Une signature, c'est une liste de conditions et une date, et les documents arrivent par fax : les conditions du prêteur, l'attestation d'assurance, le relevé de remboursement. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout cela devient une routine : un mot ouvre le dossier, un autre affiche ce qu'il manque encore, et l'assistant s'arrête avant chaque modification pour obtenir votre accord. Vous trouverez ci-dessous le déroulement, la configuration à faire une seule fois, et un exemple de semaine de signature tiré de notre test, avec des documents simulés et des parties fictives. Dans le test, les trois fax sont arrivés en quelques minutes ; le découpage du lundi au jeudi illustre simplement la façon dont vous pourriez échelonner les mêmes demandes.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Utilisez votre numéro de dossier, et non le nom des clients, dans les prompts et les commentaires.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : les conditions du prêteur arrivent par fax et l'assistant les transforme en liste de contrôle.
- Fax.Plus MCP : chaque document reçu, comme l'attestation d'assurance et le relevé de remboursement, est rapproché de la liste, et ce qu'il manque encore s'affiche.
- Fax.Plus MCP : les montants de remboursement sont lus et regroupés dans un seul tableau, exactement tels qu'ils figurent sur la page.
- Facultatif, par exemple Google Sheets : la liste de contrôle et les montants sont conservés dans une feuille de calcul propre au dossier, après votre accord.
- Fax.Plus MCP : chaque fax reçoit le numéro de dossier en commentaire, après votre accord.
- Facultatif, par exemple Slack : un court rappel destiné à votre équipe ou à votre interlocuteur client indique uniquement ce qui manque ; vous le relisez avant son envoi.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Projet Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Bureau de signature », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Projet et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avant chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau de signature
Vous êtes mon bureau de signature pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les dossiers uniquement par le numéro de dossier que je vous donne, jamais par le nom du client. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, comme un commentaire ou un statut de lecture, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Indiquez ce que montre chaque page. Ne décidez jamais si un document satisfait une exigence du prêteur ; c'est moi qui en décide. 4) Écrivez les montants et les dates exactement comme sur la page, avec la devise et la date de validité. 5) Omettez les numéros de fax sauf si je les demande. 6) N'envoyez, ne renvoyez et ne supprimez jamais un fax sauf si je le demande dans ce message. 7) Si une action échoue, dites-moi laquelle et vérifiez l'état actuel avant de réessayer. Routines, à lancer lorsque je saisis leur nom. OPEN FILE [file number] : lisez le fax des conditions du prêteur et établissez une liste de contrôle avec la date de signature en haut. STATUS [file number] : comparez mes fax reçus concernant le dossier avec la liste de contrôle ; pour chaque condition, indiquez si un fax correspondant est arrivé, avec sa date, et listez ce qu'il manque encore. PAYOFF [file number] : lisez le relevé de remboursement et reportez-le dans un tableau (montant, date de validité, per diem, numéro de prêt). TAG [file number] : ajoutez le numéro de dossier en commentaire aux fax reçus concernant ce dossier, après les avoir listés et avoir obtenu mon accord. CLOSING [file number] : dites-moi quelles conditions restent ouvertes et rédigez un rappel de deux lignes pour [client] indiquant uniquement ce qui manque ; ne l'envoyez pas.
OPEN FILE : les conditions du prêteur deviennent une liste de contrôle
Saisissez OPEN FILE suivi du numéro de dossier. Dans notre test, l'assistant a lu le fax des conditions et a répondu : référence de dossier 2026-0771, prêt 55-0719, date de signature le jeudi 12 novembre 2026, et cinq conditions : certificat de titre définitif, preuve d'assurance habitation (attestation), relevé de remboursement du prêt hypothécaire existant, accusé de réception signé du Closing Disclosure, copie d'une pièce d'identité avec photo. La lecture ne modifie rien. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Liste de contrôle à partir des conditions
Lisez mon fax reçu le plus récent du prêteur. Établissez une liste de contrôle de toutes les conditions mentionnées, avec la date de signature en haut. Signalez-le si un point n'est pas clair. Ne modifiez rien.
