ihre Datensätze ändern, fordern den Assistenten auf, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich um Freigabe bittet, hängt von seinen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung „Vorher fragen“.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Empfangenes Fax finden und lesen und Posteingang übersichtlich halten behandeln die obigen Schritte. Das Zurücksenden von Dokumenten finden Sie unter Unterschriebenes Dokument faxen. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
