Come preparare una richiesta di cartelle cliniche da inviare via fax

Questa guida è rivolta ai pazienti negli Stati Uniti e alle persone autorizzate ad agire per loro conto. Riguarda la preparazione della richiesta da inviare a una struttura sanitaria, non il flusso di lavoro di una clinica per la trasmissione delle cartelle dei pazienti.

1. Scegli il modulo di richiesta o di rilascio corretto

Richiedere la propria copia e autorizzare la divulgazione a un'altra persona o organizzazione sono richieste distinte. Parti dalle istruzioni aggiornate della struttura sulle cartelle cliniche e seleziona il modulo adatto al tuo scopo.

Potresti trovare termini come richiesta di cartelle cliniche, Release of Information (ROI) o autorizzazione alla divulgazione di informazioni sanitarie. Leggi cosa copre il modulo, senza dare per scontato che i titoli siano intercambiabili.

Ad esempio, Cleveland Clinic fornisce istruzioni per richiedere le proprie cartelle e per chiedere che cartelle di altre strutture vengano inviate a Cleveland Clinic. Quest'ultima richiesta va indirizzata alla struttura esterna che detiene tali cartelle.

L'HIPAA in genere riconosce alle persone il diritto di accedere alle proprie cartelle detenute da strutture sanitarie e piani sanitari soggetti alla normativa, con alcune eccezioni. Una richiesta di accesso del paziente non coincide automaticamente con un'autorizzazione alla divulgazione a terzi. Consulta le indicazioni dell'HHS sull'accesso del paziente.

2. Completa i dati necessari per individuare e consegnare le cartelle

Segui le istruzioni della struttura per compilare i campi pertinenti. Questa checklist ti aiuta a rivedere la richiesta prima dell'invio.

Sii specifico su ciò di cui hai bisogno, ma richiedi l'intera cartella se è questa la tua intenzione. Un riepilogo del portale e una cartella completa richiesta non sono necessariamente la stessa cosa.

Segui le istruzioni della struttura per la verifica dell'identità. Includi solo le informazioni identificative e i documenti di supporto richiesti per tale procedura.

3. Distingui la destinazione della richiesta da quella delle cartelle

Il fax che stai preparando va normalmente inviato all'ufficio Cartelle cliniche, Health Information Management (HIM) o Release of Information della struttura. Verifica il numero di quell'ufficio per le richieste sul modulo aggiornato o sul sito ufficiale.

Il destinatario indicato nel modulo è la persona o l'organizzazione a cui la struttura deve consegnare le cartelle. Potresti essere tu, lo studio di un nuovo medico o un altro destinatario autorizzato. Verifica separatamente i dati di tale destinatario.

Puoi inviare la richiesta via fax e chiedere di ricevere le cartelle cliniche con un altro metodo di consegna disponibile, come un portale per i pazienti, la consegna elettronica sicura o la posta. Seleziona l'opzione desiderata seguendo le istruzioni della struttura; non dare per scontato che le cartelle vengano rinviate al numero usato per inviare la richiesta.

4. Verifica chi deve firmare

Se richiedi la tua cartella clinica, segui le istruzioni sulla firma previste per quella richiesta. Se stai aiutando un'altra persona adulta, può firmare il modulo di persona mentre tu la aiuti a prepararlo e a inviarlo.

Firmare per conto di qualcun altro è diverso. La struttura può richiedere una documentazione che dimostri che hai l'autorità di agire come rappresentante personale del paziente. Essere un familiare non basta, di per sé, a stabilire l'autorità di esercitare tutti i diritti di accesso del paziente. L'HHS spiega che l'ambito dell'autorità di un rappresentante dipende dalla legge applicabile e dalle circostanze nella sua guida sul rappresentante personale.

Verifica i requisiti della struttura per il caso di un minore, di un paziente deceduto o di un'altra situazione che coinvolga un rappresentante. Usa il metodo di firma accettato e includi la documentazione di supporto applicabile.

5. Prepara un fascicolo fax leggibile

Disponi i documenti in quest'ordine, salvo diversa indicazione della struttura:

1. Una breve copertina, se utile o richiesta.
2. Il modulo di richiesta o di autorizzazione compilato, comprese tutte le pagine richieste.
3. I documenti di verifica dell'identità o del rappresentante, quando richiesti.

Mantieni la copertina concentrata sull'instradamento: ufficio cartelle cliniche, recapito per essere richiamati, data di invio e numero totale di pagine. Inserisci le informazioni dettagliate sul paziente nel modulo di richiesta, senza ripeterle inutilmente. Puoi usare un modello di copertina di Fax.Plus e una breve nota come:

Oggetto: richiesta di cartelle cliniche
In allegato il modulo di richiesta compilato e i documenti di supporto. Questo fax contiene [number] pagine, copertina inclusa. Se servono chiarimenti per elaborare la richiesta, vi prego di contattarmi al numero [callback number].

Scansiona i moduli cartacei assicurandoti che tutti i bordi siano visibili e le pagine dritte. Per un PDF compilato, salva una copia stampabile separata con le risposte inserite in modo fisso nella pagina, poi riaprila per controllare risposte, date e firme. Segui le istruzioni di Fax.Plus per preparare i PDF. Conserva il file originale e rispetta eventuali requisiti di firma digitale verificabile prima di creare la copia per il fax.

6. Invia la richiesta e conserva una registrazione utile

Per invii occasionali, la nostra guida su come inviare un fax senza abbonamento spiega la quota inclusa nel piano Free e le opzioni di credito prepagato.

Apri Fax.Plus, inserisci il numero di fax verificato per le richieste con il prefisso internazionale e carica il fascicolo in ordine. Prima dell'invio controlla il numero del destinatario, gli allegati e i limiti di invio del tuo piano. La nostra guida su come inviare un modulo via fax illustra il flusso di invio.

Salva la richiesta esatta e il relativo rapporto di conferma da Inviati. Il rapporto registra l'esito della trasmissione e ti aiuta a fare riferimento all'invio durante i solleciti. Chiedi all'ufficio cartelle cliniche di confermare di aver registrato la richiesta e se serve altro per elaborarla.

Se ti servono le cartelle per un appuntamento imminente, comunica all'ufficio la data dell'appuntamento e chiedi allo studio che ti ha in cura quale sia la procedura per ottenere le cartelle necessarie alle cure. L'invio del fax e la preparazione delle cartelle sono fasi separate.

Se stai raccogliendo cartelle cliniche a supporto di una richiesta di risarcimento assicurativo, usa la nostra checklist per il fascicolo della richiesta di risarcimento per organizzare i documenti destinati alla compagnia assicurativa dopo averli ricevuti.