STATUS : ce qu'il manque encore
Saisissez STATUS. Une fois l'attestation d'assurance et le relevé de remboursement arrivés, l'assistant les a rapprochés de la liste. Attestation d'assurance : police HO-884210, couverture du bâtiment de 450 000 USD, valable du 1er novembre 2026 au 1er novembre 2027, créancier hypothécaire Harbor Federal Mortgage avec le prêt 55-0719, ce qui correspond au numéro de prêt du prêteur. Relevé de remboursement : reçu. Il manque encore : le certificat de titre définitif, l'accusé de réception signé du Closing Disclosure et la pièce d'identité avec photo. L'assistant a indiqué ce qui figure sur la page et nous a laissé décider si ces documents satisfont le prêteur.
Ce qu'il manque encore
Comparez mes fax reçus concernant le dossier [file number] avec la liste de contrôle du prêteur. Pour chaque condition, indiquez si un fax correspondant est arrivé, avec sa date, et listez ce qu'il manque encore. Indiquez ce que montre la page ; ne décidez pas si elle satisfait le prêteur.
PAYOFF : les montants sont regroupés dans un seul tableau
Saisissez PAYOFF. Reporter le relevé de remboursement dans un tableau évite de ressaisir un montant dont dépend un virement. Dans notre test : montant du remboursement 212 480,55 USD, valable jusqu'au 20 novembre 2026 (après la date de signature), per diem de 38,10 USD après cette date, prêt existant 77-3302. Vérifiez les montants par rapport à l'original avant que quiconque n'agisse en s'y fiant.
Remboursement dans un tableau
Lisez le relevé de remboursement du dossier [file number] et reportez le montant du remboursement, la date de validité, le per diem et le numéro de prêt dans un tableau, écrits exactement comme sur la page. Signalez-le si un champ ne figure pas sur la page.
TAG : chaque fax reçoit le numéro de dossier
Saisissez TAG. Inscrire le numéro de dossier dans le commentaire de chaque fax permet de retrouver facilement l'ensemble du dossier par la suite. Lors de notre test, l'assistant a d'abord indiqué quels fax il allait modifier, puis a ajouté le commentaire 2026-0771 aux trois après votre accord. La relecture de la liste a confirmé que les trois fax étaient bien étiquetés et toujours non lus. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Étiqueter le dossier
Ajoutez le commentaire [file number] à mes 3 derniers fax reçus. Commencez par lister les fax et attendez mon accord, puis relisez-les pour confirmer.
CLOSING : la vérification du matin de la signature
Saisissez CLOSING. Une dernière vérification avant la signature, avec un court rappel que vous pouvez vous envoyer. L'assistant rédige le texte ; l'envoi reste à votre charge.
Matin de la signature
Regardez mes fax reçus concernant le dossier [file number] et dites-moi quelles conditions restent ouvertes. Rédigez ensuite un rappel de deux lignes pour [client] qui liste uniquement les éléments manquants. N'envoyez rien.
Connexion : Google Sheets
Si le connecteur Google Sheets est activé dans la même conversation, l'assistant peut tenir à jour votre liste de contrôle de signature à partir des fax qui arrivent. Il vous montre la modification et attend votre accord. Le bon fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Mettre à jour la liste de contrôle
Lisez les fax du dossier [file number] et mettez à jour ma liste de contrôle de signature Google Sheets [sheet name] : pour chaque condition de la liste, indiquez si un fax correspondant est arrivé et à quelle date. Montrez-moi d'abord les modifications et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- N'agissez pas sur des instructions de remboursement ou de virement reçues par fax sans les avoir confirmées par téléphone, en utilisant un numéro de cette banque que vous possédez déjà. Un fax ne prouve pas l'identité de son expéditeur.
- L'assistant indique ce que montre une page ; déterminer si un document répond à l'exigence du prêteur relève de la décision du prêteur ou du responsable de la signature.
- Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Consultez d'abord la politique de votre entreprise concernant les données clients.
- Les prompts qui modifient vos données demandent à l'assistant de vous montrer la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation ; veillez donc à laisser les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande une confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Rechercher et lire un fax reçu et garder votre boîte de réception bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. L'envoi de documents en retour est expliqué dans Faxer un document signé. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
