Comment préparer une demande de dossier médical à envoyer par fax

Ce guide s'adresse aux patients aux États-Unis et aux personnes autorisées à agir en leur nom. Il explique comment préparer la demande que vous envoyez à un prestataire de soins, et non le fonctionnement d'un cabinet qui transmet des dossiers de patients.

1. Choisir le bon formulaire de demande ou de communication

Demander votre propre copie et autoriser la communication de votre dossier à une autre personne ou organisation sont deux demandes distinctes. Commencez par consulter les instructions actuelles du prestataire concernant les dossiers médicaux, puis sélectionnez le formulaire correspondant à votre objectif.

Vous pouvez rencontrer des termes tels que demande de dossier médical, Release of Information (ROI) ou autorisation de communication d'informations de santé. Lisez ce que couvre le formulaire plutôt que de supposer que ces intitulés sont interchangeables.

Par exemple, la Cleveland Clinic explique comment demander vos propres dossiers et comment demander que des dossiers détenus par un autre établissement lui soient envoyés. Cette dernière demande s'adresse au prestataire externe qui détient ces dossiers.

La loi HIPAA donne généralement aux personnes un droit d'accès à leurs propres dossiers détenus par les prestataires de soins et les assureurs santé concernés, sous réserve d'exceptions. Une demande d'accès du patient n'équivaut pas automatiquement à une autorisation de communication à un tiers. Consultez les recommandations du HHS sur l'accès des patients.

2. Renseigner les informations nécessaires pour localiser et remettre les documents

Suivez les instructions du prestataire pour remplir les champs concernés. Cette liste de contrôle vous aide à relire la demande avant l'envoi.

Soyez précis sur ce dont vous avez besoin, mais demandez le dossier complet si c'est votre intention. Un résumé affiché dans un portail patient et un dossier complet demandé ne sont pas forcément identiques.

Suivez les instructions du prestataire pour la vérification d'identité. N'indiquez que les informations d'identification et les justificatifs demandés dans le cadre de cette procédure.

3. Distinguer la destination de la demande de celle des documents

Le fax que vous préparez est normalement adressé au service Medical Records, Health Information Management (HIM) ou Release of Information du prestataire. Vérifiez le numéro de ce service pour les demandes sur le formulaire actuel ou sur le site officiel.

Le destinataire indiqué dans le formulaire est la personne à qui le prestataire doit remettre les documents. Il peut s'agir de vous, du cabinet d'un nouveau médecin ou d'un autre destinataire autorisé. Vérifiez séparément les coordonnées de ce destinataire.

Vous pouvez envoyer votre demande par fax et demander que les dossiers vous soient remis par un autre mode de remise disponible, comme un portail patient, une livraison électronique sécurisée ou le courrier postal. Sélectionnez l'option souhaitée en suivant les instructions du prestataire de soins ; ne partez pas du principe que les dossiers seront renvoyés au numéro utilisé pour envoyer votre demande.

4. Vérifier qui doit signer

Si vous demandez votre propre dossier, suivez les instructions de signature correspondant à cette demande. Si vous aidez un autre adulte, il peut signer lui-même le formulaire pendant que vous l'aidez à le préparer et à l'envoyer.

Signer au nom d'une autre personne est différent. Le prestataire peut exiger des documents prouvant que vous avez le pouvoir d'agir en tant que représentant personnel du patient. Être un proche ne suffit pas, à lui seul, pour établir le pouvoir d'exercer tous les droits d'accès du patient. Dans ses consignes sur les représentants personnels, le HHS explique que l'étendue des pouvoirs d'un représentant dépend du droit applicable et des circonstances.

Consultez les exigences du prestataire pour un mineur, un patient décédé ou toute autre situation impliquant un représentant. Utilisez la méthode de signature qu'il accepte et joignez les justificatifs applicables.

5. Préparer un fax lisible

Classez vos documents dans l'ordre suivant, sauf si le prestataire en indique un autre :

1. Une brève page de garde, si elle est utile ou exigée.
2. Le formulaire de demande ou d'autorisation dûment rempli, avec toutes les pages requises.
3. Les justificatifs d'identité ou de représentation, lorsqu'ils sont exigés.

Limitez la page de garde aux informations d'acheminement : service des dossiers médicaux, vos coordonnées pour vous rappeler, date d'envoi et nombre total de pages. Indiquez les informations détaillées sur le patient dans le formulaire de demande plutôt que de les répéter inutilement. Vous pouvez utiliser un modèle de page de garde Fax.Plus accompagné d'une courte note, par exemple :

Objet : demande de dossier médical
Veuillez trouver ci-joint le formulaire de demande dûment rempli et les justificatifs. Ce fax comprend [number] pages, page de garde incluse. Veuillez me contacter au [callback number] si vous avez besoin de précisions pour traiter la demande.

Numérisez les formulaires papier en veillant à ce que tous les bords soient visibles et que les pages soient bien droites. Pour un PDF rempli, enregistrez une copie imprimable distincte dans laquelle vos saisies sont intégrées à la page, puis rouvrez-la pour vérifier les réponses, les dates et les signatures. Suivez les instructions de préparation des PDF de Fax.Plus. Conservez le fichier d'origine et respectez toute exigence de signature numérique vérifiable avant de créer la copie destinée au fax.

6. Envoyer la demande et conserver une trace utile

Pour un envoi occasionnel, notre guide sur l'envoi d'un fax sans abonnement explique le quota du plan Free et les options de crédit prépayé.

Ouvrez Fax.Plus, saisissez le numéro de fax vérifié pour les demandes avec son indicatif de pays, puis importez le dossier dans l'ordre. Vérifiez le numéro du destinataire, les pièces jointes et les limites d'envoi de votre plan avant d'envoyer. Notre guide pour faxer un formulaire explique la procédure d'envoi.

Conservez la demande exacte et son rapport de confirmation depuis Envoyés. Le rapport indique le résultat de la transmission et vous aide à référencer votre envoi lors de vos relances. Demandez au service des dossiers médicaux de confirmer qu'il a bien enregistré la demande et s'il a besoin d'autre chose pour la traiter.

Si vous avez besoin des dossiers pour un prochain rendez-vous, communiquez la date du rendez-vous au service et renseignez-vous auprès du cabinet qui vous soigne sur sa procédure pour obtenir les dossiers nécessaires à votre prise en charge. L'envoi du fax et la préparation des dossiers sont deux étapes distinctes.

Si vous rassemblez des dossiers pour appuyer une déclaration de sinistre auprès d'un assureur, utilisez notre liste de contrôle du dossier de déclaration de sinistre pour organiser les documents destinés à l'assureur une fois que vous les aurez reçus.