So bereiten Sie eine Anforderung von Krankenakten für den Faxversand vor

Dieser Leitfaden richtet sich an Patientinnen und Patienten in den Vereinigten Staaten sowie an Personen, die berechtigt sind, für sie zu handeln. Er behandelt die Vorbereitung der Anforderung, die Sie an einen Gesundheitsdienstleister senden – nicht den Arbeitsablauf einer Klinik bei der Übermittlung von Patientenakten.

1. Das richtige Anforderungs- oder Freigabeformular wählen

Die Anforderung einer eigenen Kopie und die Genehmigung der Weitergabe an eine andere Person oder Organisation sind zwei unterschiedliche Anträge. Beginnen Sie mit den aktuellen Anweisungen des Anbieters zu Krankenakten und wählen Sie das Formular, das Ihrem Zweck entspricht.

Sie begegnen möglicherweise Begriffen wie Anforderung von Krankenakten, Release of Information (ROI) oder Genehmigung zur Weitergabe von Gesundheitsinformationen. Lesen Sie, was das Formular abdeckt, und gehen Sie nicht davon aus, dass die Bezeichnungen austauschbar sind.

Beispielsweise bietet die Cleveland Clinic Anleitungen zur Anforderung von Unterlagen für Sie selbst und zur Anforderung, dass externe Unterlagen an die Cleveland Clinic gesendet werden. Die letztgenannte Anforderung geht an den externen Anbieter, der diese Unterlagen aufbewahrt.

HIPAA gewährt Einzelpersonen grundsätzlich ein Recht auf Zugang zu ihren eigenen Unterlagen, die bei erfassten Leistungserbringern und Krankenversicherungen geführt werden, mit Ausnahmen. Ein Zugangsantrag von Patientinnen und Patienten ist nicht automatisch dasselbe wie eine Genehmigung zur Weitergabe an Dritte. Siehe die Hinweise des HHS zum Patientenzugang.

2. Die Angaben ausfüllen, die zum Auffinden und Zustellen der Unterlagen nötig sind

Füllen Sie die relevanten Felder gemäß den Anweisungen des Anbieters aus. Diese Checkliste hilft Ihnen, die Anforderung vor dem Senden zu überprüfen.

Geben Sie genau an, was Sie benötigen, fordern Sie aber die vollständige Akte an, wenn Sie diese wünschen. Eine Portal-Zusammenfassung und die vollständige Akte, die Sie angefordert haben, sind nicht unbedingt dasselbe.

Befolgen Sie die Anweisungen des Anbieters zur Identitätsprüfung. Geben Sie nur die Identifikationsangaben und Nachweise an, die für dieses Verfahren verlangt werden.

3. Das Ziel der Anforderung vom Ziel der Unterlagen unterscheiden

Das Fax, das Sie vorbereiten, geht normalerweise an die Abteilung Medical Records, Health Information Management (HIM) oder Release of Information des Anbieters. Überprüfen Sie die Nummer dieser Abteilung für Anforderungen auf dem aktuellen Formular oder der offiziellen Website.

Der im Formular genannte Empfänger ist die Stelle, an die der Anbieter die Unterlagen liefern soll. Das können Sie selbst, die Praxis einer neuen Ärztin oder eines neuen Arztes oder ein anderer berechtigter Empfänger sein. Überprüfen Sie die Angaben dieses Empfängers separat.

Sie können eine Anforderung per fax senden und darin eine andere verfügbare Übermittlungsart für die Unterlagen angeben, etwa ein Patientenportal, eine sichere elektronische Übermittlung oder den Postweg. Wählen Sie die gewünschte Option gemäß den Anweisungen des Anbieters aus; gehen Sie nicht davon aus, dass die Unterlagen an die Nummer zurückgesendet werden, von der Sie Ihre Anforderung gesendet haben.

4. Prüfen, wer unterschreiben muss

Wenn Sie Ihre eigenen Unterlagen anfordern, befolgen Sie die Unterschriftsanweisungen für diese Anforderung. Wenn Sie einer anderen erwachsenen Person helfen, kann diese das Formular selbst unterschreiben, während Sie bei der Vorbereitung und beim Versand unterstützen.

