Een closing heeft een lijst met voorwaarden en een datum, en de documenten komen per fax binnen: de voorwaarden van de kredietverstrekker, de verzekeringsbinder, de aflosbrief. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een routine: één woord opent het dossier, een ander toont wat er nog ontbreekt, en de assistent stopt bij elke wijziging voor uw akkoord. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en een voorbeeld van een closingweek op basis van onze test, met gesimuleerde documenten en fictieve partijen. In de test kwamen de drie faxen binnen enkele minuten binnen; de timing van maandag tot donderdag illustreert slechts hoe u dezelfde verzoeken kunt spreiden.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Gebruik in prompts en opmerkingen uw dossiernummer, geen namen van cliënten.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: de voorwaarden van de kredietverstrekker komen per fax binnen en de assistent zet ze om in een checklist.
- Fax.Plus MCP: elk binnenkomend document, zoals de binder en de aflosbrief, wordt aan de lijst gekoppeld en wat er nog ontbreekt wordt getoond.
- Fax.Plus MCP: aflosbedragen worden in één tabel ingelezen, precies zoals ze op de pagina staan.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Sheets: de checklist en de bedragen worden na uw akkoord in een spreadsheet voor het dossier bewaard.
- Fax.Plus MCP: elke fax krijgt na uw akkoord het dossiernummer als opmerking.
- Optioneel, bijvoorbeeld Slack: een korte herinnering aan uw team of de contactpersoon van de cliënt vermeldt alleen wat er ontbreekt; u controleert deze voordat hij wordt verstuurd.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld een Project met de naam „Closing desk”, zodat één woord een routine start. Hoe u Fax.Plus koppelt, het Project aanmaakt en uw eigen routines schrijft, wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie met KI instellen. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector aan staan voor de chat.
Instructies voor de closing desk
U bent mijn closing desk voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar dossiers uitsluitend met het dossiernummer dat ik u geef, nooit met de naam van een cliënt. 2) Laat mij voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking of een leesstatus, precies zien wat er zal veranderen en wacht op mijn akkoord. 3) Zeg wat elke pagina toont. Beslis nooit of een document aan een vereiste van de kredietverstrekker voldoet; dat beslis ik. 4) Schrijf bedragen en data precies zoals op de pagina, met valuta en de datum tot wanneer ze gelden. 5) Laat faxnummers weg, tenzij ik erom vraag. 6) Verstuur, verstuur opnieuw of verwijder nooit een fax, tenzij ik daar in dat bericht om vraag. 7) Als er iets mislukt, vertel mij wat er mislukt is en controleer de huidige status voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam typ. OPEN FILE [file number]: lees de fax met de voorwaarden van de kredietverstrekker en maak een checklist met de closingdatum bovenaan. STATUS [file number]: vergelijk mijn ontvangen faxen over het dossier met de checklist; zeg voor elke voorwaarde of er een bijpassende fax is binnengekomen, met de datum, en noem wat er nog ontbreekt. PAYOFF [file number]: lees de aflosbrief in een tabel (bedrag, geldig tot datum, per diem, leningnummer). TAG [file number]: voeg het dossiernummer als opmerking toe aan de ontvangen faxen daarover, nadat u ze hebt opgesomd en mijn akkoord hebt gekregen. CLOSING [file number]: vertel mij welke voorwaarden nog openstaan en schrijf een herinnering van twee regels aan [client] met alleen wat er ontbreekt; verstuur die niet.
OPEN FILE: de voorwaarden van de kredietverstrekker worden een checklist
Typ OPEN FILE met het dossiernummer. In onze test las de assistent de fax met de voorwaarden en kwam terug met: dossierreferentie 2026-0771, lening 55-0719, closingdatum donderdag 12 november 2026 en vijf voorwaarden: definitieve titelverklaring, bewijs van opstalverzekering (binder), aflosbrief voor de bestaande hypotheek, ondertekende bevestiging van de Closing Disclosure, kopie van een identiteitsbewijs met foto. Lezen is alleen-lezen. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Checklist op basis van de voorwaarden
Lees mijn nieuwste ontvangen fax van de kredietverstrekker. Maak een checklist van elke genoemde voorwaarde, met de closingdatum bovenaan. Meld het als iets onduidelijk is. Wijzig niets.
