Faksla Gönderilecek Tıbbi Kayıt Talebi Nasıl Hazırlanır

Bu kılavuz, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki hastalara ve onlar adına hareket etme yetkisi olan kişilere yöneliktir. Bir kliniğin hasta kayıtlarını iletme iş akışını değil, bir sağlık hizmeti sağlayıcısına göndereceğiniz talebin hazırlanmasını kapsar.

1. Doğru talep veya paylaşım formunu seçin

Kendi kopyanızı istemek ile başka bir kişiye veya kuruma bilgi paylaşımını yetkilendirmek farklı taleplerdir. Sağlık hizmeti sağlayıcısının güncel tıbbi kayıt talimatlarıyla başlayın ve amacınıza uygun formu seçin.

Tıbbi kayıt talebi, Bilgi Paylaşımı (Release of Information, ROI) veya sağlık bilgilerinin paylaşılmasına ilişkin yetkilendirme gibi terimlerle karşılaşabilirsiniz. Başlıkların birbirinin yerine kullanılabileceğini varsaymak yerine formun neyi kapsadığını okuyun.

Örneğin, Cleveland Clinic, kendi kayıtlarınızı talep etmeye ve harici kayıtların Cleveland Clinic'e gönderilmesini talep etmeye ilişkin talimatlar sunar. İkinci tür talep, bu kayıtları tutan harici sağlık hizmeti sağlayıcısına gider.

HIPAA, bazı istisnalar dışında, bireylere kapsama giren sağlık hizmeti sağlayıcıları ve sağlık planlarının elindeki kendi kayıtlarına erişim hakkı tanır. Hasta erişim talebi, otomatik olarak üçüncü taraf paylaşım yetkilendirmesiyle aynı şey değildir. HHS'nin hasta erişimi rehberine bakın.

2. Kayıtları bulmak ve teslim etmek için gereken bilgileri tamamlayın

İlgili alanları doldurmak için sağlık hizmeti sağlayıcısının talimatlarını kullanın. Bu kontrol listesi, talebi göndermeden önce gözden geçirmenize yardımcı olur.

Neye ihtiyacınız olduğu konusunda net olun, ancak amacınız tüm kaydı almaksa kaydın tamamını talep edin. Portaldaki bir özet ile talep edilen eksiksiz bir kayıt mutlaka aynı şey değildir.

Sağlık hizmeti sağlayıcısının kimlik doğrulama talimatlarına uyun. Yalnızca bu süreç için istenen kimlik bilgilerini ve destekleyici belgeleri ekleyin.

3. Talebin gideceği yeri kayıtların teslim edileceği yerden ayırın

Hazırladığınız faks normalde sağlık hizmeti sağlayıcısının Tıbbi Kayıtlar, Sağlık Bilgi Yönetimi (HIM) veya Bilgi Paylaşımı birimine gider. O birimin talep numarasını güncel formdan veya resmî web sitesinden doğrulayın.

Formda adı geçen alıcı, sağlık hizmeti sağlayıcısının kayıtları teslim etmesi gereken yerdir. Bu kişi siz, yeni bir doktor muayenehanesi veya yetkili başka bir alıcı olabilir. Bu alıcının bilgilerini ayrıca doğrulayın.

Talebinizi faks ile gönderip kayıtların hasta portalı, güvenli elektronik teslimat veya posta gibi mevcut başka bir teslimat yöntemiyle iletilmesini isteyebilirsiniz. Sağlayıcının talimatlarına uygun olarak istediğiniz seçeneği belirleyin; kayıtların talebinizi göndermek için kullandığınız numaraya geri gönderileceğini varsaymayın.

4. Kimin imzalaması gerektiğini kontrol edin

Kendi kayıtlarınızı talep ediyorsanız bu talep için geçerli imza talimatlarını izleyin. Başka bir yetişkine yardım ediyorsanız formu hazırlamasına ve göndermesine siz yardımcı olurken imzayı kendisi atabilir.

