如何准备用于传真的病历申请

本指南适用于美国的患者及获授权代表其行事的人员。内容涵盖如何准备发送给医疗服务提供方的申请，而不是诊所传输患者病历的工作流程。

1. 选择正确的申请表或授权表

申请获取您自己的副本，与授权向其他个人或组织披露病历，是两种不同的申请。请先查看医疗服务提供方当前的病历申请说明，并选择与您的目的相符的表格。

您可能会看到诸如病历申请、信息披露授权（Release of Information，ROI）或健康信息披露授权书等术语。请仔细阅读表格涵盖的内容，不要想当然地认为这些名称可以互换使用。

例如，Cleveland Clinic 提供了为本人申请病历，以及申请将外部病历发送至 Cleveland Clinic 的说明。后一种申请应发送给保管这些病历的外部医疗服务提供方。

HIPAA 通常赋予个人查阅受保实体医疗服务提供方和健康计划所持有的本人病历的权利，但存在例外情况。患者本人的查阅申请不一定等同于向第三方披露的授权。请参阅 HHS 的患者查阅指南。

2. 填写查找和送达病历所需的详细信息

请按照医疗服务提供方的说明填写相关栏位。以下清单可帮助您在发送前检查申请。

请具体说明您的需求；但如果您想要完整病历，则应申请完整病历。患者门户中的摘要与所申请的完整病历不一定是一回事。

请遵循医疗服务提供方的身份验证说明。仅提供该流程所要求的身份信息和证明文件。

3. 区分申请的接收处与病历的送达处

您准备的传真通常应发送至医疗服务提供方的病历部门、健康信息管理（HIM）部门或信息披露部门。请在当前表格或官方网站上核实该部门的申请传真号码。

表格中填写的接收方，是医疗服务提供方应将病历送达的对象。这可能是您本人、新就诊医生的办公室或其他获授权的接收方。请单独核实该接收方的详细信息。

您可以通过传真提交申请，并要求通过其他可用的送达方式获取病历，例如患者门户、安全电子传送或邮寄。请按照医疗服务提供方的说明选择所需的方式；不要默认病历会返回到您发送申请时使用的号码。

4. 确认由谁签字

如果您申请的是自己的病历，请按照该申请的签字说明操作。如果您是在帮助另一位成年人，可以由对方亲自在表格上签字，您协助准备并发送即可。

代他人签字则不同。医疗服务提供方可能要求提供文件，证明您有权作为患者的个人代表行事。仅凭亲属关系，并不能当然确立行使患者全部查阅权利的权限。HHS 在其个人代表指南中说明，代表权限的范围取决于适用的法律和具体情形。

请查看医疗服务提供方对未成年人、已故患者或其他涉及代表人的情形的要求。使用其接受的签字方式，并附上相应的证明材料。

5. 准备清晰可读的传真文件包

除非医疗服务提供方另有规定，请按以下顺序排列文件：

1. 一页简短的封面页（如有用或有要求）。
2. 填写完整的申请表或授权披露表，包含所有必填页面。
3. 身份验证文件或代表人证明文件（如有要求）。

封面页应侧重于转交所需的信息：病历部门、您的回电信息、提交日期和总页数。详细的患者信息请填写在申请表中，无需重复填写。您可以使用 Fax.Plus 封面页模板，并附上如下简短说明：

事由：病历申请
随附已填写完整的申请表及证明文件。本传真包含封面页在内共 [number] 页。如需澄清以便处理申请，请致电 [callback number] 联系我。

扫描纸质表格时，请确保所有边缘清晰可见且页面摆正。对于已填写的 PDF，请另存一份可打印的副本，将您填写的内容固定在页面中，然后重新打开检查答案、日期和签名。请遵循 Fax.Plus PDF 准备说明。请保留原始文件，并在生成传真副本之前，满足对可验证数字签名的任何要求。

6. 发送申请并保留有用的记录

如果只是偶尔发送，我们的无需订阅发送传真指南介绍了 Free 套餐的额度和预付费点数选项。

打开 Fax.Plus，输入已核实的申请传真号码（含国家/地区代码），并按顺序上传文件包。发送前，请检查收件号码、附件以及您的套餐的发送限制。我们的表格传真指南介绍了发送流程。

请在已发送中保存该申请原件及其确认报告。该报告记录了传输结果，有助于您在跟进时引用提交记录。请向病历部门确认其已登记该申请，以及是否还需要其他材料才能处理。

如果您需要这些病历用于即将到来的预约，请告知该部门预约日期，并向您的主治诊所咨询获取诊疗所需病历的流程。传真送达与病历准备是两个独立的步骤。

如果您收集病历是为了支持保险理赔，请在收到病历后，使用我们的保险理赔文件包清单为保险公司整理文件。