faxで送信する診療記録の開示請求書の準備方法

このガイドは、米国の患者と、その代理として手続きを行う権限のある方を対象としています。内容は、医療機関に送信する請求書の準備に関するもので、クリニックが患者記録を送信する際の業務フローについては扱いません。

1. 適切な請求書式または開示書式を選ぶ

ご自身の写しを請求することと、他の個人や組織への開示を承認することは、別々の請求です。まず医療機関の最新の診療記録に関する案内を確認し、目的に合った書式を選んでください。

診療記録の開示請求、情報開示請求（ROI）、健康情報の開示承認書などの名称が使われていることがあります。名称が同じ意味だと思い込まず、書式がどの範囲を対象としているかを確認してください。

たとえば、Cleveland Clinicでは、ご自身の記録を請求する方法と、外部の記録をCleveland Clinicに送付するよう依頼する方法が案内されています。後者の請求は、その記録を保管している外部の医療機関に対して行います。

HIPAAでは一般に、例外を除き、対象となる医療機関や医療保険者が保有するご自身の記録にアクセスする権利が個人に認められています。患者本人によるアクセス請求は、第三者への開示承認と必ずしも同じではありません。HHSの患者アクセスに関するガイダンスをご覧ください。

2. 記録の特定と送付に必要な詳細を記入する

医療機関の案内に従って、該当する項目を記入してください。以下のチェックリストは、送信前に請求内容を見直す際に役立ちます。

必要な内容は具体的に示してください。ただし、記録全体が必要な場合は、全体を請求してください。ポータルの要約と、請求した完全な記録は、必ずしも同じではありません。

医療機関の本人確認の手順に従ってください。その手続きで求められている識別情報と添付書類のみを含めてください。

3. 請求書の送付先と記録の送付先を区別する

準備しているFAXは、通常、医療機関のMedical Records(診療記録)、Health Information Management (HIM)(健康情報管理)、またはRelease of Information(情報開示)の部門に送ります。その部門の請求用FAX番号は、最新の書式または公式ウェブサイトで確認してください。

書式内に記載された受取人は、医療機関が記録を送付する先です。ご自身、新しい医師の診療所、またはその他の承認された受取人になる場合があります。その受取人の詳細情報は別途確認してください。

請求を fax で送信しつつ、患者ポータル、安全な電子配信、郵送など、利用可能な別の送付方法で記録を受け取るよう依頼できます。医療機関の案内に従って希望する方法を選択してください。請求の送信に使用した番号に記録が返送されるとは限りません。

4. 署名が必要な人を確認する

ご自身の記録を請求する場合は、その請求に関する署名の案内に従ってください。別の成人の方をサポートする場合は、その方がご自身で書式に署名し、あなたは準備と送信を手伝う形でも構いません。

本人に代わって署名する場合は事情が異なります。医療機関から、患者の個人代理人として行動する権限があることを示す書類の提出を求められる場合があります。親族であるというだけでは、患者のアクセス権をすべて行使する権限が成立するわけではありません。代理人の権限の範囲は、適用される法律や状況によって異なります。詳しくは HHS の個人代理人に関するガイダンスをご覧ください。

未成年者、死亡した患者、その他代理人が関わるケースについては、医療機関の要件を確認してください。受け付けられている署名方法を使用し、該当する補足書類を添付してください。

5. 読みやすい fax パケットを準備する

医療機関から別の指定がない限り、書類は次の順序で並べてください。

1. 簡単な送付状（必要な場合、または求められている場合）。
2. 必要事項をすべて記入した請求書または開示許可書（必要なページをすべて含む）。
3. 本人確認書類または代理人であることを示す書類（必要な場合）。

送付状は、宛先の記録部門、折り返し先の連絡先、提出日、合計ページ数など、送付先の確認に必要な情報に絞ってください。患者の詳細情報は、繰り返し記載せず請求書に記入します。Fax.Plus の送付状テンプレートと、次のような短いメッセージを使用できます。

件名：診療記録の請求
記入済みの請求書と添付書類をお送りします。この fax は送付状を含めて[number]ページです。請求の処理にあたり確認事項がございましたら、[callback number]までご連絡ください。

紙の書式は、四隅がすべて写り、ページが正しい向きになるようにスキャンしてください。記入済みの PDF は、入力内容がページに固定された印刷用のコピーを別ファイルとして保存し、それを開き直して回答、日付、署名を確認してください。Fax.Plus の PDF 準備手順に従ってください。元のファイルは保管しておき、fax 用のコピーを作成する前に、検証可能なデジタル署名に関する要件があれば、それに従ってください。

6. 請求を送信し、役立つ記録を残す

たまに送信する場合は、サブスクリプションなしでfaxを送信する方法のガイドで、Freeプランの利用枠とプリペイド残高のオプションについて説明しています。

Fax.Plus を開き、確認済みの請求用 fax 番号を国番号付きで入力して、パケットを順番どおりにアップロードします。送信前に、宛先の番号、添付ファイル、ご利用のプランの送信上限を確認してください。送信の流れについては、書式を fax で送信するためのガイドで説明しています。

送信した請求内容そのものと確認レポートを送信済みから保存してください。このレポートには送信結果が記録されており、フォローアップの際に送信内容を参照するのに役立ちます。記録部門に、請求が登録されたこと、および処理のために他に必要なものがないかを確認してください。

今後の診察で記録が必要な場合は、診察日を部門に伝え、診療に必要な記録を入手するための手続きについて担当の医療機関にお問い合わせください。fax の配信と記録の準備は別のステップです。

保険請求を裏付けるために記録を集めている場合は、記録を受け取った後、保険請求パケットのチェックリストを使って保険会社に提出する書類を整理してください。