Om een verzoek om medische gegevens voor te bereiden voor verzending per fax, stelt u vast welke instelling uw gegevens bewaart, kiest u het juiste aanvraagformulier, geeft u aan welke gegevens en periodes u nodig hebt en vult u de afleveringsgegevens en de vereiste handtekening in. Controleer of het opgeslagen document leesbaar is, stuur het naar het geverifieerde faxnummer van de instelling voor verzoeken om gegevens en bewaar uw bevestiging.
- Bepaal de gegevenshouder: het ziekenhuis, de praktijk of de instelling die de gegevens bewaart.
- Kies het juiste verzoek: een kopie voor uzelf of een vrijgave aan een andere ontvanger.
- Geef gegevens en periodes aan: maak duidelijk welke informatie u wilt hebben.
- Houd de twee bestemmingen gescheiden: waar het verzoek naartoe gaat en waar de gegevens moeten worden afgeleverd.
- Controleer de handtekening en de bijlagen: voeg alle identiteits- of vertegenwoordigingsdocumenten toe die de zorgverlener voor uw situatie vereist.
Deze handleiding is bedoeld voor patiënten in de Verenigde Staten en personen die gemachtigd zijn om namens hen op te treden. Ze behandelt het voorbereiden van het verzoek dat u naar een zorgverlener stuurt, en niet de werkwijze van een kliniek voor het verzenden van patiëntgegevens.
1. Kies het juiste verzoek- of vrijgaveformulier
Uw eigen kopie opvragen en toestemming geven voor openbaarmaking aan een andere persoon of organisatie zijn twee verschillende verzoeken. Begin met de actuele instructies van de zorgverlener over medische gegevens en kies het formulier dat bij uw doel past.
U ziet mogelijk termen zoals verzoek om medische gegevens, Release of Information (ROI) of toestemming voor openbaarmaking van gezondheidsinformatie. Lees wat het formulier omvat in plaats van ervan uit te gaan dat de titels onderling uitwisselbaar zijn.
Zo biedt Cleveland Clinic instructies voor het opvragen van gegevens voor uzelf en voor het verzoek om externe gegevens naar Cleveland Clinic te laten sturen. Dat laatste verzoek gaat naar de externe zorgverlener die die gegevens bewaart.
HIPAA geeft personen in het algemeen het recht om, met uitzonderingen, toegang te krijgen tot hun eigen gegevens die worden bewaard door gedekte zorgverleners en zorgverzekeraars. Een toegangsverzoek van een patiënt is niet automatisch hetzelfde als een toestemming voor openbaarmaking aan derden. Zie de richtlijnen van HHS over patiëntentoegang.
2. Vul de informatie in die nodig is om de gegevens te vinden en af te leveren
Gebruik de instructies van de zorgverlener om de relevante velden in te vullen. Met deze checklist kunt u het verzoek controleren voordat u het verstuurt.
Wees specifiek over wat u nodig hebt, maar vraag het volledige dossier op als dat uw bedoeling is. Een samenvatting in een portaal en een volledig opgevraagd dossier zijn niet noodzakelijk hetzelfde.
Volg de instructies van de zorgverlener voor identiteitsverificatie. Voeg alleen de identificatiegegevens en ondersteunende documenten toe die voor dat proces worden gevraagd.
3. Maak onderscheid tussen de bestemming van het verzoek en de bestemming van de gegevens
De fax die u voorbereidt, gaat normaal gesproken naar de afdeling Medische gegevens, Health Information Management (HIM) of Release of Information van de zorgverlener. Controleer het nummer van die afdeling voor verzoeken op het actuele formulier of de officiële website.
De in het formulier genoemde ontvanger is degene aan wie de zorgverlener de gegevens moet afleveren. Dat kunt u zelf zijn, de praktijk van een nieuwe arts of een andere gemachtigde ontvanger. Controleer de gegevens van die ontvanger afzonderlijk.
U kunt een verzoek faxen en vragen om de gegevens via een andere beschikbare afleveringswijze te ontvangen, zoals een patiëntenportaal, beveiligde elektronische levering of de post. Kies de gewenste optie volgens de instructies van de zorgverlener; ga er niet van uit dat de gegevens worden teruggestuurd naar het nummer waarmee u uw verzoek hebt verzonden.
4. Controleer wie moet ondertekenen
Als u uw eigen gegevens opvraagt, volgt u de ondertekeningsinstructies voor dat verzoek. Als u een andere volwassene helpt, kan die persoon het formulier zelf ondertekenen terwijl u helpt het voor te bereiden en te verzenden.
Ondertekenen namens een ander is iets anders. De zorgverlener kan documentatie vereisen waaruit blijkt dat u bevoegd bent om op te treden als persoonlijk vertegenwoordiger van de patiënt. Een familierelatie is op zichzelf niet voldoende om bevoegd te zijn alle inzagerechten van de patiënt uit te oefenen. HHS legt in zijn richtlijnen over persoonlijke vertegenwoordigers uit dat de reikwijdte van de bevoegdheid van een vertegenwoordiger afhangt van de toepasselijke wetgeving en de omstandigheden.