STATUS: wat er nog ontbreekt
Typ STATUS. Nadat de verzekeringsbinder en de aflosbrief waren binnengekomen, koppelde de assistent ze aan de lijst. Verzekeringsbinder: polis HO-884210, dekking voor de woning USD 450.000, ingangsdatum 1 november 2026 tot 1 november 2027, hypotheekhouder Harbor Federal Mortgage met lening 55-0719, wat overeenkomt met het leningnummer van de kredietverstrekker. Aflosbrief: binnengekomen. Nog ontbrekend: definitieve titelverklaring, ondertekende bevestiging van de Closing Disclosure en identiteitsbewijs met foto. De assistent meldde wat er op de pagina staat en liet de beslissing of ze aan de eisen van de kredietverstrekker voldoen aan ons over.
Wat er nog ontbreekt
Vergelijk mijn ontvangen faxen over dossier [file number] met de checklist van de kredietverstrekker. Zeg voor elke voorwaarde of er een bijpassende fax is binnengekomen, met de datum, en noem wat er nog ontbreekt. Zeg wat de pagina toont; beslis niet of die aan de eisen van de kredietverstrekker voldoet.
PAYOFF: de bedragen komen in één tabel
Typ PAYOFF. Door de aflosbrief in een tabel in te lezen hoeft u een bedrag waar een overschrijving van afhangt niet over te typen. In onze test: aflosbedrag USD 212.480,55, geldig tot 20 november 2026 (na de closingdatum), per diem USD 38,10 na die datum, bestaande lening 77-3302. Controleer de bedragen aan de hand van het origineel voordat iemand erop handelt.
Aflossing in een tabel
Lees de aflosbrief voor dossier [file number] en zet het aflosbedrag, de datum tot wanneer het geldt, het per diem en het leningnummer in een tabel, precies zoals op de pagina geschreven. Meld het als een veld niet op de pagina staat.
TAG: elke fax krijgt het dossiernummer
Typ TAG. Door het dossiernummer in de opmerking van elke fax te zetten, is het hele dossier later terug te vinden. In onze test toonde de assistent welke faxen hij zou wijzigen, schreef hij na het akkoord de opmerking 2026-0771 bij alle drie en bleken bij het teruglezen van de lijst alle drie gemarkeerd en nog ongelezen. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Het dossier taggen
Voeg de opmerking [file number] toe aan mijn 3 nieuwste ontvangen faxen. Toon eerst de lijst met faxen en wacht op mijn akkoord. Lees ze daarna terug ter bevestiging.
CLOSING: de controle op de ochtend van de closing
Typ CLOSING. Een laatste controle vóór de closing, met een korte herinnering die u zichzelf kunt sturen. De assistent schrijft de tekst; het versturen is aan u.
Ochtend van de closing
Bekijk mijn ontvangen faxen over dossier [file number] en vertel me welke voorwaarden nog openstaan. Schrijf daarna een herinnering van twee regels aan [client] waarin alleen staat wat er nog ontbreekt. Verstuur niets.
Koppel het: Google Sheets
Als u de Google Sheets-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent uw closingchecklist actueel houden aan de hand van de faxen die binnenkomen. Hij toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
De checklist bijwerken
Lees de faxen voor dossier [file number] en werk mijn Google Sheets-closingchecklist [sheet name] bij: markeer voor elke voorwaarde op de lijst of er een passende fax is binnengekomen en wat de datum ervan is. Toon me eerst de wijzigingen en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Handel niet naar aflos- of overboekingsinstructies die per fax binnenkomen zonder deze telefonisch te bevestigen via een nummer van die bank dat u al hebt. Een fax is geen bewijs van wie hem heeft verstuurd.
- De assistent meldt wat een pagina toont; of een document aan de eis van de kredietverstrekker voldoet, wordt beslist door de kredietverstrekker of de closingmedewerker.
- Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer eerst het beleid van uw bedrijf over klantgegevens.
- Prompts die uw gegevens wijzigen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de machtigingsinstellingen. Houd de Fax.Plus-tools die gegevens verzenden of wijzigen daarom ingesteld op eerst vragen.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ontvangen fax zoeken en lezen en uw postvak overzichtelijk houden behandelen de bovenstaande stappen. Documenten terugsturen staat in Een ondertekend document faxen. Meer prompts vindt u in Faxprompts met KI, terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
