Uma escritura tem uma lista de condições e uma data, e os documentos chegam por fax: as condições do credor, a apólice provisória do seguro, a carta de liquidação. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra abre o processo, outra mostra o que ainda falta, e o assistente para em cada alteração à espera do seu OK. Abaixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e um exemplo de semana de escritura baseado no nosso teste, com documentos simulados e partes fictícias. No teste, os três faxes chegaram em poucos minutos; a distribuição de segunda a quinta-feira serve apenas para ilustrar como poderia espaçar os mesmos pedidos.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Utilize o número de processo, e não nomes de clientes, nos prompts e nos comentários.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: as condições do credor chegam por fax e o assistente transforma-as numa lista de verificação.
- Fax.Plus MCP: cada documento que chega, como a apólice provisória e a carta de liquidação, é associado à lista e é mostrado o que ainda falta.
- Fax.Plus MCP: os valores de liquidação são lidos para uma única tabela, exatamente como estão escritos na página.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: a lista de verificação e os valores ficam guardados numa folha de cálculo do processo, após o seu OK.
- Fax.Plus MCP: cada fax recebe o número de processo como comentário, após o seu OK.
- Opcional, por exemplo Slack: um breve lembrete para a sua equipa ou para o contacto do cliente indica apenas o que falta; revê-o antes de ser enviado.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto de Claude ou ChatGPT, por exemplo um chamado „Mesa de escritura“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas está explicado passo a passo em Configurar um balcão de fax com IA. Em ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. Em Claude, mantenha o conector Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções da mesa de escritura
És a minha mesa de escritura para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refere-te aos processos apenas pelo número de processo que te indico, nunca pelo nome do cliente. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário ou um estado de leitura, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda o meu OK. 3) Diz o que cada página mostra. Nunca decidas se um documento satisfaz um requisito do credor; essa decisão é minha. 4) Escreve os montantes e as datas exatamente como na página, com a moeda e a data até à qual são válidos. 5) Omite os números de fax, a menos que eu os peça. 6) Nunca envies, reenvies nem elimines um fax, a menos que eu o peça nessa mesma mensagem. 7) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica o estado atual antes de tentares novamente. Rotinas, executa uma quando eu escrever o respetivo nome. OPEN FILE [file number]: lê o fax com as condições do credor e cria uma lista de verificação com a data da escritura no topo. STATUS [file number]: compara os meus faxes recebidos sobre o processo com a lista de verificação; para cada condição, indica se chegou um fax correspondente, com a respetiva data, e lista o que ainda falta. PAYOFF [file number]: lê a carta de liquidação para uma tabela (montante, data de validade, per diem, número do empréstimo). TAG [file number]: adiciona o número de processo como comentário aos faxes recebidos sobre o mesmo, depois de os listares e de receberes o meu OK. CLOSING [file number]: diz-me quais as condições ainda em aberto e escreve um lembrete de duas linhas para [client] que indique apenas o que falta; não o envies.
OPEN FILE: as condições do credor tornam-se uma lista de verificação
Escreva OPEN FILE com o número de processo. No nosso teste, o assistente leu o fax das condições e devolveu: referência do processo 2026-0771, empréstimo 55-0719, data da escritura quinta-feira, 12 de novembro de 2026, e cinco condições: compromisso final de seguro de título, comprovativo do seguro de habitação (apólice provisória), carta de liquidação do crédito à habitação existente, confirmação assinada de receção do Closing Disclosure e cópia de documento de identificação com fotografia. A leitura não altera nada. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Lista de verificação a partir das condições
Lê o fax mais recente que recebi do credor. Cria uma lista de verificação com todas as condições indicadas, com a data da escritura no topo. Diz-me se algo não estiver claro. Não alteres nada.
STATUS: o que ainda falta
Escreva STATUS. Depois de a apólice provisória do seguro e a carta de liquidação terem chegado, o assistente associou-as à lista. Apólice provisória do seguro: apólice HO-884210, cobertura do imóvel de USD 450 000, em vigor de 1 de novembro de 2026 a 1 de novembro de 2027, credor hipotecário Harbor Federal Mortgage com o empréstimo 55-0719, que corresponde ao número de empréstimo do credor. Carta de liquidação: chegou. Ainda em falta: compromisso final de seguro de título, confirmação assinada de receção do Closing Disclosure e documento de identificação com fotografia. O assistente indicou o que consta da página e deixou-nos a decisão sobre se satisfazem o credor.
O que ainda falta
Compara os meus faxes recebidos sobre o processo [file number] com a lista de verificação do credor. Para cada condição, indica se chegou um fax correspondente, com a respetiva data, e lista o que ainda falta. Diz o que a página mostra; não decidas se satisfaz o credor.
PAYOFF: os valores ficam numa única tabela
Escreva PAYOFF. Ler a carta de liquidação para uma tabela evita voltar a introduzir um número de que depende uma transferência. No nosso teste: montante de liquidação USD 212 480,55, válido até 20 de novembro de 2026 (depois da data da escritura), per diem de USD 38,10 após essa data, empréstimo existente 77-3302. Confirme os valores com o original antes de alguém agir com base neles.
Valores de liquidação numa tabela
Lê a carta de liquidação do processo [file number] e coloca numa tabela o montante de liquidação, a data até à qual é válido, o per diem e o número do empréstimo, escritos exatamente como na página. Diz-me se algum campo não constar da página.
TAG: cada fax recebe o número de processo
Escreva TAG. Ao escrever o número de processo no comentário de cada fax, todo o processo fica fácil de encontrar mais tarde. No nosso teste, o assistente mostrou quais os faxes que iria alterar, escreveu o comentário 2026-0771 nos três depois do OK e, ao reler a lista, os três apareciam etiquetados e ainda por ler. Guia: Mantenha a sua caixa de entrada de fax organizada.
Etiquetar o processo
Adiciona o comentário [file number] aos meus 3 faxes recebidos mais recentes. Lista primeiro os faxes e aguarda o meu OK; depois, relê-os para confirmar.
CLOSING: a verificação da manhã da escritura
Escreva CLOSING. Uma última verificação antes da escritura, com um breve lembrete que pode enviar a si próprio. O assistente redige o texto; o envio fica ao seu critério.
Manhã da escritura
Analisa os meus faxes recebidos sobre o processo [file number] e diz-me que condições ainda estão em aberto. Depois, redige um lembrete de duas linhas para [client] que indique apenas o que falta. Não envies nada.
Ligue-o: Google Sheets
Se tiver o conector Google Sheets ativado na mesma conversa, o assistente pode manter a sua lista de verificação da escritura atualizada com base nos faxes que chegam. Mostra-lhe a alteração e aguarda o seu OK. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Atualizar a lista de verificação
Lê os faxes do processo [file number] e atualiza a minha lista de verificação da escritura em Google Sheets [sheet name]: para cada condição da lista, indica se chegou um fax correspondente e a respetiva data. Mostra-me primeiro as alterações e aguarda o meu OK.
Mantenha-o seguro
- Não aja com base em instruções de pagamento ou de transferência que cheguem por fax sem as confirmar por telefone, através de um número que já tenha desse banco. Um fax não prova quem o enviou.
- O assistente indica o que uma página mostra; saber se um documento cumpre o requisito do credor é uma decisão do credor ou do agente da escritura.
- Os documentos que abrir são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente. Consulte primeiro a política da sua empresa relativa a dados de clientes.
- Os prompts que alteram os seus registos pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde a sua confirmação. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas de Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Encontrar e ler um fax recebido e manter a sua caixa de entrada organizada abordam os passos acima. O reenvio de documentos está em Enviar um documento assinado por fax. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
