Cómo preparar una solicitud de historiales médicos para enviarla por fax

Esta guía está dirigida a pacientes en Estados Unidos y a las personas autorizadas para actuar en su nombre. Trata de la preparación de la solicitud que se envía a un proveedor de atención médica, y no del flujo de trabajo de una clínica para transmitir historiales de pacientes.

1. Elija el formulario de solicitud o de autorización correcto

Pedir su propia copia y autorizar la divulgación a otra persona u organización son solicitudes distintas. Comience con las instrucciones vigentes del proveedor sobre historiales médicos y seleccione el formulario que corresponda a su finalidad.

Es posible que vea términos como solicitud de historiales médicos, Divulgación de información (ROI) o autorización para divulgar información de salud. Lea qué abarca el formulario en lugar de suponer que los títulos son intercambiables.

Por ejemplo, Cleveland Clinic ofrece instrucciones para solicitar historiales propios y para solicitar que se envíen a Cleveland Clinic historiales de otros proveedores. Esta última solicitud se dirige al proveedor externo que conserva esos historiales.

En general, HIPAA otorga a las personas el derecho a acceder a sus propios historiales en poder de proveedores y planes de salud sujetos a esta norma, con ciertas excepciones. Una solicitud de acceso del paciente no equivale automáticamente a una autorización de divulgación a terceros. Consulte la guía del HHS sobre el acceso del paciente.

2. Complete los datos necesarios para localizar y entregar los historiales

Utilice las instrucciones del proveedor para completar los campos pertinentes. Esta lista de verificación le ayuda a revisar la solicitud antes de enviarla.

Sea específico sobre lo que necesita, pero solicite el historial completo si esa es su intención. Un resumen del portal y un historial completo solicitado no son necesariamente lo mismo.

Siga las instrucciones de verificación de identidad del proveedor. Incluya únicamente la información de identificación y los documentos justificativos que se soliciten para ese proceso.

3. Distinga el destino de la solicitud del destino de los historiales

El fax que está preparando normalmente se dirige al departamento de Historiales médicos, Gestión de la información de salud (HIM) o Divulgación de información del proveedor. Verifique el número de ese departamento para solicitudes en el formulario vigente o en el sitio web oficial.

El destinatario indicado en el formulario es la persona a quien el proveedor debe entregar los historiales. Puede ser usted, la consulta de un nuevo médico u otro destinatario autorizado. Verifique por separado los datos de ese destinatario.

Puede enviar una solicitud por fax y pedir que los historiales se entreguen por otro método disponible, como un portal del paciente, entrega electrónica segura o correo postal. Seleccione la opción que desee según las instrucciones del proveedor; no dé por hecho que los historiales se enviarán de vuelta al número desde el que envió su solicitud.

4. Compruebe quién debe firmar

Si solicita sus propios historiales, siga las instrucciones de firma correspondientes a esa solicitud. Si está ayudando a otro adulto, es posible que esa persona firme el formulario por sí misma mientras usted le ayuda a prepararlo y enviarlo.

Firmar en nombre de otra persona es diferente. Es posible que el proveedor exija documentación que acredite que usted tiene autoridad para actuar como representante personal del paciente. Ser familiar no basta, por sí solo, para acreditar la autoridad de ejercer todos los derechos de acceso del paciente. El HHS explica que el alcance de la autoridad de un representante depende de la legislación aplicable y de las circunstancias en su guía sobre representantes personales.

Consulte los requisitos del proveedor en el caso de un menor, un paciente fallecido u otra situación en la que intervenga un representante. Utilice el método de firma que acepte e incluya la documentación de respaldo que corresponda.

5. Prepare un paquete de fax legible

Ordene sus documentos de la siguiente manera, a menos que el proveedor indique otro orden:

1. Una breve portada, si resulta útil o es obligatoria.
2. La solicitud o el formulario de autorización completado, con todas las páginas requeridas.
3. Los documentos de verificación de identidad o de representación, cuando se exijan.

Mantenga la portada centrada en el envío: departamento de historiales, sus datos de contacto para devolver la llamada, fecha de envío y número total de páginas. Incluya la información detallada del paciente en el formulario de solicitud en lugar de repetirla innecesariamente. Puede utilizar una plantilla de portada de Fax.Plus y una nota breve como la siguiente:

Asunto: solicitud de historiales médicos
Adjunto el formulario de solicitud completado y los documentos de respaldo. Este fax contiene [number] páginas, incluida la portada. Si necesita alguna aclaración para tramitar la solicitud, póngase en contacto conmigo en el [callback number].

Escanee los formularios en papel de modo que se vean todos los bordes y las páginas estén derechas. Si se trata de un PDF rellenado, guarde una copia imprimible aparte con sus datos fijados en la página y vuelva a abrirla para comprobar las respuestas, las fechas y las firmas. Siga las instrucciones de Fax.Plus para preparar PDF. Conserve el archivo original y cumpla cualquier requisito de firma digital verificable antes de crear la copia para el fax.

6. Envíe la solicitud y conserve un registro útil

Para envíos ocasionales, nuestra guía sobre cómo enviar un fax sin suscripción explica el límite del plan Free y las opciones de crédito prepagado.

Abra Fax.Plus, introduzca el número de fax verificado para solicitudes con su código de país y suba el paquete en orden. Antes de enviarlo, compruebe el número del destinatario, los archivos adjuntos y los límites de envío de su plan. Nuestra guía para enviar un formulario por fax explica el proceso de envío.

Guarde la solicitud exacta y su informe de confirmación desde Enviados. El informe registra el resultado de la transmisión y le ayuda a hacer referencia a su envío al realizar un seguimiento. Pida al departamento de historiales que confirme que ha registrado la solicitud y si necesita algo más para tramitarla.

Si necesita los historiales para una próxima cita, indique al departamento la fecha de la cita y consulte con la consulta médica que le atiende sobre el proceso para obtener los historiales necesarios para su atención médica. El envío del fax y la preparación de los historiales son pasos independientes.

Si está reuniendo historiales para respaldar una reclamación de seguro, utilice nuestra lista de verificación del paquete de reclamación de seguro para organizar los documentos destinados a la aseguradora una vez que los reciba.