fax로 보낼 의무기록 요청서를 준비하는 방법

이 가이드는 미국 내 환자와 환자를 대리할 권한이 있는 사람을 위한 것입니다. 의료기관이 환자 기록을 전송하는 업무 절차가 아니라, 의료기관에 보내는 요청서를 준비하는 방법을 다룹니다.

1. 올바른 요청 양식 또는 공개 양식 선택하기

본인의 사본을 요청하는 것과 다른 사람이나 기관에 기록 공개를 승인하는 것은 서로 다른 요청입니다. 먼저 의료기관의 최신 의무기록 안내를 확인하고 목적에 맞는 양식을 선택하세요.

의무기록 요청서, 정보 공개(Release of Information, ROI), 건강 정보 공개 승인서 같은 용어를 볼 수 있습니다. 제목이 서로 같은 의미라고 단정하지 말고 양식이 다루는 내용을 읽어 보세요.

예를 들어 Cleveland Clinic은 본인의 기록을 요청하는 방법과 외부 기록을 Cleveland Clinic으로 보내도록 요청하는 방법에 대한 안내를 제공합니다. 후자의 요청은 해당 기록을 보관하고 있는 외부 의료기관에 보냅니다.

HIPAA는 일반적으로 예외를 제외하고 개인이 보장 대상 의료기관과 건강 보험 계획이 보유한 본인의 기록에 접근할 권리를 보장합니다. 환자 본인의 열람 요청이 제3자 공개 승인서와 자동으로 같은 것은 아닙니다. HHS의 환자 열람 안내를 참고하세요.

2. 기록을 찾고 전달하는 데 필요한 세부 정보 작성하기

의료기관의 안내에 따라 해당 항목을 작성하세요. 이 체크리스트는 전송 전에 요청서를 검토하는 데 도움이 됩니다.

필요한 내용을 구체적으로 적되, 전체 기록을 원한다면 전체 기록을 요청하세요. 포털 요약본과 요청한 전체 기록이 반드시 같은 것은 아닙니다.

의료기관의 본인 확인 안내를 따르세요. 해당 절차에서 요청한 식별 정보와 증빙 문서만 포함하세요.

3. 요청서 수신처와 기록 수신처 구분하기

준비 중인 fax는 보통 의료기관의 의무기록, 건강정보관리(HIM) 또는 정보 공개 부서로 보냅니다. 최신 양식이나 공식 웹사이트에서 해당 부서의 요청 접수 번호를 확인하세요.

양식 안에 명시한 수신자는 의료기관이 기록을 전달해야 하는 대상입니다. 본인, 새로 가는 병원 또는 기타 승인된 수신자일 수 있습니다. 해당 수신자의 정보는 별도로 확인하세요.

fax로 요청서를 보내면서 환자 포털, 보안 전자 전달, 우편 등 이용 가능한 다른 전달 방법으로 기록을 받도록 요청할 수 있습니다. 의료기관의 안내에 따라 원하는 옵션을 선택하세요. 기록이 요청서를 보낸 번호로 다시 전송될 것이라고 가정해서는 안 됩니다.

4. 서명해야 하는 사람 확인하기

본인의 기록을 요청하는 경우 해당 요청의 서명 안내를 따르세요. 다른 성인을 돕는 경우에는 그분이 직접 양식에 서명하고, 도와주는 분은 양식 준비와 발송을 도울 수 있습니다.

다른 사람을 대신해 서명하는 것은 다릅니다. 의료기관에서 환자의 개인 대리인으로 행동할 권한이 있음을 보여 주는 서류를 요구할 수 있습니다. 친족이라는 사실만으로는 환자의 모든 열람 권리를 행사할 권한이 성립되지 않습니다. HHS는 개인 대리인 지침에서 대리인의 권한 범위가 관련 법률과 상황에 따라 달라진다고 설명합니다.

미성년자, 사망한 환자 또는 대리인이 관련된 다른 상황에 대한 의료기관의 요건을 확인하세요. 의료기관이 인정하는 서명 방식을 사용하고 해당하는 증빙 서류를 함께 첨부하세요.

5. 읽기 쉬운 fax 문서 묶음 준비하기

의료기관에서 다른 순서를 지정하지 않는 한 다음 순서로 문서를 정리하세요:

1. 필요하거나 요구되는 경우 간단한 표지.
2. 필수 페이지를 모두 포함한 작성 완료된 요청서 또는 공개 양식.
3. 필요한 경우 신원 확인 서류 또는 대리인 서류.

표지는 전달 정보에 집중하세요. 기록 부서, 회신 연락처, 제출 날짜, 총 페이지 수만 적으면 됩니다. 환자의 상세 정보는 불필요하게 반복하지 말고 요청서에 기재하세요. Fax.Plus 표지 템플릿을 사용하고 다음과 같은 짧은 메모를 덧붙일 수 있습니다:

제목: 의무기록 요청
작성한 요청서와 증빙 서류를 첨부합니다. 이 fax는 표지를 포함하여 총 [number]페이지입니다. 요청 처리에 확인이 필요하시면 [callback number]로 연락해 주세요.

종이 양식은 모든 가장자리가 보이고 페이지가 똑바로 놓이도록 스캔하세요. 작성한 PDF는 입력한 내용이 페이지에 고정된 인쇄용 사본을 별도로 저장한 다음, 그 파일을 다시 열어 답변, 날짜, 서명을 확인하세요. Fax.Plus PDF 준비 안내를 따르세요. 원본 파일은 보관하고, fax용 사본을 만들기 전에 검증 가능한 디지털 서명에 대한 요건이 있다면 이를 따르세요.

6. 요청서를 보내고 유용한 기록 남기기

가끔 fax를 보내는 경우에는 구독 없이 fax 보내기 안내에서 Free 요금제 제공량과 선결제 크레딧 옵션을 확인할 수 있습니다.

Fax.Plus를 열고, 확인된 요청용 fax 번호를 국가 코드와 함께 입력한 다음 문서 묶음을 순서대로 업로드하세요. 보내기 전에 수신 번호, 첨부 파일, 요금제의 발송 한도를 확인하세요. 발송 절차는 양식 fax 전송 가이드에서 설명합니다.

보낸 편지함에서 발송한 요청서와 확인 보고서를 그대로 저장하세요. 보고서에는 전송 결과가 기록되며, 후속 문의 시 제출 내역을 참조하는 데 도움이 됩니다. 기록 부서에 요청이 접수되어 기록되었는지, 처리에 추가로 필요한 것이 있는지 확인해 달라고 요청하세요.

예정된 진료를 위해 기록이 필요한 경우, 부서에 진료 날짜를 알려 주고 진료를 맡은 의료기관에 진료에 필요한 기록을 받는 절차를 문의하세요. fax 전달과 기록 준비는 별개의 단계입니다.

보험금 청구를 뒷받침하기 위해 기록을 수집하는 경우, 기록을 받은 후 보험금 청구 서류 체크리스트를 활용해 보험사에 제출할 문서를 정리하세요.