Como preparar um pedido de registos médicos para enviar por fax

Este guia destina-se a pacientes nos Estados Unidos e a pessoas autorizadas a agir em seu nome. Aborda a preparação do pedido que envia a um prestador de cuidados de saúde, e não o fluxo de trabalho de uma clínica para transmitir registos de pacientes.

1. Escolha o formulário de pedido ou de autorização correto

Pedir a sua própria cópia e autorizar a divulgação a outra pessoa ou organização são pedidos distintos. Comece pelas instruções atuais do prestador de cuidados sobre registos médicos e selecione o formulário que corresponde ao seu objetivo.

Poderá encontrar termos como pedido de registos médicos, Divulgação de Informações (ROI) ou autorização para divulgar informações de saúde. Leia o que o formulário abrange, em vez de presumir que os títulos são intermutáveis.

Por exemplo, a Cleveland Clinic disponibiliza instruções para pedir registos para si e para pedir que registos externos sejam enviados para a Cleveland Clinic. Este último pedido é dirigido ao prestador externo que detém esses registos.

A HIPAA confere geralmente às pessoas o direito de aceder aos seus próprios registos detidos por prestadores de cuidados e planos de saúde abrangidos, com exceções. Um pedido de acesso do paciente não é automaticamente o mesmo que uma autorização de divulgação a terceiros. Consulte as orientações do HHS sobre o acesso do paciente.

2. Preencha os dados necessários para localizar e entregar os registos

Siga as instruções do prestador de cuidados para preencher os campos relevantes. Esta lista de verificação ajuda a rever o pedido antes de o enviar.

Seja específico quanto ao que precisa, mas peça o registo completo se for essa a sua intenção. Um resumo do portal e um registo completo solicitado não são necessariamente a mesma coisa.

Siga as instruções de verificação de identidade do prestador de cuidados. Inclua apenas as informações de identificação e os documentos de apoio solicitados para esse processo.

3. Distinga o destino do pedido do destino dos registos

O fax que está a preparar vai normalmente para o departamento de Registos Médicos, Gestão de Informação de Saúde (HIM) ou Divulgação de Informações do prestador de cuidados. Verifique o número desse departamento para pedidos no formulário atual ou no site oficial.

O destinatário indicado no formulário é o local para onde o prestador de cuidados deve entregar os registos. Pode ser você, o consultório de um novo médico ou outro destinatário autorizado. Verifique separadamente os dados desse destinatário.

Pode enviar o pedido por fax e solicitar os registos através de outro método de entrega disponível, como um portal do paciente, entrega eletrónica segura ou correio. Selecione a opção pretendida de acordo com as instruções do prestador; não parta do princípio de que os registos serão devolvidos para o número utilizado para enviar o pedido.

4. Verifique quem deve assinar

Se está a pedir os seus próprios registos, siga as instruções de assinatura desse pedido. Se estiver a ajudar outro adulto, essa pessoa pode assinar o formulário pessoalmente enquanto ajuda a prepará-lo e a enviá-lo.

Assinar em nome de outra pessoa é diferente. O prestador pode exigir documentação que comprove que tem autoridade para atuar como representante pessoal do paciente. Ser familiar não estabelece, por si só, autoridade para exercer todos os direitos de acesso do paciente. O HHS explica que o âmbito da autoridade de um representante depende da legislação aplicável e das circunstâncias, nas suas orientações sobre representantes pessoais.

Consulte os requisitos do prestador no caso de um menor, de um paciente falecido ou de outra situação que envolva um representante. Utilize o método de assinatura aceite pelo prestador e inclua a documentação de apoio aplicável.

5. Prepare um pacote de fax legível

Organize os seus documentos pela seguinte ordem, a menos que o prestador indique outra:

1. Uma folha de rosto breve, se for útil ou obrigatória.
2. O formulário de pedido ou de autorização preenchido, incluindo todas as páginas obrigatórias.
3. Documentos de verificação de identidade ou de representante, quando exigidos.

Mantenha a folha de rosto centrada no encaminhamento: departamento de registos, os seus dados de contacto, data de submissão e número total de páginas. Inclua as informações detalhadas do paciente no formulário de pedido, em vez de as repetir desnecessariamente. Pode utilizar um modelo de folha de rosto de Fax.Plus e uma nota breve como:

Ref.: Pedido de registos médicos
Seguem em anexo o formulário de pedido preenchido e os documentos de apoio. Este fax contém [number] páginas, incluindo a folha de rosto. Contacte-me através do [callback number] se precisar de esclarecimentos para processar o pedido.

Digitalize os formulários em papel com todas as margens visíveis e as páginas na vertical. No caso de um PDF preenchido, guarde uma cópia imprimível separada com as suas respostas fixadas na página e volte a abri-la para verificar as respostas, as datas e as assinaturas. Siga as instruções de preparação de PDF de Fax.Plus. Conserve o ficheiro original e cumpra qualquer requisito de assinatura digital verificável antes de criar a cópia para fax.

6. Envie o pedido e guarde um registo útil

Para envios ocasionais, o nosso guia sobre como enviar um fax sem subscrição explica a quota do plano Free e as opções de crédito pré-pago.

Abra Fax.Plus, introduza o número de fax verificado para pedidos com o respetivo indicativo do país e carregue o pacote por ordem. Verifique o número do destinatário, os anexos e os limites de envio do seu plano antes de enviar. O nosso guia para enviar um formulário por fax explica o processo de envio.

Guarde o pedido exato e o respetivo relatório de confirmação em Enviados. O relatório regista o resultado da transmissão e ajuda a identificar a sua submissão em contactos de acompanhamento. Peça ao departamento de registos que confirme que registou o pedido e se precisa de mais alguma coisa para o processar.

Se precisar dos registos para uma consulta próxima, indique ao departamento a data da consulta e pergunte ao consultório que o acompanha qual é o procedimento para obter os registos necessários para os cuidados. O envio por fax e a preparação dos registos são etapas separadas.

Se está a reunir registos para apoiar um pedido de indemnização ao seguro, utilize a nossa lista de verificação do pacote de pedido de seguro para organizar os documentos para a seguradora depois de os receber.