Controleer de vereisten van de zorgverlener voor een minderjarige, een overleden patiënt of een andere situatie waarbij een vertegenwoordiger betrokken is. Gebruik de geaccepteerde ondertekeningsmethode en voeg de toepasselijke ondersteunende documenten toe.
5. Stel een leesbaar faxpakket samen
Rangschik uw documenten in deze volgorde, tenzij de zorgverlener een andere volgorde voorschrijft:
- Een beknopt voorblad, indien nuttig of vereist.
- Het ingevulde verzoek- of vrijgaveformulier, inclusief alle vereiste pagina's.
- Documenten voor identiteitsverificatie of vertegenwoordiging, indien vereist.
Houd het voorblad gericht op de routering: de afdeling Medische gegevens, uw contactgegevens voor terugbellen, de verzenddatum en het totale aantal pagina's. Zet de gedetailleerde patiëntgegevens in het verzoekformulier in plaats van ze onnodig te herhalen. U kunt een Fax.Plus-voorbladsjabloon gebruiken en een korte opmerking zoals:
Betreft: verzoek om medische gegevens
In de bijlage vindt u het ingevulde verzoekformulier en de ondersteunende documenten. Deze fax bevat [number] pagina's, inclusief het voorblad. Neem contact met mij op via [callback number] als u verduidelijking nodig hebt om het verzoek te verwerken.
Scan papieren formulieren met alle randen zichtbaar en de pagina's rechtop. Sla van een ingevulde PDF een afzonderlijke afdrukbare kopie op waarin uw invoer in de pagina is vastgezet, en open die kopie opnieuw om antwoorden, data en handtekeningen te controleren. Volg de instructies van Fax.Plus voor het voorbereiden van PDF's. Bewaar het originele bestand en voldoe aan eventuele vereisten voor een verifieerbare digitale handtekening voordat u de faxkopie maakt.
6. Verzend het verzoek en bewaar een bruikbaar bewijs
Voor incidenteel versturen legt onze gids over een fax versturen zonder abonnement uit wat het Free-abonnement biedt en welke opties er zijn met vooruitbetaald tegoed.
Open Fax.Plus, voer het geverifieerde faxnummer voor verzoeken in met de landcode en upload het pakket in de juiste volgorde. Controleer het nummer van de ontvanger, de bijlagen en de verzendlimieten van uw abonnement voordat u verzendt. In onze handleiding voor het faxen van een formulier wordt de verzendprocedure uitgelegd.
Bewaar het exacte verzoek en het bijbehorende bevestigingsrapport uit Verzonden. Het rapport registreert het resultaat van de verzending en helpt u bij het verwijzen naar uw aanvraag wanneer u navraag doet. Vraag de afdeling Medische gegevens te bevestigen dat het verzoek is geregistreerd en of er nog iets nodig is om het te verwerken.
Als u de gegevens nodig hebt voor een aanstaande afspraak, geef dan de afspraakdatum door aan de afdeling en vraag uw behandelende praktijk naar de werkwijze voor het verkrijgen van gegevens die nodig zijn voor de zorg. Het afleveren van de fax en het gereedmaken van de gegevens zijn afzonderlijke stappen.
Als u gegevens verzamelt ter ondersteuning van een verzekeringsclaim, gebruik dan onze checklist voor het claimpakket voor verzekeringen om de documenten voor de verzekeraar te ordenen nadat u ze hebt ontvangen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een verzoek om medische gegevens?
Voor een HIPAA-inzageverzoek van een persoon moet een gedekte entiteit over het algemeen binnen 30 kalenderdagen na ontvangst handelen. Zij mag eenmaal een verlenging van maximaal 30 extra kalenderdagen toepassen als zij binnen de oorspronkelijke termijn schriftelijk de redenen en een einddatum meedeelt. Dit is een uiterste limiet en geen beloofde wachttijd; de staatswetgeving kan een snellere reactie vereisen. Zie de richtlijnen van HHS over responstijden.
Omvat een verzoek om een radiologieverslag ook de beelden?
Niet noodzakelijk. Een radiologieverslag en de onderliggende beelden zijn verschillende zaken. Geef aan welke u nodig hebt en controleer of er een afzonderlijke procedure voor beeldverzoeken bestaat. Cleveland Clinic biedt bijvoorbeeld een afzonderlijk verzoek voor kopieën van radiologiebeelden. Vraag hoe de beeldbestanden aan u of uw behandelende zorgverlener worden geleverd.
Zijn de kosten voor kopieën van medische gegevens inbegrepen in de kosten voor het verzenden van de fax?
Nee. Het verzenden van het verzoek en het verkrijgen van kopieën zijn afzonderlijke diensten. De gegevenshouder mag toegestane kosten voor kopiëren of levering in rekening brengen. Vraag bij het indienen van het verzoek naar eventuele toepasselijke kosten en de beschikbare leveringsopties. HHS legt in zijn richtlijnen over medische gegevens uit welke beperkingen gelden voor kosten bij het inzageverzoek van een persoon.
Uitgelichte artikelen
Alles weergeven
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Zwitserse Bondsstaat
Innosuisse - Zwitsers Innovatieagentschap
