Jak przygotować wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej do wysłania faksem

Ten przewodnik jest przeznaczony dla pacjentów w Stanach Zjednoczonych oraz osób upoważnionych do działania w ich imieniu. Dotyczy przygotowania wniosku wysyłanego do placówki opieki zdrowotnej, a nie procesu pracy kliniki związanego z przesyłaniem dokumentacji pacjentów.

1. Wybierz właściwy formularz wniosku lub zgody na udostępnienie

Prośba o własną kopię dokumentacji i upoważnienie do udostępnienia jej innej osobie lub organizacji to dwa różne wnioski. Zacznij od aktualnych instrukcji placówki dotyczących dokumentacji medycznej i wybierz formularz odpowiadający Twojemu celowi.

Możesz spotkać takie określenia jak wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej, Release of Information (ROI) lub upoważnienie do ujawnienia informacji o zdrowiu. Przeczytaj, czego dotyczy formularz, zamiast zakładać, że te tytuły są wymienne.

Na przykład Cleveland Clinic udostępnia instrukcje dotyczące występowania o dokumentację dla siebie oraz o przesłanie dokumentacji z zewnętrznych placówek do Cleveland Clinic. Ten drugi wniosek trafia do zewnętrznej placówki, która przechowuje te dokumenty.

HIPAA co do zasady daje osobom prawo dostępu do własnej dokumentacji prowadzonej przez objęte nią placówki i plany zdrowotne, z pewnymi wyjątkami. Wniosek pacjenta o dostęp nie jest automatycznie tym samym co upoważnienie do ujawnienia dokumentacji osobie trzeciej. Zobacz wytyczne HHS dotyczące dostępu pacjentów.

2. Uzupełnij dane potrzebne do odnalezienia i dostarczenia dokumentacji

Skorzystaj z instrukcji placówki, aby uzupełnić odpowiednie pola. Ta lista kontrolna pomoże Ci sprawdzić wniosek przed wysłaniem.

Wskaż dokładnie, czego potrzebujesz, ale jeśli chcesz otrzymać pełną dokumentację, wnioskuj o całość. Podsumowanie w portalu i kompletna żądana dokumentacja niekoniecznie są tym samym.

Postępuj zgodnie z instrukcjami placówki dotyczącymi weryfikacji tożsamości. Podaj wyłącznie dane identyfikacyjne i dokumenty potwierdzające, których wymaga ten proces.

3. Odróżnij miejsce docelowe wniosku od miejsca docelowego dokumentacji

Faks, który przygotowujesz, zwykle trafia do działu placówki o nazwie Medical Records, Health Information Management (HIM) lub Release of Information. Zweryfikuj numer tego działu do składania wniosków w aktualnym formularzu lub na oficjalnej stronie internetowej.

Odbiorca wskazany w formularzu to miejsce, do którego placówka ma dostarczyć dokumentację. Może to być Ty, gabinet nowego lekarza lub inny upoważniony odbiorca. Zweryfikuj dane tego odbiorcy osobno.

Możesz wysłać wniosek faksem i poprosić o przekazanie dokumentacji inną dostępną metodą, np. przez portal pacjenta, bezpieczną dostawę elektroniczną lub pocztę. Wybierz preferowaną opcję zgodnie z instrukcjami placówki; nie zakładaj, że dokumentacja zostanie odesłana na numer, z którego wysłano wniosek.

4. Sprawdź, kto musi podpisać

Jeśli wnioskujesz o własną dokumentację, postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi podpisu dla tego wniosku. Jeśli pomagasz innej dorosłej osobie, może ona sama podpisać formularz, a Ty pomożesz w jego przygotowaniu i wysłaniu.

Podpisanie w czyimś imieniu to coś innego. Placówka może wymagać dokumentów potwierdzających, że masz uprawnienia do działania jako przedstawiciel osobisty pacjenta. Samo bycie członkiem rodziny nie oznacza uprawnień do korzystania ze wszystkich praw pacjenta w zakresie dostępu do dokumentacji. W wytycznych dotyczących przedstawicieli osobistych HHS wyjaśnia, że zakres uprawnień przedstawiciela zależy od obowiązujących przepisów i okoliczności.

