Как подготовить запрос на медицинские документы для отправки по fax

Руководство предназначено для пациентов в США и лиц, уполномоченных действовать от их имени. Оно описывает подготовку запроса, который вы направляете в медицинское учреждение, а не порядок передачи данных пациентов внутри клиники.

1. Выберите подходящую форму запроса или разрешения на раскрытие информации

Запрос собственной копии документов и разрешение на раскрытие информации другому лицу или организации — это разные запросы. Начните с актуальных инструкций учреждения по запросу медицинских документов и выберите форму, которая соответствует вашей цели.

Формы могут называться по-разному: запрос на медицинские документы, Release of Information (ROI) или разрешение на раскрытие медицинской информации. Не считайте эти названия взаимозаменяемыми: изучите, что именно охватывает форма.

Например, Cleveland Clinic публикует инструкции о том, как запросить документы для себя и как попросить, чтобы сторонние документы были направлены в Cleveland Clinic. Второй запрос направляется стороннему учреждению, в котором хранятся эти документы.

HIPAA, как правило, предоставляет физическим лицам право на доступ к собственным документам, которые хранятся у медицинских учреждений и страховых организаций, подпадающих под действие закона, с некоторыми исключениями. Запрос пациента на доступ к документам не всегда равнозначен разрешению на раскрытие информации третьим лицам. См. руководство HHS по доступу пациентов к документам.

2. Укажите сведения, необходимые для поиска и доставки документов

Заполните нужные поля в соответствии с инструкциями учреждения. Этот список поможет проверить запрос перед отправкой.

Описывайте, что вам нужно, как можно точнее, но если вы хотите получить документы целиком, запросите полную медицинскую карту. Краткая сводка в портале пациента и полный запрошенный комплект документов — не обязательно одно и то же.

Следуйте инструкциям учреждения по подтверждению личности. Указывайте только идентифицирующие сведения и прикладывайте только те подтверждающие документы, которые запрашиваются для этой процедуры.

3. Разделите адрес отправки запроса и адрес доставки документов

Fax, который вы готовите, обычно направляется в отдел медицинских документов учреждения: Medical Records, Health Information Management (HIM) или Release of Information. Проверьте номер этого отдела для приёма запросов в актуальной форме или на официальном сайте.

Получатель, указанный в самой форме, — это тот, кому учреждение должно доставить документы. Это можете быть вы, кабинет нового врача или другой уполномоченный получатель. Данные получателя проверьте отдельно.

Вы можете отправить запрос по fax и указать другой доступный способ получения документов, например через портал пациента, защищённую электронную доставку или почту. Выберите нужный вариант в соответствии с инструкциями учреждения. Не рассчитывайте, что документы придут на номер, по которому вы отправили запрос.

4. Определите, кто должен подписать запрос

Если вы запрашиваете собственные медицинские документы, следуйте инструкциям по подписанию для такого запроса. Если вы помогаете другому взрослому человеку, он может подписать форму сам, а вы поможете подготовить и отправить её.

Подписание от имени другого лица — иной случай. Медицинское учреждение может потребовать документы, подтверждающие ваши полномочия действовать как персональный представитель пациента. Родство само по себе не даёт полномочий осуществлять все права пациента на доступ к документам. Объём полномочий представителя зависит от применимого законодательства и обстоятельств. Это разъясняет HHS в руководстве по персональным представителям.

Узнайте требования учреждения для случаев, когда пациент — несовершеннолетний или умер либо когда действует иной представитель. Используйте принятый им способ подписания и приложите необходимые подтверждающие документы.

5. Подготовьте читаемый пакет документов для fax

Расположите документы в следующем порядке, если медицинское учреждение не указало иной:

1. Краткий титульный лист, если он полезен или обязателен.
2. Заполненная форма запроса или разрешения на раскрытие информации, включая все обязательные страницы.
3. Документы, подтверждающие личность или полномочия представителя, если они требуются.

Титульный лист должен содержать только данные для маршрутизации: отдел медицинских документов, ваши контактные данные для обратной связи, дату отправки и общее число страниц. Подробные сведения о пациенте укажите в форме запроса и не дублируйте их без необходимости. Вы можете использовать шаблон титульного листа Fax.Plus и краткое сопроводительное сообщение, например:

Тема: запрос медицинских документов
Прилагаю заполненную форму запроса и подтверждающие документы. В этом fax [number] стр., включая титульный лист. Если для обработки запроса потребуются уточнения, свяжитесь со мной по номеру [callback number].

Сканируйте бумажные формы так, чтобы были видны все края, а страницы располагались ровно. Заполненный PDF сохраните отдельной копией для печати, в которой введённые данные зафиксированы на странице, затем снова откройте её и проверьте ответы, даты и подписи. Следуйте инструкции Fax.Plus по подготовке PDF. Сохраните исходный файл и, если требуется проверяемая цифровая подпись, выполните это требование до создания копии для fax.

6. Отправьте запрос и сохраните подтверждение

Если вы отправляете fax нечасто, в нашем руководстве по отправке fax без подписки описаны лимиты тарифа Free и возможность оплатить отправку заранее пополненным балансом.

Откройте Fax.Plus, введите проверенный номер fax для запросов с кодом страны и загрузите пакет документов в нужном порядке. Перед отправкой проверьте номер получателя, вложения и ограничения на отправку по вашему тарифу. Порядок отправки описан в нашем руководстве по отправке формы по fax.

Сохраните отправленный запрос и отчёт о подтверждении из раздела Отправленные. Отчёт фиксирует результат передачи и поможет сослаться на вашу отправку при повторном обращении. Попросите отдел медицинских документов подтвердить регистрацию запроса и уточнить, не требуется ли что-либо ещё для его обработки.

Если документы нужны для предстоящего приёма, сообщите отделу дату приёма и уточните у лечащего учреждения порядок получения документов, необходимых для лечения. Отправка по fax и подготовка документов — разные этапы.

Если вы собираете документы для страховой претензии, после получения воспользуйтесь нашим контрольным списком для пакета документов по страховой претензии, чтобы подготовить документы для страховой компании.