Die Unterschrift im Namen einer anderen Person ist etwas anderes. Der Anbieter verlangt möglicherweise Nachweise dafür, dass Sie als persönlicher Vertreter des Patienten bevollmächtigt sind. Allein die Verwandtschaft begründet nicht automatisch die Befugnis, sämtliche Zugriffsrechte des Patienten auszuüben. Das HHS erläutert in seinen Hinweisen zum persönlichen Vertreter, dass der Umfang der Vertretungsbefugnis vom geltenden Recht und von den jeweiligen Umständen abhängt.

Prüfen Sie die Anforderungen des Anbieters für einen Minderjährigen, einen verstorbenen Patienten oder eine andere Situation mit einem Vertreter. Verwenden Sie die akzeptierte Unterschriftsmethode und fügen Sie die jeweils erforderlichen Nachweise bei.

5. Ein gut lesbares fax-Paket zusammenstellen

Ordnen Sie Ihre Dokumente in dieser Reihenfolge, sofern der Anbieter keine andere vorgibt:

1. Ein kurzes Deckblatt, falls sinnvoll oder erforderlich.
2. Das ausgefüllte Anforderungs- oder Freigabeformular mit allen erforderlichen Seiten.
3. Identitätsnachweise oder Vertreternachweise, sofern erforderlich.

Beschränken Sie das Deckblatt auf die Weiterleitung: Abteilung für Krankenakten, Ihre Rückrufdaten, Datum der Einreichung und Gesamtseitenzahl. Tragen Sie die detaillierten Patientendaten im Anforderungsformular ein, statt sie unnötig zu wiederholen. Sie können eine Fax.Plus-Deckblattvorlage und einen kurzen Hinweis wie den folgenden verwenden:

Betreff: Anforderung von Krankenakten
Anbei finden Sie das ausgefüllte Anforderungsformular und die Begleitdokumente. Dieses fax umfasst [number] Seiten, einschließlich des Deckblatts. Bitte kontaktieren Sie mich unter [callback number], falls Sie zur Bearbeitung der Anforderung Rückfragen haben.

Scannen Sie Papierformulare so, dass alle Ränder sichtbar und die Seiten aufrecht ausgerichtet sind. Speichern Sie bei einem ausgefüllten PDF eine separate druckbare Kopie, in der Ihre Eingaben fest in die Seite eingebunden sind, und öffnen Sie sie erneut, um Antworten, Daten und Unterschriften zu prüfen. Befolgen Sie die Fax.Plus-Anleitung zur PDF-Vorbereitung. Bewahren Sie die Originaldatei auf und beachten Sie etwaige Anforderungen an eine überprüfbare digitale Signatur, bevor Sie die fax-Kopie erstellen.

6. Die Anforderung senden und einen aussagekräftigen Nachweis aufbewahren

Wenn Sie nur gelegentlich senden, erklärt unser Leitfaden zum Senden eines fax ohne Abonnement das Kontingent im Tarif Free und die Optionen mit vorab aufgeladenem Guthaben.

Öffnen Sie Fax.Plus, geben Sie die überprüfte fax-Nummer für Anforderungen mit Landesvorwahl ein und laden Sie das Paket in der richtigen Reihenfolge hoch. Prüfen Sie vor dem Senden die Empfängernummer, die Anhänge und die Sendelimits Ihres Tarifs. Unsere Anleitung zum Faxen eines Formulars erklärt den Sendevorgang.

Speichern Sie die gesendete Anforderung und den zugehörigen Sendebericht aus dem Bereich Gesendet. Der Bericht dokumentiert das Übertragungsergebnis und hilft Ihnen, bei Nachfragen auf Ihre Einreichung zu verweisen. Bitten Sie die Abteilung für Krankenakten zu bestätigen, dass sie die Anforderung erfasst hat, und fragen Sie, ob für die Bearbeitung noch etwas benötigt wird.

Wenn Sie die Unterlagen für einen bevorstehenden Termin benötigen, teilen Sie der Abteilung das Termindatum mit und fragen Sie Ihre behandelnde Praxis nach dem Verfahren zur Beschaffung von Unterlagen, die für die Behandlung erforderlich sind. Die Übermittlung per fax und die Aufbereitung der Unterlagen sind getrennte Schritte.

Wenn Sie Unterlagen zur Unterstützung eines Versicherungsanspruchs zusammenstellen, nutzen Sie unsere Checkliste für Unterlagen zu Versicherungsansprüchen, um die Dokumente für den Versicherer zu ordnen, sobald Sie sie erhalten haben.