Sprawdź wymagania placówki dotyczące osoby niepełnoletniej, zmarłego pacjenta lub innej sytuacji z udziałem przedstawiciela. Użyj akceptowanej przez nią metody podpisu i dołącz odpowiednie dokumenty potwierdzające.

5. Przygotuj czytelny pakiet do wysłania faksem

Ułóż dokumenty w poniższej kolejności, chyba że placówka określa inną:

1. Krótka strona tytułowa, jeśli jest przydatna lub wymagana.
2. Wypełniony wniosek lub formularz zgody na udostępnienie, ze wszystkimi wymaganymi stronami.
3. Dokumenty potwierdzające tożsamość lub uprawnienia przedstawiciela, jeśli są wymagane.

Strona tytułowa powinna zawierać tylko dane do przekierowania faksu: dział dokumentacji, Twoje dane kontaktowe do oddzwonienia, datę wysłania i łączną liczbę stron. Szczegółowe dane pacjenta umieść we wniosku, zamiast niepotrzebnie je powtarzać. Możesz skorzystać z szablonu strony tytułowej Fax.Plus i krótkiej notatki, np.:

Dotyczy: wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej
W załączeniu przesyłam wypełniony wniosek wraz z dokumentami uzupełniającymi. Ten faks zawiera [number] stron, łącznie ze stroną tytułową. W razie potrzeby wyjaśnień dotyczących rozpatrzenia wniosku proszę o kontakt pod numerem [callback number].

Zeskanuj papierowe formularze tak, aby widoczne były wszystkie krawędzie, a strony były ustawione prosto. W przypadku wypełnionego pliku PDF zapisz osobną kopię do druku, w której wpisane dane zostaną na stałe umieszczone na stronie, a następnie otwórz ją ponownie, aby sprawdzić odpowiedzi, daty i podpisy. Postępuj zgodnie z instrukcjami przygotowania plików PDF w Fax.Plus. Zachowaj oryginalny plik i przed utworzeniem kopii do faksu spełnij ewentualne wymagania dotyczące weryfikowalnego podpisu cyfrowego.

6. Wyślij wniosek i zachowaj przydatne potwierdzenie

Jeśli wysyłasz faksy sporadycznie, nasz przewodnik po wysyłaniu faksu bez subskrypcji wyjaśnia limit w planie Free oraz opcje przedpłaconych środków.

Otwórz Fax.Plus, wpisz zweryfikowany numer faksu do składania wniosków wraz z numerem kierunkowym kraju i prześlij pakiet w odpowiedniej kolejności. Przed wysłaniem sprawdź numer odbiorcy, załączniki oraz limity wysyłania w swoim planie. Proces wysyłania opisuje nasz poradnik o wysyłaniu formularza faksem.

Zapisz dokładną wersję wysłanego wniosku oraz raport potwierdzający z sekcji Wysłane. Raport zawiera wynik transmisji i pomaga powołać się na zgłoszenie podczas dalszego kontaktu. Poproś dział dokumentacji o potwierdzenie, że wniosek został zarejestrowany i czy do jego rozpatrzenia potrzebne są jeszcze jakieś dokumenty.

Jeśli dokumentacja jest potrzebna na zbliżającą się wizytę, podaj działowi datę wizyty i zapytaj swój gabinet leczący o procedurę uzyskiwania dokumentacji potrzebnej do leczenia. Dostarczenie faksu i przygotowanie dokumentacji to osobne etapy.

Jeśli zbierasz dokumentację na potrzeby roszczenia ubezpieczeniowego, skorzystaj z naszej listy kontrolnej pakietu do zgłoszenia roszczenia ubezpieczeniowego, aby uporządkować dokumenty dla ubezpieczyciela po ich otrzymaniu.