Başkası adına imza atmak farklıdır. Sağlayıcı, hastanın kişisel temsilcisi olarak hareket etme yetkinizi gösteren belgeler isteyebilir. Akraba olmak, tek başına hastanın tüm erişim haklarını kullanma yetkisi sağlamaz. HHS, bir temsilcinin yetki kapsamının geçerli mevzuata ve koşullara bağlı olduğunu kişisel temsilci rehberinde açıklamaktadır.

Reşit olmayan bir hasta, vefat etmiş bir hasta veya bir temsilcinin dahil olduğu başka bir durum için sağlayıcının gereksinimlerini kontrol edin. Kabul ettiği imza yöntemini kullanın ve geçerli destekleyici belgeleri ekleyin.

5. Okunaklı bir faks paketi hazırlayın

Sağlayıcı başka bir sıralama belirtmedikçe belgelerinizi şu sırayla düzenleyin:

1. Faydalı veya gerekliyse kısa bir kapak sayfası.
2. Gerekli tüm sayfaları içeren, doldurulmuş talep veya bilgi paylaşım formu.
3. Gerekiyorsa kimlik doğrulama veya temsilci belgeleri.

Kapak sayfasını yönlendirme bilgilerine odaklı tutun: kayıt birimi, geri arama bilgileriniz, gönderim tarihi ve toplam sayfa sayısı. Ayrıntılı hasta bilgilerini gereksiz yere tekrarlamak yerine talep formunda belirtin. Bir Fax.Plus kapak sayfası şablonu ile aşağıdaki gibi kısa bir not kullanabilirsiniz:

Konu: Tıbbi kayıt talebi
Doldurulmuş talep formu ve destekleyici belgeler ektedir. Bu faks, kapak sayfası dahil [number] sayfa içermektedir. Talebin işleme alınması için açıklama gerekirse lütfen [callback number] numarasından bana ulaşın.

Kâğıt formları tüm kenarları görünecek ve sayfalar dik duracak şekilde tarayın. Doldurulmuş bir PDF için, girdilerinizin sayfaya sabitlendiği ayrı bir yazdırılabilir kopya kaydedin, ardından yanıtları, tarihleri ve imzaları kontrol etmek için bu kopyayı yeniden açın. Fax.Plus PDF hazırlama talimatlarını izleyin. Orijinal dosyayı saklayın ve faks kopyasını oluşturmadan önce doğrulanabilir dijital imza gerekliliği varsa buna uyun.

6. Talebi gönderin ve işe yarar bir kayıt tutun

Ara sıra gönderim için abonelik olmadan faks gönderme kılavuzumuz, Free plan hakkını ve ön ödemeli kredi seçeneklerini açıklıyor.

Fax.Plus uygulamasını açın, doğrulanmış talep faks numarasını ülke koduyla girin ve paketi sırasıyla yükleyin. Göndermeden önce alıcı numarasını, ekleri ve planınızın gönderim sınırlarını kontrol edin. Faksla form gönderme rehberimiz gönderim sürecini açıklar.

Gönderdiğiniz talebin kendisini ve onay raporunu Gönderilenler bölümünden kaydedin. Rapor, iletim sonucunu kaydeder ve takip ederken gönderiminize atıfta bulunmanıza yardımcı olur. Kayıt birimine talebi kaydettiğini ve işleme almak için başka bir şeye ihtiyaç olup olmadığını teyit etmesini isteyin.

Kayıtlara yaklaşan bir randevu için ihtiyacınız varsa birime randevu tarihini bildirin ve tedavi gördüğünüz kuruma bakım için gereken kayıtların nasıl alınacağını sorun. Faks ile teslimat ve kayıtların hazırlanması ayrı adımlardır.

Bir sigorta talebini desteklemek için kayıt topluyorsanız kayıtları aldıktan sonra sigortacıya yönelik belgeleri düzenlemek için sigorta talebi dosyası kontrol listemizi kullanın.